办公室手册之会议筹备

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1、办公室手册之会议筹备一、根据会议议题草拟会议方案(一)学习目标根据会议议题草拟会议方案(二)会议方案的拟写根据制定会议方案的基本要求与方法，草拟会议方案。1.提出会议预算会议的经费预算一般包括以下几项支出内容：(1)会议费主要包括：场地租金、用品费、设备费等；(2)培训费主要包括请专家、学者讲课的酬金等。(3)资料费(4)住宿费(5)交通费(6)其他制定会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，另一方面要有一定弹性，即注意留有余地。2.拟定会议的议程与日程安排(1)会议议程的制定拟定会议议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程还

2、要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。如图：××市管理协会技术训练专题研讨会议程一、专题报告：《当代发达国家经营技术训练情况与发展趋势》二、销售与服务训练演示三、座谈讨论四、大会交流××市管理协会技术训练中心秘书处×年×月×日　　(2)会议日程的安排会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天上午、下午、晚上三个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一规定参加会议的活动。因此，拟定会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括：¬时间(可具体到×小时×分钟)；内容；®地点如图：××市管理协会技术训

3、练专题研讨会日程安排时间安排：内容安排：地点：上午8∶00报到××饭店一楼大厅8∶15报告会××饭店五楼会议厅10∶00销售训练演示同上11∶00服务训练演示同上中午12∶00午餐××饭店东侧宴会厅下午1∶30分组研讨第一组六楼会议室第二组七楼会议室第三组八楼会议室4∶00大会交流××饭店五楼会议厅5∶00散会　　3.提出参加会议的范围或人员名单在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加，这里所说的层级，一般指参加会议人员的级别、地位；这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是在于

4、会议的需要。目前，社会上有些单位办会，动不动请上一大堆"名人"，其实与会议的内容毫不相关，只是想借"名人"提高企业的知名度。这样做虽然可能会引起一时轰动，但增加了成本，很可能造成了不必要的浪费。还有个别单位和地区，存在着"陪会"现象，即应该一位领导出席会议，但实际却带了秘书、司机、家属等一行人，不仅给会议主办单位造成很大压力，更给与会者单位造成了不必要的经济负担。因此，在拟定会议范围或人员名单时，应尽量避免类似情况的出现，将真正应当参加会议的人员列入名单，无关人员应排除在外。4.拟定会场布置方案会场布置方案的内容主要包括会场内座位的布局摆放形式，主席台的布置、座次的安排、以及为

5、烘托或渲染会议气氛所做的装饰等。拟定布置会场的方案时，要讲究一定的科学性、合理性和艺术性。5.拟定会议的后勤保障方案会期比较长的会议，要制定后勤保障方案。所谓后勤保障，就是指与会人员吃、住、行及娱乐活动等有关的各项工作。(1)拟定饮食工作的方案制定伙食费用标准；制定卫生标准和准备卫生用品；做好就餐人员的统计，包括少数民族及不同饮食习惯的情况；预订餐厅或食堂。(2)拟定住宿安排方案统计好住宿人数、性别、年龄；预订客房、档次和房间数量；拟定房间分配的标准或方法。(三)相应知识制定会议方案的基本要求与方法1.确定会议名称有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等。有些会议的名称则

6、是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成：(1)会议主办单位的名称；(2)会议的主题；(3)会议的类型。例如，"××集团公司经贸洽谈会"这个名称，其中"××集团公司"是会议主办单位的名称；"经贸"是会议的内容或主题；"洽谈会"是会议的类型。另外，有的会议名称还可以包括时间和范围等因素。例如"××集团公司×年全体员工总结大会"，其中"1998年"是会议内容针对的时间；"全体员工"是会议的范围，"总结大会"表明了会议的类型。会议名称要用精炼的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。2.确定会议的规模与规格会议规模与规格的确定

7、依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。3.提出会议召开的时间召开会议的时间，应当在会议议题确定下来之后，原则上讲应尽量赶早不赶晚。但也要注意以下几点：(1)要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间；(2)主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以除外；(3)会见会谈性