四川建华科技有限公司档案管理制度

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1、档案管理制度发放编号：＿＿＿＿＿＿＿使用部门：＿＿＿＿＿＿＿2011-12-31发布2011-12-31实施—————————————————————————————————————四川建华科技有限公司发布档案管理制度1.总则1.1为了规范公司档案管理，确保信息安全，便于信息共享和有效的利用档案，特制订本管理办法。1.2所有相关公司工作活动中形成的，记述和反映本公司职能活动的，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。2.范围2.1公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；2.2公司股东会、董事会形成的文件材料；2.3公司章程、公司制度体系、内部发文；2.4公司有

2、效证照、证件、印章；2.5公司获得的荣誉资料；2.6公司年度工作计划及资金计划；2.7会计凭证、报表、财务分析；2.8各项计划、检查、总结；2.9公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；2.10各种人事材料；2.11工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；2.12各种合同、契约、协议、招投标系列文件；2.13电子文档及声像资料；3.要求3.1.编制《档案卷内目录》，应包括以下几个内容：部门代码、档案编号、文件名称、金额（如果涉及）、经手人、入档时间、页码及备注等。3.1.档案编号的设置方法可参考如下:行政部、财务部

3、、技术部、市场部的名称代码可分别设置为XZ/CW/JS/SC.其中各部门下属的各项分类可按照阿拉伯数字分别命名，或者按照事项的中文名称的首写字母或汉字来代替，具体代码可列表说明。3.2.所有文件归档装订时，应统一在文件首页正面的右上角标明档案编号。如漏页等有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备注栏内。在每页目录下注明立卷人姓名和日期。3.3.立卷的质量标准：a)归档文件完整齐全；b)分类清楚；c)标题确切易查找；d)卷内排列系统、条理；e)保管期限准确；f)卷皮书写工整；g)装订整理结实、美观。3.4.以电子方式存档的文件，文件名必须含部门代码、撰写人名字、文件名、存档

4、人名字及入档日期（如：张三于2011年1月1日，将市场部商务李四交管的2010年下半年下单统计表存档，其存档文件名应该为：SC李四2010年6-12月下单统计表张三20110101）。3.5.公司的电子文档一般情况下存在公司专用电脑的指定区域，但由于电子文档的特殊性，在存档时应该用移动硬盘或者光盘进行备份。3.6.文件类以电子文档形式存档时，应尽量以PDF格式存放。1.期限4.1永久保存：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会形成的文件材料；公司章程、公司制度体系、内部发文；公司有效证照、证件、印章；公司获得的荣誉资料；4.110年保存：公司年度

5、工作计划及资金计划；各项计划、检查、总结；4.25年保存：公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；各种人事材料；工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；各种合同、契约、协议、招投标系列文件；电子文档及声像资料；4.31年保存：结案后无长期保存必要者；4.4财务类档案按照会计相关法律规定存档。1.归档各部门档案管理人员应本着认真、负责、保密的态度，认真整理、保存、管理公司各项档案资料。5.1行政部为涉及档案管理的第一责任人，对确保档案的完整性、及时移交和保密负责。技术部、销售部、行政部、财务部及市场部，各自整理保管内

6、部档案，除财务部外，其他部门在每年1月1日和7月1日以前向行政部负责管理档案的人员提交之前半年的档案，由行政部统一备案管理，财政部的档案由自己备案保管。5.2公司档案资料按部门分类，档案管理制度由行政部制定。收集、整理、鉴定、统计、保管、编目、检索、利用等管理工作由各部门指定档案管理员负责。5.3各部门档案管理人员的职责：应及时将应归档文件进行整理、保存，保证资料不遗失、不泄密，及时按要求向行政部移交档案。5.4一项工作同时由几个部门参与办理时，由主办部门负责收集形成的文件资料。5.5各部门需归档的文件5.1.1行政部门a)公司文件：公司章程、董事会及股东会纪录、政府机关核准

7、文件、不动产所有权及其他债权凭证、公司有效证照、证件、印章、公司发布的各类文件（电子文档）；a)人事类文件：员工劳动合同、保密协议、培养和服务协议书、员工入职表、员工离职表、员工转正申请及考核评价表、员工入职体检表、员工简历、员工身份证复印件、员工学历证明复印件；b)行政类文件：各种会议记录及会议纪要（电子文档）、以行政部门名义签订的合同、公司各类照片（电子文档）、快递单、社保相关的各类单据、公积金相关的各类单据、员工保险单。5.1销售部门标书、下单统计表（电子文档）、总代理合同、销售合同、销售清单（包