文书档案归档整理操作方法简介

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1、文书档案归档整理操作方法简介　　档案分为文书档案、科技档案、会计档案、干部职工档案、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。　　要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和《海南省归档文件整理规则实施细则》。　　归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。　　归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章、编目、

2、装盒，使之有序化的过程。　　归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。　　全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。　　全宗号：是档案馆给立档单位的代号。　　收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内

3、部文件。必须采取以下相应措施：　　1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。　　2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本等；各类花名册、登记簿；年报表；各种介绍信存根、协议、合同。　　以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材

4、料。　　归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。　　装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便

5、于保管利用。　　1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。　　2.文件的装订：归档

6、文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。　　3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。　　分类：　　归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。　　1.

7、区分年度　　①年度以落款日期为准。如XX年形成的《XX年工作总结》应归入XX年。　　②跨年度的文件放入办结的年度。如XX年形成的《XX-XX年工作规划》应归入XX年度;某单位XX年立案、XX年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入XX年。　　③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。　　④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。　　⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理

8、归类。　　2.区分保管期限　　将每年的归档文件按永久、定期分开，定