办公室手册之会议服务工作

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1、办公室手册之会议服务工作一、能够按计划搞好会场的环境布置(一)学习目标能够按计划做好会场的布置。(二)会场的布置1.会场布置的技巧会场的布置是指秘书人员对会场内的座位的布局摆放、主席台的设置、座次的安排以及为烘托或渲染会议气氛所做的装饰等。(1)会场内座位的布局摆放应当根据会议的不同规模、主题，选择适合的形式。一般性会议会场的布局形式第一，会场座位布局摆放可以有多种形式或形状，较大型的会场，一般在礼堂、会堂、体育场馆举行，其形式或形状基本固定即所谓长方形扩大排列形式。第二，一些中小型会议或较特殊类型会议则可以根据要求选择不同的布局形式。例如在会议厅召开的中小型

2、会议，可以选择"而"字型、倒"山"字型或半圆型的布局形式(见图1-4)，这些形式比较正规，有一个绝对的中心，即主席台和会议的主持者或发言人。因此容易形成严肃的会议气氛。图1图2　图3图4第三，一些小型日常办公会议以及小型座谈会议一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室进行，可以根据需要摆放成椭圆型、圆型、回字型、T字型、马蹄型和长方型(见图5-10)，这些形式可以使参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感。　图5图6图7图8图9图10第四，座谈会或小型茶话会、联欢会多选择六角型、八角型或半圆型等布局形式(见图11-13)　　图11图12图13第五，大

3、型茶话会、团拜会、宴会的会场一般可摆放成星点型、众星拱月型(见图14-15)，因为这些形式比较稳定，容易形成轻松和缓的气氛。图14图15会见与会谈的布局形式礼节性的会见与商务性会谈的会场一般在会议室或会客室里进行。根据会见或会谈的人数、身份及内容等对座位进行合理的布局。其主要形式有以下几种：第一种：马蹄型。根据人数的多少，马蹄型又可分成三种，即马蹄A型、马蹄B型和马蹄C型第二种：圆型第三种：方型第四种：长方型一般来讲，会见会谈人数少时，多选择马蹄型，即不用会议桌，而用沙发，主宾各坐一边，主人在左，主宾在主人的右边就座。如果会见会谈人数较多，需要摆放会议桌，可选

4、择圆型、方型或长方型等形式，但事先应画出座位摆放图，并在桌上放置座位名签，如果对方是外宾，名签应用主宾双方语种标示。所选用的圆桌或方桌是由多桌组合而成的"空心式"，中间"空心处"应适当放置些花木，花木以绿色观赏性植物为宜，其高度以不妨碍就坐人视线为标准。(2)会场的装饰会场的装饰是指根据会议的内容，选择适当的背景色调或摆放、悬挂突出会议主题的装点物等。会场的装饰要讲求艺术性。主席台的装饰设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。因为主席台是整个会场的中心。一般应在主席台上方悬挂红色的会标(亦称横幅)，会标上用美术字标名会议的名称。主席台背景处(亦称天幕)可悬挂会徽

5、或红旗以及其它艺术造型等，主席台前或台下可摆放花卉。会场背景的装饰会场前景的装饰除了主席台的装饰之外，主要指会场四周和会场的门口，这些地方可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物，一些礼节性的会见，可多摆些鲜花，同时还可在会客室四周墙壁上悬挂几幅名人字画及有特色的工艺品等作为点缀，这样更能增添会场典雅的气氛。色调的选择色调在这里主要是指会场内色彩的搭配与整体基调，包括主席台、天幕、台布、场内桌椅及其装饰物等。应当选择与会议内容相协调的色调，这样可以给与会者的感官形成一定的刺激，在其心理上产生积极的影响。一般来讲红色、粉色、黄色、橙色等色调

6、比较亮丽明快，可以表现出热烈、辉煌的气氛，使人感到兴奋，因此比较适合于庆典性会议。天兰、绿、米黄等色调庄重、典雅、比较适合于严肃的工作会议。2.会场座次排列的技巧会场座次排列是指对与会人员在会场内座位次序的安排。设有主席台的会议，其座次排列既包括主席台就坐的人员座次排列，也包括场内其他人员的座次排列。会场座次的排列应当合理，符合惯例。(1)主席台人员座次的排列由于主席台就坐的人员多是领导和贵宾，因此主席台人员座次的排列一般应按照台上就坐者职务的高低排列，以职务最高者居中，然后依先左后右向两边顺序排开。主持人的座次也应当根据其职务进行排列，不必排在主席台第一排的

7、最侧边。如果是报告会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的方法。重大会议主席台的座次排列名单一般由秘书部门负责人来亲自安排，并送有关领导审定。有的会议，领导人对座次问题有专门关照，则应按领导的意见办。(2)会场内其他人员座次的排列并非所有的会议都需要对会场内其他人员的座次进行排列，但如果是中型以上较严肃的工作会议、报告会议或代表会议，一般要对座次进行适当排列。根据会议的不同要求，有不同的座次排列方法：横排法横排法是指按照参加会议人员的名单以其姓氏笔画或名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。选择这种方法时，应注意先排出会议

8、的正式代表或成员，后排列席代表或成员。