5.客服部岗位手册

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客服部岗位手册目录一、前言二、手册使用说明三、客服部门岗位设置说明 前言本手册主要介绍了法兰德机构的行政工作方面的统筹管理。尽可能为特许经营总部以及加盟商提供较为全面的参考以及理论上的依据。不包含可能被忽视的差异与不足，在今后实际运作过程中须不断进行修改，以完善其中的内容。FlandeTM和法兰德TM为法兰德国际室内设计(北京)有限公司注册商标，本文档提及的其他所有商标或注册商标，由各自的所有人拥有。本手册所提到的资讯仅供参考，如内容更新，恕不另行通知。除非有特殊约定，本手册仅作为使用指导，本手册中的所有陈述、信息等均不构成任何形式的担保。 手册使用说明1、本手册是“法兰德”的独有资产，版权与知识产权归“法兰德”所有，并受法律保护。未经法兰德国际室内设计(北京)有限公司明确书面许可，任何单位或个人不得擅自仿制、复制、誊抄或转译本手册部分或全部内容。不得以任何形式或任何方式（电子、机械、影印、口述、录制或其它可能的方式）进行商务传播或用于任何商业、赢利目的。本手册的内容受版权法和法兰德总部与所有加盟商签署的合同限制。2、为了取得更高的成效，在营销过程中，特许经营体系内的每一位成员都必须遵守“法兰德”所规定的营业程序、经营模式及市场策略。本手册与其它文档都是非常珍贵的指导资讯，包含着许多有关法兰德总部的总体理念与管理方法，以及如何高效地进行相互协作配合的重要资料。3、连锁特许中心为了更加规范操作、更好服务加盟公司，以岗位设置最优化、人员结构最优化、绩效成本最优化为标准特编制本手册，其岗位的职责相对比较精细，但并不是完全适用于每一个分公司，所以各分公司在使用过程中应以此为纲并结合实际进行操作。 客服部门岗位设置说明一、部门说明书1、基本信息1.1部门名称：客服部1.2部门编号：FGS0051.3岗位设置：客服部经理、客服专员1.4直接领导：总经办、总经理1.5内联部门：公司各个部门2、部门概述参加公司内部的服务流程制定与改造，监督公司各客服流程的执行情况，并制定出相应的管理表格；并将客户投诉问题进行统计分析，为分公司业务流程提供改造依据；负责客户俱乐部的建设及管理；提升公司客户服务质量，建立和监督客户合同的完善、处理客户投诉、协调各个部门做好售后维修工作。3、部门工作职责3.1定期或不定期进行客户回访3.1.1保证材料进场、中期验收、竣工验收中各个控制点的回访工作；3.1.2对竣工入住的工程每季度最少回访一次；3.1.3其它逢节假日、特殊情况防范等做到即时问候关怀，及时通知；3.1.4建立回访备档；3.1.5对回访中发现的问题及客户的不满，详细记录并填写《回访记录单》发至相关负责人，并要求在限定的时间内处理，问题解决后回访客户对解决结果是否满意并对相关负责人处以相应的处理。3.2及时进行在施项目巡检3.2.1每周最少一次，对于需要整改的工作，实行项目经理督促制，工程主管/监理预警制；3.2.2填写《巡检记录单》，对于存在问题的工地及时下达整改通知书，责令限期整改。 3.3样板间参观班车的安排及接待，并做好《参观记录》。3.4日常工作3.4.1每月向公司上交《客服工作汇报》、《工作总结计划》3.4.2每周给经理做一次《每周客户回访情况汇报》3.4.3每月做好对设计师、监理、项目经理的《月业绩考核表》3.5投诉3.5.1客户服务部在接到客户来电后，应将所反映的情况详细记录，并按照轻重等级进行分类，填写《客户投诉记录单》，下达相关部门的负责人或行政助理，限期解决并对解决结果进行跟踪3.5.2如果回访中出现客户不满、解决问题不及时、配合不到位、积极性差等问题；经核实、相关责任人员交由部门经理并想客户道歉3.5.3客户电话投诉到总经理处，相关责任人处以200元处罚；投诉到公司领导依情节轻重处以相关责任人100-300元处罚3.6保修：接到客户报修电话，客服部填写《售后服务受理单》并第一时间通知相关工作人员予以维修，维修结果根据客户评价进行考核。3.7激励：对于当月满意度极高，在客户回访中点名表扬者、及时上报公司、给于相应的奖励。3.8客户评价表的各项工作3.5.1保证每季度竣工工地客户评价表的邮寄工作；3.5.2协助总经理做好客户评价表的邮寄工作；3.5.3监督客户评价表结果对相关工作业绩考核的落实；3.9客户俱乐部：建立客户俱乐部，定期组织客户回馈活动，拓展会员卡消费特约商户的合作规模，并监督其服务质量。3.10完成公司交待的其它工作。 二、岗位说明书【客服部经理】1、基本信息1.1岗位名称：客服部经理1.2岗位编号：KF0011.3所属部门：客服部1.4直接上级：总经理1.5岗位编制：1人1.6直接下级：客服专员、助理2、岗位概要负责公司客户服务部各项事宜，协调各部门并有效解决工地、主材出现的各种问题，监督并反馈设计师、施工队、巡检的服务质量，负责客户俱乐部的建设并推广合作渠道及规模，不定期组织俱乐部活动。3、工作职责3.1客服中心要适合本地化的要求，建立健全分公司的客服体系和制度；3.2根据客服专员及设计师反馈的客户信息，进行有针对性的客户回访，了解客户对公司、设计师的整体印象，再把回访的情况在例会上通报给设计中心帮助设计与客户更好的沟通；3.3登记已收取定金客户信息；3.4待签客户的跟踪服务，对已收取定金的待签客户及时的回访，了解客户与设计师、家居顾问的沟通情况，了解客户对设计师与家居顾问的满意度，防止客户流失；3.5把客户信息做好备档整理；3.6统计设计师谈单量、定金数以及达成率、在例会上公布；3.7解决各种客户投诉、分清引起各类投诉的责任人、协调相关部门妥善解决、并对责任人提出处理意见；3.8随时了解工程巡检、客服助理的工作情况及客户信息； 3.9及时了解在施工工地、客户回访、工程维修中的问题，对于具有普遍性、特殊性的问题，要及时提出建议，反馈至总经理及相关部门；3.10对设计师、巡检、工队等服务质量进行考核评价；3.11做好本部门人员的招聘、考核、薪酬分配、培训、晋升等辅助工作；3.12负责工程样板间的核定；3.13及时向公司领导上报《工程月报表》《客服月报表》《月总结》《月计划》；3.14监督客户评价结果对相关人员的考核落实工作；3.15完成领导交待的其它相关工作。4、关键绩效指标4.1各项数据上报的准确性和及时性；4.2分公司客户综合满意度；4.3分公司工程质量的达标程度；4.4客户回访的完成情况；4.5客户俱乐部的健全程度及活跃性。5、任职资格5.1学历：专科以上学历、三年以上客户服务工作经验；5.2证书：5.3知识：了解家庭装修基本知识，熟悉公司各项管理制度、工程制度、工程工艺；5.4能力：具有良好的组织协调能力、沟通能力、分析能力、管理能力、语言表达能力及较强的应变能力；5.5素质：具有良好的职业道德与职业修养，工作细致、认真、负责、耐心，亲和力强善于沟通与协调；5.6性别：不限；5.7年龄：26岁以上；5.8其他：有较强的服务意识与团队合作意识。 6、权责说明6.1权利：6.1.1对客户投诉问题的处罚权；6.1.2在施工地工程质量不达标的处罚权；6.1.3本部门各项报销费用的审核签字权；6.1.4本部门员工任免的建议权。6.2责任：6.2.1对分公司的客户投诉负责；6.2.2对各项数据报表的完整性、准确性、上报的及时性负责；6.2.3对客户俱乐部的管理负责。7、工作关系7.1内部：协调分公司各个部门7.2外部：协调客户、主材联盟商、特约消费商户等8、职业渠道8.1晋升：总经理助理、总监、副总经理、总经理8.2转岗：其他部门经理8.3降职：客服部经理、客服专员8.4辞退： 【客服专员】1、基本信息1.1岗位名称：客服专员1.2岗位编号：KF0021.3所属部门：客服部1.4直接上级：客服部经理1.5岗位编制：人1.6直接下级：2、岗位概要协助客服经理收集汇总各种客户反馈的信息、与客户建立长期、稳定的联系，真实反映各种问题，及时反馈以便相关部门及时处理。3、工作职责3.1负责客户服务部档案的存档、管理；3.2负责客户服务部的会议记录及文件的起草、打印工作；3.3负责客户服务部所需要各种表格及文件资料进行整理、存档、发放；3.4处理客户投诉、并如实记录、及时上报部门经理，在24小时必须作出相关回应，对其进行跟踪落实；3.5每周五完成《客服服务部周报表》并上报部门经理；3.6收到工程部《开工通知单》后，建立客户档案，安排回访工作，施工期间每周回放一次；3.7收到工程部《完工通知单》后，收缴《工程管理手册》，检查相关内容，建立客户维修档案，第一年每个月回访一次，第二年每季度回访一次；3.8及时沟通工程部、设计部及其他相关部门，做好各部门之间的协调；3.9随时了解工地工程进度，负责将每周在施工地、应交中期款工地、应交尾款工地的数量统计，对工地进行不定期回访，及时将工程施工情况向部门经理汇报；3.10对完工的工程进行统计并及时通知材料部与财务部进行尾款结算； 3.11对客户的《投诉受理单》进行监督落实，及时跟踪处理结果，确保处理结果的真实性；3.12每月底将《工程月报表》、《客服月报表》、《月总结》、《季度计划》准时上交至部门经理；3.13完成公司领导交待的其它工作。4、关键绩效指标4.1各项数据上报的准确性和及时性；4.2分公司客户投诉率和满意度；4.3各种档案资料的保存完整性、准确性；4.4客户回访的完成情况；5、任职资格5.1学历：专科以上学历、一年以上客相关工作经验；5.2证书：5.3知识：了解家装基本知识，熟悉公司各项管理制度、工程制度、工程工艺；5.4能力：具有良好的分析能力、语言表达能力强、亲和力强、善于沟通和协调、执行力强；5.5素质：具有良好的判断能力和应变能力，工作细致、认真、负责、耐心；5.6性别：不限，女性优先；5.7年龄：23岁以上；5.8其他：有较强的服务意识。6、权责说明6.2权利6.1.1对客户投诉情况的处罚建议权；6.1.2有关客户服务的建议权；6.1.3突发事件处理的临时决定权；6.1.4对同一问题反复投诉的处罚决定权。 6.2责任6.2.1对批量客户投诉负责；6.2.2对各项数据报表的完整性、准确性、上报的及时性负责；6.2.3对客户档案的完整性、准确性负责；6.2.4对客户投诉处理的结果负责。7、工作关系7.1内部：协调分公司设计中心、财务、总经办7.2外部：协调客户、主材联盟商、特约消费商户等8、职业渠道8.1晋升：客服部经理、总经理助理、总监、副总经理、总经理8.2转岗：行政文秘、商务代表8.3降职：8.4辞退：