人事代理中的档案管理问题及对策分析

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1、人事代理中的档案管理问题及对策分析　　人事代理是适应社会主义市场经济发展要求而于近年来在我国逐步推选的一种新型的人事管理社会化方式。是指政府人事行政部门授权的人才交流服务机构，接受各类用人单位和个人委托，代理人事管理和人事关系，提供人才人事社会化服务。人事档案管理作为人事代理的主要服务内容之一，关系到企业和人才的切身利益，管理过程中存在的问题正日益受到社会各界的广泛关注。　　一、重要性和必要性　　1.人事档案的重要性　　（1）人事档案管理是人事代理服务的重要内容。从各地情况看，尽管对于委托代理单位、代理个人所提供的人事代理服务内容各地有诸多不一致的地方，但在人事档案管理这一项

2、上都是相同的，无论是对单位委托人事代理还是个人委托代理，在签订委托代理合同前，都要求确保档案在人才中心，且档案中相关材料齐全。对于已办理代理的单位或个人在相关考试、转正定级、年底考核过程中作到及时通知，免费办理。　　（2）人事档案材料是人事代理服务的重要前提。在人事代理过程中虽然有诸多的服务项目，但不难发现，任何一个项目的开展都是以档案材料为重要依据的。例如，转正定级手续是在确保档案中有全日制学历证明，且工作满一年后通知办理；职称评审过程中是在确保档案材料真实后签字、盖章；人事档案证明材料的出具更是在严格查阅其人事档案材料后才予以出具的。可以这样讲，没有人事档案材料，人事代理

3、服务就无法开展。　　2.人事代理的必要性　　（1）人事代理的存在满足了三方的需求。人事代理作为一种先进的符合社会发展规律的新型人事管理社会化模式，正在逐渐得到社会的认可。档案管理作为人事代理的重要组成部分，充分满足了政府、企业、人才的共同需求。　　（2）人事代理是现代企业科学发展的需要。人事代理正是应企业发展的需要应时而生，恰到好处满足企业所需。对于代理单位所属的人员，其人事关系挂靠、人事档案管理等一切人事管理事项都由人才交流服务机构管理，用人单位只考虑如何使用人才而不考虑如何管理人才，这与以往的一般用人单位在使用人才的同时管理人才有着本质的不同。　　二、存在的问题及原因　　

4、以青岛开发区为例，青岛开发区人才交流服务中心现管理除毕业生档案外的人事档案30000多份，而办理人事代理的人员档案却只有18000份左右，办理代理的人员只有60%左右。对于办理了代理的单位和个人，对其提供免费服务，为什么在此情况下代理比例却不高？这与档案意识的淡化有着密切关系。从全国大部分地区看，大都存在类似的情况。通过深入调研，发现存在的问题主要有以下几方面原因。　　1.档案意识日趋淡化　　（1）档案制度“无用论”普遍。近年来，我国外商独资企业、中外合资企业、民营企业、私营企业等非公有制企业比例逐渐加大，这些企业在录用工作人员时对人员的档案要求并不高，更看重的是学历和能力。

5、只凭“一张身份证”、“一本毕业证”和“一张简历”即可录用，对员工以往的工作状况、人事关系、诚信和犯罪记录等“既往不咎”，认为办理人事部门宣传的所谓“人事代理”对其无任何帮助。　　（2）档案作用“退化论”严重。随着人事制度改革的深化，工作岗位与人事档案之间的依附关系在逐渐减弱，档案当事人认为档案对求职谋生所起的作用已不具决定性，更多的作用转变为提供相关的人事服务。如出国政审、婚育证明、职称评定、办理社会保险等，因而大多数人认为档案的作用在弱化，是可以随便丢弃的“身外之物”。加之大多数人现在都就职于外企、民企、私企等非国有企业，所在单位对档案不够重视使许多就业者对人事档案作用产生

6、误解，档案“无用论”在这些人员中流传，认为它装载的只是过去，而外企、私营企业提职和加薪看重的是现在，有没有职称、年底考核等无所谓，对员工的约定主要靠劳动合同，不是档案，在这些企业谋职只需带上毕业证及相关证书足矣。　　2.档案管理权责不够明确规范　　从现有的档案管理相关规定看，档案管理存在严重的权责不清问题。《干部档案工作条例》第六条规定“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其

7、干部档案由上一级单位管理”。《企业职工档案管理工作规定》第五条规定“职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案”。根据中组部和人事部1996年发118号文件《关于印发的通知》，按照“集中管理，归口统一”的原则，流动人员人事档案的管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位和个人不得擅自管理”。以上三个文件虽然规定明确，但对所谓“干部”、“企业职工”、“流动人员”并无明确的界定，造成人事档案的