工程总包项目资料管理讲义

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1、EPC总承包项目文件控制讲义各位领导、新员工：大家好！今天能和大家一起学习和探讨关于项目文件控制的方法，感到非常荣幸。项目文件控制是一个新兴的岗位，是伴随近几年油田走向外部市场，承揽国内外工程建设项目需要而产生的。我公司于2002年成立项目秘书组（2007年更名为项目文控室），从开始的12人，现已发展到27人，分派在重大设计项目和总成包项目上担任项目文控员。经过8年的学习、探索和实践，总结和积累了一些项目文件控制的经验和方法，今天与大家共享，希望能对你们的工作做有所帮助。我从以下几个方面向大家分别介绍:2、内容提要3、概述

2、4、特大型总成包项目组织机构这是科威特项目的组织机构图，科威特项目是中国石油建设工程公司(CPECC)总承包的一项大型国际工程。整个项目包括3个子项目两个集油站一条原油传输管线，该项目的特点一是工期长，从设计到投产历时5年多；二是管理部门多，项目经理部设10个职能部门；三是分包商多，国内外设计、施工分包商有10多家；四是设备材料供货商多，有70多家；五是所有的项目文件严格履行审批程序，每份文件都要经过提交业主审查-返回-修改-再提交多次反复。这些特点决定了项目文件多样性和管理的复杂性。5、中小型总承包项目组织机构项目组织机

3、构的设立，视项目的实际情况而定，对于中小型的总承包项目，将部分职能部门合并在几个主要职能部门中，设计部、采购部、工程部（包含质量控制、HSE）、综合部（文控和行管）、控制部（包含合同）6、文件控制的目的工作场所使用文件的有效性控制是文件工作的重点，对施工单位来说，特别强调施工图的有效性，在施工中，图纸因设计遗漏或条件变更以及现场施工的实际情况发生变更，变更有两种方法，一是图纸升版，二是出设计变更单或通知单，施工单位的文控员要把握施工图有效版本的变化，及时记录和发布文件的状态变化，在发出新版文件的同时将旧版文件收回。7、文件

4、的控制范围和要求文件控制范围，我公司规定项目招投标阶段的文件由市场开发部负责归档，项目部从合同签订成立项目部开始到项目交工为止，以项目管理的范围划分界限。对文控工作的要求：及时是指对来文要及时处理，急件急办，项目文件不同于档案，时效性很强，尽量做到当日事情当日完成完成，不拖不欠；当日处理不完的，记在在记事本上，不能因为工作琐碎、繁杂而造成遗漏。文件登记专门讲解文件格式文控员要掌握项目文件的各类标准格式，凡使用非标准格式的文件要退回整改，同时要检查特别是表单的填写细节的要求，年月日、签字盖章、计量单位、字体字号、编号等；文件

5、安全有两层意义：一是保证文件物理安全不丢失不损坏，二是文件内容的安全，不泄密。文件的完整归档：从组织机构和管理程序上有了基本的保障，但文控员能否严格履行管理程序，这是文件完整归档的关键所在。要求每人文控员要有高度的责任心，不能失职。查找利用方便：做到文件分类明确，记录详实，便于计算机检索；常用文件扫描成电子文件，便于传送和检索。6、文件控制岗位职责信函的管理从收文到存档有10道手续：接收、编号、文字编辑、打印、交项目经理签发、发出、确认对方收到、登记、内部抄送，保存。图纸资料管理包括：出版、填写文件传送单、项目经理签字、发

6、出、确认签收、存档文件整理、录入文件状态表。（7项）9、工作依据文控工作，首先要了解合同对项目文件的要求，国际工程项目合同，对文件控制要求非常明确，制作文件使用的软件、文件的审批程序、提交文件的份数，竣工文件的编制、装订、份数等要求都有详细的描述，国内工程项目的合同，一般没有很详细的要求，通常在项目实施过程中发文。项目协调手册中，一般详细规定了来往信函的管理程序。项目文件控制程序，文控部根据项目的具体情况、合同要求编制的管理文件。所有项目文件的内部审核及提交业主批准都按该程序执行。各部门在管理中形成的文件、记录、表单，在程

7、序中都有规定，因此，文控员要熟悉各部门的管理程序，掌握各部门各个工作环节都形成那些文件，对这些文件进行跟踪管理，直到归档。工程项目文件的整理，不同的行业标准不同，按照项目指定的标准执行。项目文件控制和档案管理从理论上讲是一脉相承的。但也有差异，从文件本身的作用来说，档案是已经完成了使命的文件，文件本身不再发生变化，档案的作用只是参考和凭证。文件管理是静态管理；而项目文件是工程建设正在使用的文件，文件的内容、数量处于不断的变化之中，项目文件管理的特点是动态管理。管理包含的工作内容有：档案管理包括接收、整理、编目、组卷、提供利

8、用项目文件管理工作内容大于档案管理，包括文件接收、分发、提交、会签、登记、保管；有部分工作属于文秘工作范畴。项目文件是项目档案的前身，项目文件控制的工作质量和水平，直接影响项目档案的质量。所以要对项目文件实行前端控制。10、工作准备通信联络信息表主要包括：姓名、职务、固定电话、手机、邮箱，本单位人员还应