电子文件管理系统实施过程中元数据方案的设计

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1、《档案学研究》2012年第2期电子文件管理系统实施过程中元数据方案的设计刘越男1梁凯z顾伟3(1数据工程与知识工程教育部重点实验室中围人民大学信息资源管理学院100872；2杭州市档案局310004；3易安信电脑系统(中国)有限公司200120)摘要随着电子文件元数据标准的不断颁布，元数括标准的实施日益重要。本文根据电子文件元数据形成和积累的规律，基于ls023081的最佳实践，结合杭州市电子文件中心建设的实例，围绕电子文件管理系统(Elec仕onicRecordsMma窖ements舛em，ERMs)实施过程中的元数据方案设计展开探讨。着重讨论了文件管理元数据实体、

2、实体级次及其元数据的确定等问题。关键词电子文件管理系统文件管理元数据元数据方案系统实施实体MetadataSchemaDesignintheImplementationofElectronicRecordsManagementSystemLiuYuen明‘，“angKai2，GuWei3(1KeyI。aboratoryofDataEn矛neeringandKnowledgeEn百neeringofMinis‘ryofEducation，SchoolofInfb瑚岫Reso眦eManage啪nt，RenminUn岫sityofChina，l00872；2Hart乎hou

3、ArchivesandReco耐sAdministH吐ion，3l0004；3EMCComputersystem(China)Cond，200120)Abstract：Theimplementationofelectronicrecordsmetadatastand捌sisgettingmoreandmoreimportant．Theauthorsdiscuss￡hekeydesignissues0frecordkeepingmetadata8cheImofElectmIlicRecordsMan—ageⅡlentSystem(ERMS)relevanttoentit

4、y，layersofaggregationofentityclassaJldthemodularmetadata孕．0upingbasedont}lemle0frecordsmetadatamoVementandaccumulation，thebe8tpracticerecommendedbyIS023081，andtheinstarIceofH肌gzhouElectronicRecordsCenter．Keywords：Electmnicrecomsmanagementsystem；Recordkeepingmetadata；Metadataschema；Syste

5、mImple—menta“on；EntitY纪末以来，澳大利亚[“、英国“、加拿犬3]等国家纷纷1研究背景推出了不同适用范围、使用目的的文件管理元数据标准；而相关国际标准的颁布，与各国、地方的标准1．1国际范围内元数据标准颁布情况形成良性的互动j4]推动元数据标准不断走向成熟。作为描述文件(records)背景、内容、结构及其管IsO14721：2003《空间数据与信息移交系理过程的数据，元数据(眦tadata)对于文件(包括档统——开放档案信息系统(0AIs)参考模型》的发案)管理的重要性已经获得了广泛的认同。上个世布，引发了数字保存(di画talpreservat

6、ion)领域基于一56一万方数据酋案信皇化0AlS的信息模型开发元数据方案的热潮。在文件相互关系(结构)的系统性规定。本文根据电子文件管理元数据(recordkeepingmetadaIa，recordsman一元数据形成和积累的规律，结合杭州市电子文件中嘏ementmetadata)标准缺失的情况下，也有一些档心建设的实例，围绕着一类单位——文件形成单位案部门据此模型开展了元数据标准的探索和实践。在建设一类系统——电子文件管理系统(Ek地tmnic叫s02308卜1：2006《信息与文献——文件管理流RecordsMan醒ementSvstem，ERMs)过程中的元

7、数程——文件元数据——原则》和ISO厂rR23081—2：据方案设计问题展开探讨。2∞7《信息与文献——文件管理流程——文件元数据——概念与实施拶则开辟了面向文件形成机构2电子文件元数据形成、积累的规律文件管理元数据标准的疆土，其提出的多实体、多属性的元数据框架结构，则被此后很多国家、地区、电子文件的元数据随着文件形成和管理过程单位制定的文件管理元数据标准、方案所采纳。文而不断产生、累积，而这样的产生、累积是要通过系件管理元数据和长期保存元数据的区别和联系也统实现的。探究元数据形成、积累的规律，首先要辨日益为大家所重视。17】1S0，m23081—3