资源描述：
《文书档案归档整理办法》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。
1、文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。 一、归档范围 1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料; 2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料; 3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。 具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。 二、文书档案的归档要求 1、归档的文件材料要
2、齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。 2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料; 3、归档的文件材料原则上应该是原件; 4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。 三、文书档案的整理方法和具体步骤 目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是
3、单件归档整理方法。立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。村、社区一般采用立卷归档整理方法。 (一)立卷归档整理方法 1、立卷的概念 立卷:又叫组卷,是指将
4、办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。 2、立卷的原则 在对文书文件进行立卷操作时,应遵守如下原则:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 3、立卷归档整理方法的操作步骤 (1)立卷 ①分年度: 一般文件按文件落款时间来确定归档年度;但是以下几种
5、特殊情况不能按文件落款时间来确定归档年度:第一、文件的形成年度与文件内容针对年度不一致,按文件内容针对年度来确定归档年度,如计划、总结、预算表、决算表、统计报表等;第二、文件内容跨多个年度时,分类时应归在相应年度,如长远规划应放在文件内容针对的第一个年度,多年度的总结、报告应放在文件内容针对的最后一年,某年工作总结与次年工作计划同在一份文件中时则按其主要内容针对的年度来确定归档年度;第三、跨年度处理完毕的一组密不可分的文件,如跨年度处理完毕的案件放在结案的一年,跨年度的会议放在会议结束的年度。
6、②分问题:可以按文件的内容、时间、作者和体裁等任何一种要素进行,将相同问题的文件归在一起,尽量做到问题单一。同一问题的文件太少不够组成一个案卷时,可将多个问题的文件合并一起组成一个案卷。 例如:将本村(居)委会一年中各部门和各项工作的计划和总结归在一起组成一卷,这是按内容和体裁来分;将镇(区)一年中下发的一般性文件归在一起组成一卷,这是按作者来分。 ③分期限:永久、长期、短期 在按问题进行组卷时应结合考虑文件的保管期限,尽量将属于同样或相近保管期限的文件材料组合在一起立卷。当一个案卷中的
7、文件材料保管期限不尽相同时,按较长的期限来确定整个案卷的保管期限。 ④拟写案卷题名 案卷题名的一般格式为:作者+时间+问题+体裁,其中任何一部分如内容较多的话,不必全部列出,只须列出最主要的三、四个即可,要求做到名实相符,简练准确,结构完整。 例如:×××居委会2005年关于社区教育、精神文明建设、妇女工作、侨情调查等的登记表、调查表;内容较单一的案卷可进一步简化,如:×××居委会2005年各部门工作总结。 总之,组卷时一般先按年度分类,然后再在同一年度里按问题分类,按问题进行分类时
8、要结合考虑保管期限,直至最后确定案卷。在分类组卷时应遵循“先易后难,先简后繁”的原则,即先将内容比较单一和系统成套的文件材料组好卷,然后再对那些内容较杂和零碎散乱的文件材料按问题结合保管期限进行组卷,少数情况特殊的文件材料可跨年度、跨问题组卷。 (2)案卷的排列 按年度——期限,每年小流水号排列。 (3)案卷的编号:全宗号+目录号+案卷号 全宗号:通常指立档单位的代号。 目录号:一般由大类代字+保管期限代码+年度号三部分组成。大类代字通常为“A”;
