四川宏华石油设备有限公司档案管理制度

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1、档案管理制度第一章总则第一条为有效保护和利用四川宏华石油设备有限公司(以下简称“宏华公司”或“公司”)及下属各控股子公司档案资源，更好地为企业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其有关规定，结合公司实际，特制定本制度。第二条企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科技研究类、基本建设类、设备仪器类、财务会计类、员工档案类等各门类、各载体的档案。第三条本制度适用宏华公司以及所属各控股子公司（宏天、友信、科贸等）。第二章档案管理体系第四条公司档案管理由公司办

2、公室（组织机构调整后划归行政管理中心）档案室负责管理。第五条各子公司应按照《档案法》的要求，根据企业发展的规模，建立与企业发展相适应的档案管理机构，集中统一管理本企业档案工作。不具备设立专门机构的子公司，也必须指定某个部门和配备专（兼）职人员负责档案管理工作。各子公司档案管理机构应接受宏华公司档案室的监督和指导，形成由宏华公司连接各成员企业的档案网络。第六条各级档案管理机构是企业档案资料、信息的存贮基地和利用中心，负责对本企业档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导和档案管理。第七条各子公司应根据档案工作的实际需要，安排档案

3、人员参加各级档案行政主管部门或宏华公司组织的业务培训。第三章文件材料的形成与归档第八条各子公司文件材料的形成、积累和归档要列入生产、技术、经营、基建、设备、科研和文书处理等各项工作流程和计划，列入本企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。第一条各子公司要根据档案管理有关规定，制定本公司文件材料的形成、积累、整理和归档方面的有关制度。文件材料的收发运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营和文书处理等各项工作流程。第二条文件材料的形成、积累和归档，应完整、准确、系统，有切实可行的控制措施。（1）各子公司召开的股东大会、董事会、监事会

4、和经理办公会的会议记录、决议及其贯彻落实过程中形成的文件材料及时进行收集、整理和归档；（2）各子公司召开的生产技术、新产品试制定型、科技成果鉴定、基建工程竣工验收等会议，应当有本企业档案部门参加；（3）各子公司的产品和工程创优、科技成果评奖等应归档的文件材料必须及时归档；（4）各子公司购进的大型仪器设备，以及新引进项目，应由本企业档案机构参加检查验收，以确保文件材料的齐全完整；（5）各子公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，获得的种种文字、音像材料及有存档价值的实物，要按有关规定及时交本企业档案部门归档。第四章档案立卷归档

5、第三条为使案卷完整地反映本企业的各项经营活动，并便于查找利用，各职能部门、各子公司坚持将平时工作中形成的文件材料及其他有保存价值的资料，在办理完毕后，及时完整地移交本企业档案室保管、立卷、归档。第四条根据工作实际需要，部分约定俗成的档案保管方式由归口部门申请，经总经理审批仍可独立运作。（1）董事会秘书处：公司章程、会议记录、股东会历年决议、董事会决议、通函公告等（2）人力资源部：员工档案、绩效考核、薪酬发放和奖惩记录等（3）财务部：财务账薄、凭证单据、财务报表等。第五条档案案卷质量要符合下列要求：（1）归档材料分类清楚、材料组卷合理，

6、保持文件的有机联系和完整；（2）卷内文件材料排列条理，符合各类档案放卷要求；（3）卷内文件材料应去掉金属物，破损的应进行裱糊，字迹扩散的要进行复制；（1）卷内文件要编定页号。（2）装订案卷整齐、美观；（3）《卷内目录》和《备考表》填写清楚；（4）档案保管期限划分准确；（5）案卷标题简明、确切，能准确反映卷内文件材料的内容；（6）案卷封面及文字内容应用机械印制或毛笔、钢笔书写，字迹要工整、清晰。不得使用铅笔、圆珠笔书写。第一条各子公司要按国家档案有关规定，制定本企业各类文件材料归档的范围和分类编号方案。第二条档案保管应符合下列要求：（1

7、）接收档案要认真检查验收，并办理交接手续；（2）对照片、录音带、录像带、电子档案等特殊载体的档案，单独存放，以延长其使用年限；（3）底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查修改、补充情况；（4）库藏档案应定期进行清查，做到帐物相符。第三条各子公司要为档案机构配备适应现代化管理需要的设备、仪器，不断采用现代化档案管理方法，逐步实现档案的网上查询、搜索。第四条按照档案法第三章第十条之规定，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本企业档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。第五章档案保密

8、制度第五条档案管理人员和借阅档案的人员，严格遵守保密规定，不准将档案给无关人员翻阅，严守本企业商业机密。第六条档案管理人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改、拆毁档案，不得私自泄露档案内容。第七条本公司注有密级的档案材料