静宜大学总务处教育训练—大学校院之经营管理

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1、靜宜大學總務處教育訓練—大學校院之經營管理壹、各組內控及稽核工作內容（一）文書組內部控制：（97/8/26）一、電子收文作業作業程序—規劃控制重點—控制1.是否登錄教育部敦陽端系統。2.查核教育部敦陽端公文是否轉入學校的電子公文系統。3.是否分發相關承辦單位。1.確定與教育部敦陽端連線。2.各機關電子公文轉入學校電子公文內容一致。3.密件公文不能電子交換。二、電子發文作業作業程序—規劃控制重點—控制1.正確取號。2.確定稿轉函。3.選擇受文者機關之相對用印。4.檢視收文機關正確無誤。5.轉成電子交換格式di檔。1.維護機關地址正確性。2.追蹤與檢驗是否傳送無誤。三、紙本

2、收文作業作業程序—規劃控制重點—控制1.紙本公文是否掃瞄上傳。2.書籍、光碟或不可掃瞄之文件是否詳細登錄紙本附件內容。3.列印總收文送件清單。1.掃瞄內容無誤。2.送件清單確實傳送承辦單位簽收。四、紙本發文作業作業程序—規劃控制重點—控制1.受文者機關地址是否完備。2.相關附件內容與件數是否正確。3.正確封裝。4.依公文速別正確選擇郵寄方式。1.黏貼足夠郵票。2.取回郵寄收執聯。3.確實登錄郵資管理系統以便追蹤。五、密件收件作業作業程序—規劃控制重點—控制1.寄件機關並未以密件寄出，承辦人判定為密件，加封加密，檢附拆封處理說明。2.密件送秘書室辦理。3.解密作業由秘書室

3、處理。1.密件公文應確實送達秘書室辦理。2.確實檢附拆封處理說明。六、用印管理作業作業程序—規劃控制重點—控制231.檢核用印流程是否點用印，非點選文件送會文書組。2.用印申請與實體附件內容是否一致。3.註冊組每日多件學生相關證書影本申請以補登方式處理。1.用印件數把關。2.保管校印、小官章、校長私章、校長簽名章、校長英文簽名章、鋼印、騎縫章。七、合約管理作業作業程序—規劃控制重點—控制1.合約用印申請是否有到電子公文系統申請。2.合約用印是否列印實體附件表單與合約書。3.合約書是否隨電子公文流程傳遞。4.合約內容是否依相關主管修改相關內容。5.合約印用是否經權責主管核

4、決，並正確用印與歸檔。1.核決公文內容（含資訊簽章）與合約內容相符。2.確實歸檔與保管合約書。八、郵資管理作業作業程序—規劃控制重點—控制1.是否登錄正確郵資。2.郵寄物品與收執聯要一致。1.正確登錄郵寄之郵資與地址。2.正確登錄郵寄公文號與收執聯。九、電子收文作業作業程序—規劃控制重點—控制1.校外郵寄物件性質等相關資訊登錄正確。2.正確投遞信件於校內信箱。3.催領郵件要確實。1.掛號、包裹簽收領件無誤。2.投遞正確單位信箱。十、採購工程標單收發作業作業程序—規劃控制重點—控制1.是否登錄廠商投遞收件時間。2.是否掣發廠商收執聯。3.是否將標單與存差聯送採購組承辦人。

5、1.正確記載標單送件時間。2.留意開標時間。十一、學生郵件作業作業程序—規劃控制重點—控制1.普通信是否投遞各系學生宿舍信箱、各系信箱、社團信箱。2.掛號、包裹是否確實登錄郵件管理系統。3.是否電郵通知。1.驗證郵件管理系統簽領無誤。2.隔日啟動催領通知。23十二、逾期郵件處理作業作業程序—規劃控制重點—控制1.是否確實催領（e-mail、手機簡訊、電話聯繫、各系助理協助）2.確定郵件是否屬於學校教職員工生，若不是則退回郵局，並確實填具退回「郵件簽收單」。1.確實催領郵件。2.查無收件者辦理郵件退回。（二）營繕組內部控制：（97/8/28）一、一般修繕作業規劃控制稽核1

6、.承辦人是否確實掌握修繕單。2.承辦人是否按修繕流程辦理。3.承辦人是否確實執行修繕進度。4.是否確實執行修繕業務之承核流程。5.是否掌握承攬商素質及修繕成本。6.是否確實執行維修後之驗收作業。1.確實登錄收件紀錄。2.確定承辦人依修繕流程辦理。3.與承辦人加強溝通並申請單位保持聯繫。4.強化修繕單正確填寫維修報告並經權責單位核決。5.確實要求承攬商施工品質及多方詢價後取得維修成本正確。6.確實與申請單位會同查驗，以符合申請之需求。各項修繕單建檔，提供會計室或學校稽核單位或人員查核。二、營繕工程作業規劃控制稽核1.承辦人是否確實掌握工程規劃及設計。2.承辦人是否確實掌握

7、工程材料。3.承辦人是否確實掌握工程狀況、進度及品質。4.是否確實執行工程完工後之驗收作業。1.確實與申請單位協商，以提供符合需求之規劃文件。2.強化工程材料審查並提供充份資訊於申請單位再經權責主管核決。3.確實要求承攬商符合並遵守各項施工規範及法規，達到優質之工程品質。1.各項工程文件建檔，提供會計室或學校稽核單位或人員查核。2.營繕組及環安組針對承攬商之施工環境及工法進行不定時查核。23（三）環安組內部控制：（97/8/31）一、消防管理作業規劃控制稽核1.維護保養廠商每月逐棟巡檢，確實填寫「月巡檢報告」、「授信主機檢查紀錄表」，詢問