文书档案整理归档验收标准

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1、附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。(二)装订应整齐、安全、美观。归档文件按“件”装订。5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。(三)文件保管期限划分应科学、准确。以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积

2、累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。(四)归档文件排列应正确、有序。应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。(六)加盖、填写归档章应清晰无

3、误。在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。归档章式样如下图：┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃全宗号┃文件年度┃件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例：担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃66┃2011┃26┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃永久┃┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。文件机读目录各项应照实录入，不得

4、简化或缩写。发文可使用“文件管理”内“文件归档”功能直接转入并补齐著录项。对没有题名或题名含义不清的文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并用“[]”号填写在目录中，力求清楚、规范、准确、便于查找。(八)配套目录应报送齐全。归档文件移交档案室时，每盒内应有该盒归档文件目录一份，放于该盒内文件上方，并另交本部门全部归档文件目录打印件一式两份。(九)纸质公文应与电子公文并行存档。文书人员应将电子公文(包括定稿的WORD文档、电子附件等)与纸质公文一并收集完整，录入计算机档案管理系统，并保证其原始性和真实性。电子文档与电子附件在文件生成时未存入档案管理系

5、统的，各处室应在移交档案前及时补齐。转发公文时，若被转发文无电子文档，文书人员应同时扫描被转发公文，一并作为电子公文上传至档案管理软件。(十)文书人员应根据移交前检查情况及时纠错。对移交的文书档案，档案人员检查后发现不符合归档要求的，文书人员应立即收回纠正，直至全部档案符合标准后方可履行交接手续，完成文书归档财政厅照片档案移交整理要求一、收集范围1．记录主要职能活动和重要工作成果的照片。2．领导人参加与我厅有关重大活动的照片。注：本次需移交2—2o09年度照片资料，每年度选取约20张内容重要、拍摄清晰的照片。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照

6、片归档。二、整理内容根据照片档案整理规范(GB／T11821—2oo2)，移交厅档案室的照片资料须包括照片和说明两部分。1．照片为JPEG格式，每年所有照片放在一个文件夹中，照片名称改为：年度一顺序号。每个文件夹内的照片按名称序号排列。共4个文件夹；2．说明为woRD格式，每张照片附一条说明，说明的序号应与照片题名相对应。将所有说明写在一个wORD文件中，按照片对应序号排列。说明包括序号：照片题名标题：标题应简明概括、准确，主要可概括为照片人物和活动时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，1953年3月2日写作1953O302摄影者：摄影者一般填

7、写个人，外单位的可加写单位文字说明：即对题名未及内容作出补充，包括照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等，尽可能齐全集团各部门厅机关各处室(局)：经研究，定于3月6日一5月20日开展集团2011年度档案归档工作。请各部门兼职档案员将2011年度有保管价值的文件材料和已经执行完毕的项目资料，对照财政厅文书档案整理归档验收标准(附件1)进行收集、整理，并按照移交时间安排(附件2)移交至厅档案室。本年度文书归档工作完成后，厅办公室将组织文书归档工作考评，考评情况列为年终处室考核评先依据。附件：1．财政厅文书档案整理归档验收标准2．各处室(局)移交档案时间

8、安排表省财政厅2011年度档案工作年检自查报告省档案局：按照你局《关于开展2o11年省直机关档案年检工作的通