电子文件管理规定

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1、武汉凯迪控股投资有限公司WuhanKaidiHoldingInvestmentCo.,Ltd电子文件管理规定编号：KDKG/PG-104版本：A/02009年月日发布2009年月日试行武汉凯迪控股投资有限公司发布文件批准页批准：审核：部门负责人：文件编写：目录1目的42范围43定义44职责45程序45.1电子文件的归档类型45.2归档电子文件的检验与移交：65.3归档电子文件的整理65.4归档电子文件的存储、保管和利用76相关文件77记录7档案管理程序版次：A/0页次：11/141目的为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序

2、，特制定本规定。2范围本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）的电子文件运行、管理和归档工作。3定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。4职责信息中心档案管理部：a)负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备；b)负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。c)负责购买、使用、维护

3、电子文件保存利用的器具和设施。5程序5.1电子文件的归档类型5.1.1实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《科技档案归档管理规定》（KDKG/PK-101）和《综合档案归档管理规定》（KDKG/PK-102）的基本归档范围和保管期限执行。5.1.2各归档单位对电子文件采用可卸载式归档方式，同纸质档案一并移交。5.1.3电子文件基本数据类型定义及其代码分别为：文本文件（Text，代码为T）指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。文本文件中除了存储文件有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息）外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信

4、息。本文件为武汉凯迪控股投资有限公司所有未经许可不得影印档案管理程序版次：A/0页次：11/14图形文件（Graphic，代码为G）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。图像文件（Image，代码为I）指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。视频文件（Video，代码为V）指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。音频文件（Audio，代

5、码为A）指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11kHZ（电话质量）、22KHz（FM调频收音机质量）和44kHz（CD质量）三种。数据库文件（Database，代码为D）指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据对象。计算机程序文件（Program，代码为P）指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输人计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。“源程序”能表明版权的归属，对于计算机软件的开发

6、者来说具有重要的保存价值。多媒体文件（Multimedia，代码为M）包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。文本文件推荐采用XML格式，现阶段可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；图像文件推荐采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件推荐采用MPEG或AVI格式；音频文件推荐采用MP3或WAV格式。数据库文件应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。通用格式的电子文件，各单位应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同

7、时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。5.1.4　归档的电子文件中应包括“电子文件元数据表”（KDKG/PG104—01），电子文件机读目录，相关软件及其他说明等，并且要附上“归档电子文件登记表”（KDKG/PG104—02）。5.1.5　保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。本文件为武汉凯迪控股投资有限公司所有未经许可不得影印档案管理程序版次：A/0页次：11/145.1.