文书档案的归档与整理青海电力方

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1、文书档案的归档整理方鸣国家档案局教育中心副主任研究馆员010-63018220；13901308364E:fm8364@163.com一、档案工作的关系定位档案工作千头万绪，事无巨细，但归纳起来即三个字：——收、——管、——用档案工作关系示意图↙↗↖↘←→↖↘收管用满足需求收——基础；管——手段；用——目的。应达到的目标——收得齐全；管的科学；用着方便。二、文书档案的来源1、文书档案——是由公务文书（文件）转化而来；2、公文的种类：（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）

2、议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要通用行政类公文常用事务性公文1.计划（规划）2.方案3.总结4.情况汇报5.调研报告6.简报7.会议主报告8.领导讲话9.典型材料10.规章制度……3、文件是档案的前身，档案是文件的归宿；今天的文件→明天的档案；今天的档案→将来的历史。4、公文与档案的区别——处在文件生命周期的不同生命阶段；5、档案工作应与文书工作紧密结合，不能分家，要努力做到“文档一体化”；文档一体化：（1）管理体制上——（2）工作制度上——（3）操作流程上—

3、—（4）人员配置上——（5）时间安排上——（6）网络运行上——三、归档工作的基本原则1、记录本单位历史的真实面貌；2、遵循文件的形成规律；3、保持文件之间的历史联系；4、区分不同价值；5、使用科学、便捷的操作方法；6、严格执行档案法规、规范和制度；7、方便今后的保管和利用。四、科学划分归档范围1、做好档案价值的鉴定工作具备4种眼光——历史的眼光发展的眼光全面的眼光科学的眼光确定归档范围要坚持“以我为主”的“职能“原则：——以突出反映本单位的工作特色。简易方法：（1）正式对外发文——一般都应归档；（2）收文——与本单

4、位工作职能直接有关的才归档；（3）内部运转文件——注意加强归档。五、坚持“集中统一管理原则”①各部门按规定向档案部门移交档案；②不得据为己有或拒绝归档；③集中统一管理包括——Ⅰ、文件的归档Ⅱ、业务指导注意——要坚持文书部门或各业务部门的立卷归档制度。谁形成，谁立卷；谁整理，谁受益；最终实现档案资源共建共享。谁办谁归档，随办随归档。理由——文件承办人最了解文件的来龙去脉。六、共同遵守归档制度1、归档时间——（1）第二年的第一季度前；（2）随办随归档。2、归档要求——（1）齐全；（2）完整；（3）规范；（4）及时。3、

5、归档手续——（1）各部门预整理；（2）档案人员检查、指导；（3）调整、改进；（4）正式向档案室移交；（5）办理手续，清点、检验、移交清单、签字。七、归档整理的新方法以国家档案局发布的《归档文件整理规则》为依据——1、整理要求——在计算机管理条件下，文件实行以“件”为单位的单份文件编号整理，努力做到“随办随归档”，“谁办谁归档”。2、整理的原则——（八字方针）简化整理，深化检索。3、适用范围——只能应用于文书档案的整理。4、整理的10大步骤——（一）确定整理单位——每份文件（自然件）为一件。其中：正本与稿本为一件；正

6、文与附件为一件；来文与复文为一件；转发文与被转发文为一件。（二）划分保管期限——1、三分法；2、两分法。（三）装订加固——去掉易生锈的金属钉；文件左侧或左上角装订、固定；若文件原装订基础较好则可留用。装订时：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后；请注意——文件处理单、发文稿纸：与档案同样重要！放文件前与文件装订在一起。（四）编填页号——若原文件页号齐全，则不必做。（五）简单分类——按年度／保管期限／组织机构（问题）分类法将文件归类；（六）排序——在分类最后一层的文件，

7、按时间（问题）大流水顺序排序；（七）盖归档章——在文件首页上方空白处加盖归档章。归档章式样全宗号年度室编件号问题或机构保管期限馆编件号66200888办公室永久（八）编号——1、由档案室将归档章的各个项目依次填写；2、“室编件号”按文件排列顺序大流水逐件编号。（九）编制文件级目录——逐件填写目录表格的项目，一年一册；（十）装盒——1、按顺序将文件依次装入档案盒中，盒满另装；2、填写盒内《备考表》；3、填写档案盒封面、盒脊的项目；4、按档案盒顺序依次排架。