第2章 格式化文档

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1、第2章格式化文档技巧不论是用笔还是用电脑撰写文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了内容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字处理软件撰写文章、专著，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，写作过程也难以顺畅，影响工作效率。2.1格式化字符技巧字符可以是一个汉字，也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号，字符的格式包括字符的字体、大小、粗细、字符间距及各种表现形式。简单的字符格式可以通过工具栏上的按钮来进行排版操作

2、，如，设置字体加粗，可以单击工具栏上的按钮来实现、设置字体字号，可以单击工具栏上的【字号】下拉列表按钮来选择字号等；也可以通过快捷键来完成，如，选择字体下划线，可以单击【下划线】按钮或在下拉列表中选择下划线的线型。但是，一些特殊的字体必须通过【字体】对话框才能完成设置。如果要制作出更具有艺术性的字符效果，如，变形字体、旋转字等，可以通过艺术字来完成。使用【格式】工具栏格式化字符可以设置一些简单的字符格式。2.1.1随意地选择字号选择字号方法很简单，单击常用工具栏上的下拉列表按钮，在字号列表中选择或输入字号。字号的表示方法

3、有两种，一种是中文数字，数字越小，对应的字号越大；另一种是阿拉伯数字，字号越小，字符也就越小。字号的单位为磅，用毫米换算的方法为：1毫米=2.83磅；磅与号的换算单位是：1磅=1/72英寸，1英寸=21.4毫米。在Word中，表述字体大小的计量单位有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、一号、…七号、八号；另一种是用国际上通用的“磅”来表示，如4、4.5、10、12、…48、72等。中文字号中，“数值”越大，字就越小，所以八号字是最小的；在用“磅”表示的字号时，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。1磅有多

4、大呢？2.83磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字，约相当于中文字号中的一号字。47在Word环境下，也可以打印大标语、大横幅剪字时所需的足够大的“大”字体。事实上，Word中最大字体可达“1638磅”！说到“磅”值，在这里就有必要说说中文Word中汉字字体的计量问题。中文字号就是这十六种，而用“磅”表示的字号却很多，其磅值的数字范围为1~1638，也就是说最大的字号可以是1638，约58厘米见方，最小的字号为1，三个这样的字加起来还到到一毫米宽。一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右，在实际使用过程中可以

5、根据需要来设置字的大小，想要特大字，或是袖针小字都可以。中文Word对字体的的大小同时采用了两种不同的计量单位，其中一种是我们常说的以“字号”为计量单位，如常用的“初号、小初、一号……七号、八号”等；另外一种则是以国际上通用的“磅”为计量单位，如“5、5．5、6…48、72”等。“字号”与“磅”的对应关系见表2-1所示。表2-1“字号”与“磅”的对应关系字号初号小初一号小一二号小二三号小三四号小四五号小五六号小六七号八号磅4236262422181615141210.597.56.55.55一般用户都认为中文Word中的

6、字体，有“初号、小初、一号……七号、八号”和“5、5．5、6…48、72”等，“大”与“小”共16种之多。其实不然，Word文档中字体的“磅”值，是“数字必须介于1和1638之间”。而且，我们在工具栏上的字号栏内能够输入整数和小数点后为“0”或“5”的数值。因此，从理论上讲，Word中字体的“大”与“小”共有（1638＋1637=3275）种之多。A4幅面的纸张上容纳的最大字的磅值为630左右。“自定义”（55．87cm×55．87cm）幅面的纸张，也包不住大于1181磅的字。因此，在使用Word时，可以根据实际需要利用

7、“磅”来设置字体的任意“大”、“小”，而不必埋怨Word中无“特大”字了。其实在任何一个版本的Word中都能随意设定字号，且操作简单。其操作方法是：（1）将需设定字号的文字选中后。（2）单击【格式】工具栏的【字号】下拉列表框。（3）在列表框中选中所需要的字号，或者键入所需的字号磅值（如300），然后按回车即可。用上述方法设定的字号，只能在1至1638之间。即用Word打印（显示）的方块汉字，其边长最小为0．35毫米，最大可达57．78厘米。此外，字号允许在小数点后第一位上加个“5”。2.1.2选择字形效果有时候为了强调和

8、突出内容，可以通过改变字形来实现，如，粗体和斜体等。也可以将效果同时使用，在【格式】工具栏中，设置字形的按钮呈点亮状态表示应用字形效果。否则表示取消使用字形效果。：表示使用粗体效果。47：表示使用斜体效果。：给所选加下划线，可以在其下拉列表中选择不同的线型。：给所选字符加边框。：表示所选字符带底纹效果。大家对于常见的