某环保科技有限公司管理程序文件档案管理制度

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1、某环保科技有限公司管理程序文件档案管理制度档案管理制度编制审核会签批准2010-9-08发布2010-9-15实施青岛华世洁环保科技有限公司发布目的为建立健全公司档案工作完整地保存和科学地管理公司的档案充分发挥各类档案在公司建设和发展中的作用更好地为公司各职能部门服务特制订本制度适用范围青岛华世洁环保科技有限公司各职能部门职责制定或参与制定档案工作的规章制度对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督做好企业档案的收集整理保管和利用工作提高档案管理的水平和技术逐步实现档案管理现代化科学化档案管理部门及负责人公司档案主管部门待定公司立档单位为各部门档案管理责任人各部门负责人

2、和专兼职文员各部门均应指定专兼职人员负责收集和管理本部门的文件材料并按要求立卷归档保持相对稳定若有人员变动应及时通知档案室档案的种类法规性文件包括上级颁发需企业执行的或由企业内部制定的各种标准规章制度等企业的重大决议包括公司级会议纪要及会议决议包括由企业股东大会董事会总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等计划性文件包括企业总体计划或规划研发计划项目质量计划销售计划财务计划等总结性文件包括企业年度和月度工作总结部门的年度和月度工作总结单项性工作总结调查报告等批示性文件包括企业各类计划指标技术指标销售指标等以及企业各类命令工作指示等通知类文件会议通知业务通

3、知公司内部一些活动通知等文件报告类文件包括请示报告出差报告统计报表申请报告方案提案建议等文件证件类文件包括法人营业执照房地产权证税务登记证企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书等基建类文件工厂平面图工厂各种线路地上地下管道图厂房办公楼平面图及以上设施的新建扩建改建过程中的勘测设计施工竣工维修等各阶段所形成的文件资料包括施工许可证规划许可证等各项审批文件隐蔽工程资料竣工图纸资料等设备类文件包括办公设备车间设备实验室仪器设备各种检测仪器的使用说明书保修卡及设备维护维修记录等各种有价值的文件合同类文件包括销售合同招投标文件采购合同等技术类文件归档原则是以项目为单位一个项目形成一套档案包

4、括技术图纸更改记录采购清单及技术协议工艺流程图及工艺流程说明计算书电气原理图电气控制说明仪表条件一览表设备条件一览表质检检测数据记录及分析报告设备主要材料的材质报告单及外购件合格证设备使用说明书调试记录现场调试施工日志与调试数据记录调试过程中遇到的问题和解决方法等项目过程中和客户的沟通记录文件等各种有价值的文件各实验项目的立项申请书试验图纸试验数据以及取得的成果会计档案包括会计凭证主要指原始凭证记账凭证汇总凭证银行存款余额调节表会计账簿主要指先进银行存款日记账明细账总帐辅助账薄财务报表主要指月度季度年度会计报表及文字说明其他会计文件材料主要指会计移交清册会计档案保管清册会计

5、档案销毁清册银行对账单及其他应当保存的会计资料声像制品资料包括企业在其经营活动或娱乐活动中以及在外学习考察时或企业外部提供的以声像形式记录下来的各种资料如照片资料录音资料录像资料影片资料等电子文件的归档企业各信息系统生成的文本图形图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定音频视频多媒体电子文件及数据数据库的归档范围可根据需要确定企业各信息系统所形成的电子文件的原数据背景信息以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档归档要求根据有关档案法规规定精神各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档并定期向档案部门移交立卷时应编制好案卷目录把文件的作者标题日期等项

6、目填写清楚概括而简洁地拟写好案卷标题把案卷内容表达出来装订整齐牢固原稿由档案室保存相关部门和个人视实际需要经有关领导批准后可留存影本填写案卷一律用碳素黑水钢笔禁止用圆珠笔或铅笔字迹应清楚准确立卷应以本部门形成的文件为主根据文件形成的特点保持文件间的历史联系适当照顾文件的保存价值使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌立卷应以部门为主结合其他特征的方法组卷把有密切联系的文件组合在一起立卷应把上级文件与本公司文件除请示批复外按保管期限和文件年限分开立卷立卷归档后发现需立卷的文件资料可按立卷原则进行插卷文件组成案卷后卷内文件应按照一定规律进行排列系统地反映问题做到查找方便关于项目档

7、案技术工艺电气生产质检及采购等部门要以项目为单位整理文件及时将有价值的项目文件存档原则上项目图纸合同等A4A3规则纸型的文件要用打孔文件夹保存档案室接收到项目文件后要对其汇总整理建立完整的项目档案各种实物档案奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾馈赠品等归档必须有原件并保持其完好无损声像档案摄录必须详细记录事由时间地点主要人物背景摄录者归档声像资料必须是原版原件清晰完整归档的电子文件数据格式应易于识读迁移通用电子文件格式主要有电子文件类型推荐数据格式文本PDFXMLTXTRTFCEB图像照片TIFFJPEGPDFDWG音频MP3