关于酒店采购流程及巡价定价规定事宜

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1、标价后的请购单部门填报请购单财务部审核预算采购询价采购需求计划是订单执行订购单否总经理审批采购合同或协议签订采购合同议价报告确定供应商商务议价谈判是请购单批准生效总经理审批否【物料采购流程图】一、目的合理执行采购计划，使之规范化、系统化，具有可操作性，避免随意性。使采购活动依照一定的程序进行，便于进行品质控制，具有规范性。二、范围此流程适用于酒店所有物资采购工作。三、职责1.1.财务经理对本程序的有效性负责。1.2.采购人员执行本程序并对各相关部门的采购活动负责。1.3.采购活动完成以后，需要对供应商进行评价，使用部门反馈信息由采购备案。四、流程说明1、定义：酒

2、店物料用品包括办公用品、耗材、印刷品、清洁用品、客房低耗品、布草、餐厨具、工程维修材料等。2、采购程序：（1）、申购：①、本地采购：酒店使用部门根据本部门工作需求及运作情况，提前三天向采购提出采购申请并填写“购物申请单”，后附详细的产品、技术及服务要求等资料，包括推荐品牌及供应商名单等，如需提供样品，使用部门还应附上所购物资样品一同传至采购部；对于酒店库房的库存物资（如办公用品、调辅料、印刷品、客房低耗品等），统一由库管员填写“补库申请单”申购补库，各使用部门无需再单独申购此类物资。②、异地采购：因酒店经营所需物资种类繁多，部份申购物资因规格、样式或技术参数要求

3、等因素的影响，在当地无法购买到满意产品，需从外地进行购买。此时，各相关使用部门在提出采购申请时，还应充分考虑到异地采购所需的采购周期，提前提出采购申请，以确保所购物资能按时到货，满足经营的需要。③、订制产品或委托加工产品采购：因酒店部分物资（如印刷品、套有酒店标志的客房用品及餐具等）或工程部需要对外寻求加工的工程零部件等，对方单位有一个制作、加工周期，对于此类物资的申购，各部门也应充分考虑其制作、加工所需时间，提前提出采购申请，以确保正常经营的需要。（2）、采购询价：采购根据各部门填写的“购物申请单”完成市场询价工作，并填写在“购物申请单”上。（3）、财务部审核

4、预算：财务部对采购填定好市场价格的“购物申请单”进行预算审核，提出费用支出意见，并报财务经理审签。（4）、总经理审批：财务部将审签完毕的“购物申请单”传总经理审批，同意则交采购进行采买（或通知供应商制作、送货）；不同意则退回到请购部门终止采购。注：以上为采购进行零星自行采买时的操作流程，如需更换供应商或与新供应商签订长期供应合同的，还应进行以下步骤的操作：（5）、商务议价谈判：财务部将预算审签完毕的“购物申请单”交于采购人员，由采购人员联系供应商，会同使用部门经理和财务部经理进行商务议价谈判，审核供应商资质、产品质量、相关服务条款、确定最终供应价格后出具“议价报

5、告”报总经理（或上级领导）审批，确定供应商。（6）、签订采购合同：当供应商确定后，由采购部负责收集供应商相关资质证明存档保管，并按照确认的供货价格和服务条款完成与供应商的采购合同（或协议）签订工作。（7）、总经理审批：采购将部门填定的“购物申请单”会同已签订的“采购合同”一并传总经理审批，同意则按“申购单”之规定通知供应商送货；不同意则返回到商务议价谈判阶段重新洽谈或按总经理指示办理。（8）、采购部根据生效的合同或协议执行采购前，合同须在财务部和仓库备案。当货物送达酒店后，库管员应根据合同或订单按交货时间、数量、质量要求验收货物，并开具入库单。使用部门按需在仓库

6、领用，并将实用质量信息定期报送采购部，以便对供应商进行评估。3、培训：A、及时对本流程所涉及的相关人员做相应的培训及讲解，使其能够充分了解公司物料采购工作的运作程序。B、所有员工必须经过此流程及所涉及的内容进行培训后方可参与执行。4、更正行动：A、在执行物料用品采购流程的过程中，如果发现有不合理的方面，向采购部提出修改意见，由采购部收集、整理、备案。B、每半年采购部对收集的意见进行汇总，酌情进行进行更正，提交财务经理审核。每月一到两次，厨师、采购员、财务联合市场采价否每月两次，厨师、采购员、财务联合市场采价库管办理入出库或直拨入厨房自备库厨师、库管验收货是否（退

7、货）原料入、出库单原材料采购订单主管签字日下料单交由采购叫货原料、配料清单三方确认的价目表及标准有效的价格执行单厨房提供日需求是总经理审批财务部审核厨房提供配料表确定价格执行单确定供应商【原材料（鲜活产品）采购流程图】一、目的为适应厨房用料多样、多变、存放期短、无明确质量标准的特性，合理执行厨房原辅料采购及入库验收工作，以可操作性为主，严格控制食品质量，特制定此程序。一、范围此流程适用于酒店所有厨房加工原辅料采购工作。二、职责a)财务经理对本程序的有效性负责。b)采购人员对采购活动负责，厨师长和库管员对货物验收活动负责。c)采购人员、厨房人员、验收库管员执行本程

8、序。三、流程说明1、定义