《公文写作》上--胡鸿杰

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1、《公文写作》（上）（简要）　　主讲人：胡鸿杰　　人民大学档案学院教授、博士生导师讲三个问题：第一，公文概述；第二，公文写作的有关具体问题；第三，公文写作中的常见错误。第一个问题，公文的由来与含义。公文是我们国家机关当中常用的一种书面交流的形势。在以往老师们都会说，公文可能来源于国家，来源于文字，这些说法都是正确的。但是，以我们公文的具体情况，我认为：公文他实际上是一个基于组织的管理方式。这个现象怎么去理解，应该有一张图，这张图分为三个纬度，我把它叫做管理的纬度。首先我们看第一个纬度，就是这个斜线叫管理内容，就任何一个管理现象，它一定会出现在我这个三纬空间里面。首先一个因素

2、叫管理内容，就是说任何的管理都必须有内容，比方说包括计划、组织和控制。换句话说，没有没有内容的管理。这是放之四海而皆准的真理。当然任何放之四海而皆准的真理都是一句废话，这是第一个因素。　　第二个因素任何有内容的管理，必须依附于这种资源。现在讲资源的老师很火，你比方说讲人力资源的、讲金融的、甚至讲计算机。但是他们不要忘记，这些资源都要依附于管理内容，如果没有内容这些资源很可能成为包袱。你比方说今天上午我讲课，我可能需要这杯水，这杯水就是我讲课的一个资源。服务于内容的资源，如果今天上午我不讲课，胡老师端这杯水走在街上就有问题了。任何资源都必须依附于内容，这些资源包括我们管理当

3、中采用比方说人、财、物包括设备。这是第二个因素。　　第三个因素我们讲，有内容耗资源的管理，必须要采用一定的形势，这个形势在我们管理行当里面，把它列为三种形式，第一个形势我们叫做现场的管理。第二种形势叫做会议的管理。最后一种我们界定为公文的管理。这三种管理是什么关系？你比方说第一种关系，第一种管理方式就是现场的管理。这是最有效的方式，就是管理者面对被管理者，讲出的他的要求让你明白一件事。我们举个不恰当的例子，你比方说1998年的时候，我们国家很多地方发了洪水，当然这个是不好的事情。我们洪水也可以打造一代英雄，当时有一个很精典的画面，就是我们敬爱的江主席站在长江边上，他拿着一

4、个喇叭开始讲，中华民族是不可战胜的。这时候很多武警就跳到江里，把江堵上了，我们讲的是公文语言叫概述。如果大家需要听到全本的话可以去找单田芳，这是很有效的。我们国家1998年的时候还有一些地方发水了，你比方说黑龙江的嫩江地方也发水了。那个地方江主席没有去，我印象里面是李鹏总理去了，李鹏总理也把水堵上了，不不，李鹏总理通过自己的号召把水堵上了。这说明两个问题，第一个问题，现场管理很有效。第二个问题所有的管理者必须出现场。大家都知道，管理者也是我们国家不可或缺的一种管理资源，不能随便浪费。所以我们要想一种既可以有效、又能源节约管理者的方式，在现场方式之后就有了会议的方式。会议在

5、聚众意识的背后，他潜藏着一个说法。什么说法，管理者不要去，大家可以来。比方说北京开个会，江主席会上讲，中华民族是不可战胜的，大家坐飞机回家再往江里跳也来得及。10　　我们说会议的方式最大限度的节约了管理者，节约了管理者资源。当然了会议也有一个问题，比方说今天我们是一个准会议。据说胡老师得公文学讲的不错，但是有很多们没来，为什么没有来？因为大家受到时间、地点、甚至钱的影响。就到不了会议现场，这样你就听不到江主席有关抗洪救灾的英明指示，管理就失效。这样一来我们就必须需要一种可以突破时空进行管理的方式，这种方式就是书面方式、公文的方式。中央下个文件，告诉大家中华民族是不可战胜的

6、，大家学习文件，学好了之后领会精神再往江里跳，依然可以达到抗洪救灾的目的。当然这是一句玩笑，这样一来我们管理方式就有了三种，三种方式各自有自己的优势。但不管怎么样，在现场方式和会议方式之后，公文是一种可以突破时空进行管理的方式。这就是我对公文来源的一种解读。公文是这样一种情况，是在任何管理委托当中，在内容和资源背后的一种方式。任何一个管理他必须有内容、耗资源采用一种方式。而公文就有这样的一种方式　　大家在学习公文当中，包括看文件、看书、看文章，可以同时看到这样三种概念。你比方说有地方叫文书、有地方叫文件、有地方叫公文。我列了一个不等式，这个不等式是文书大于等于文件，文件大

7、于公文。怎么讲是这样，因为文书是我们国家的一个历史概念，换句话说清代以前我们国家没有文件的说法，只有文书。当然了我们国家的历史文件浩如烟海，你要是较真的话闹不好什么地方也有文件的说法。但一般来说历史上的文件叫文书，文书是一个历史的概念。就像我们国家很多概念一样，由于流传久远几乎有很多延伸的含义。你比方说秘书，秘书原来他不是指人的，我不是说秘书不是人。秘书是一种东西，当然有人讲秘书也不是东西。秘书是什么东西，秘书是宫廷里边的秘藏图书。时间久了，他就变成了这个机构、这个人员的说法，文书也是一样，文书它不仅仅指一种材料。它还指一个职