第六章 文书的整理与归档

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1、第六章文书的整理与归档知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理解文书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和区分文书“件”和“卷”、“案盒”、与“案卷”的区别。掌握文书整理与归档的方法和步骤。掌握分类方案编制要求，会编制文书整理分类。掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文件进行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。45321文书整理与归档的本质是：便于保管和查找利用。第一节文书整理归档及意义第二节文书整理归档的范围和原则要求第三节文书整理归档的方法和步骤第一节文书整理归档及意义一、文书整理归档的含义二、文书整

2、理归档的意义三、文书整理归档工作的改革一、文书整理归档的含义文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有序化的过程。文　书文件盒档案馆所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及的事情已经全办完，而是指文书处理程序上已经办理完毕。确定各类不同文书的整理归档时间时应把握以下四点：（一）归整的文书，必须是办理完毕文书整理不能“有文必档”，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。（二）归整的文书，有查考利用价值有查考利用价值的文书材料归整文书材料是指各种纸质文件材料，特殊性

3、文书如音像、录音等不属此整理范围。（三）归整文书材料的介质文件材料文件盒图书归整的文书，必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理。应把有密切联的文件材料以“件”为单位进行分类整理。（四）归整文书的分类整理一份文件文件分类归档一组文件归整的文书，应进行装盒（即档盒），以便于保管和利用，同时将归整装盒的文书向档案部门进行移交，即归档。（五）归整文书的保管各种档案盒《国家行政机关公文处理办法》规定：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档，以保证档案的齐全完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。这就说明了文书整理的法律依据和意义。二、文书整

4、理归档的意义文书整理工作长期以来主要是指文书的立卷工作。立卷的方式及文件整理分类的方式主要是采取按“六个特征”进行立卷。三、文书整理归档工作改革调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号传统文书立卷的程序填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录传统的立卷方法的局限性1、立卷方法繁锁、复杂，主观随意性较大，立卷缺乏的客观标准，归档文件整理工作质量难以得到保证。2、传统立卷方法下，文件的查找利用已不适应办公自动化的要求，尤其是文档人员专职少、流动性强。新方法的优越性国家档案局2000年12月6日下发《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22—2000，简称“规

5、则”），作为改革传统立卷方式的一个新标准，其核心在于适应办公现代化条件下计算机管理文档的新形势,比传统的方法有如下优点：《归档文件整理规则》是我国文书档案工作特别是文书整理工作改革的一项重大举措，主要包括以下内容。归档文件整理十步骤（适用于纸质文书档案）第一步：确定归档和不归档范围第二步：分年度第三步：确定分类法第四步：划分保管期限第五步：归档文件的排列（按事由原则进行排列）第六步：盖归档章及填写其项目第七步：装订第八步：编目（归档文件目录）第九步：装盒第十步：档案排列上架新的《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。（一）以“件”取代

6、“卷”整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起来只是形式问题，实质上具有重要的意义。（二）以“案盒”取代“案卷”第二节文书整理归档的范围和原则一、文书整理归档的范围二、文书整理归档的基本原则和质量要求文书整理的范围是指机关在工作中形成的可以归档的文书材料。一、文书整理归档的范围应该整理归档的文件材料无需整理归档的文件材料你认为校园网上这些文书哪些需要整理归档？为什么？你认为校园网上这些文书哪些需要整理归档？为什么？（一）应该整理归档的文件材料（二）无需整理归档的文件材料案例分析：刚参加工作的小王，在对文书进行归档整理时,认为文书整理归档的重点应该是以本机关单位直接产生的文书为主，而上级的

7、批复和下级的请示都不是本机关的文件，因此都不属于归档范围，所以就没有对这些档案进行整理，归档时也没向档案室移交。问题：你认为小王的做法正确吗？为什么？文书整理归档的基本原则是：遵循文件形成的客观规律，保持文件之间的有机联系，区分文书的不同价值，便于保管和查找利用。二、文书整理归档的基本原则和质量要求1.遵循文件形成的客观规律。文书是机关工作活动的客观、自然的反映。2.保持文件之间的有机联系。机关内部之间联系各个部门，每个机关都有自己