电子文件的管理规定.doc

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1、作业指导文件文件名称：电子文件的管理规定拟制:日期：审核:日期：批准:日期：签发：日期：版本号：1.0受控状态：1.目的确定公司电子文件的管理过程，保证公司在软件提供、应用、数据保存、利用、销毁和保障运行等方面的正常开展。2.范围适用于与公司的软件引进和开发、软件应用、数据保存、硬件保障等环节有关的部门和个人。目前公司正在运行使用的系统有：ERP、CRM、PDM、KM、电子邮件、内外部网站。3.定义电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、光盘等载体，依赖计算机等数字设备实现阅读、提取、迁移等管理行为的文件。4.工作描述4.1

2、软件的引进、开发和运行保障4.1.1信息科负责组织和实施软件的引进和开发工作。4.1.2信息科负责把软件正版（包括购买和自己开发）、升级版本、操作平台、支持软件等安装完成后的一个星期之内向综合管理室归档。4.1.3信息科应配备人员和设施确保公司各个系统的运行，数据库机房应指定专人管理；4.2软件的应用和备份4.2.1信息科负责对引进和开发软件使用的培训工作，保证培训效果。4.2.2信息科负责将软件系统内信息流动的配置，确保公司的信息的正常流动和公司信息的保密。4.2.3各部门的工作人员必须熟练掌握公司提供的软件系统，对工作中形成的信息—电子

3、文件应按照要求储存到指定位置，并根据权限进行利用。4.2.4信息科形成必须使用、推荐使用和禁止使用3个类别的软件明细，各部门工作人员依照此明细安装软件，不得安装与工作无关的软件，以避免影响工作系统的正常运行；信息科负责此项工作的检查。4.2.5信息科提供措施保证各部门的正常利用工作，并对信息利用工作进行抽查，如果发现泄密情节，要进行制止，同时上报综合管理室。4.3系统信息的管理4.3.1ERP系统由信息科进行设置，生产科数据维护人员负责数据的日常维护，各部门按照系统设定录入和读取工作信息。4.3.2CRM系统由信息科进行设置，四车间负责日常

4、数据录入，维护由销售部负责。4.3.3PDM系统由信息科进行设置，制造部技术科负责数据的录入和维护。4.3.4KM系统由信息科进行设置，由综合管理室负责文件工作流的办理和日常维护。4.3.5电子邮件由信息科负责设置和日常维护。4.3.8内外部网站由信息科负责编辑和维护。4.3.9以上系统的具体操作人员必须经过系统授权，才能进行操作；被授权人必须确保密码和权限的保密和稳定，不得泄露；系统管理员必须及时更新被授权人的名单和密码，根据系统的重要性，要求密码在1-6个月的时间内必须更换。4.3.10以上系统（PDM除外）的数据一经录入不允许更改，如

5、果确因错误输入导致信息不准确的，必须由录入人员或经授权的操作人员提出申请，经数据管理部门主管领导批准后，报信息科备案，由指定人员进行修订，同时修订信息科和综合部已经备份的数据；擅自修改数据的，一经发现就调离现岗位，同时给以行政和经济处罚。4.3.11PDM系统的数据的修改必须在履行技术文件要求的批准手续后，由设计者本人或者经授权的人员进行修改。4.3.12以上2条规定的进行修改的有关审批文件，必须在综合部备份；修改数据而没有审批文件的，有审批文件而不到综合部备份的，对部门主管领导进行处罚。4.3.13信息科对以上3条和5.2.4条规定内容进

6、行监督并每周抽查2项次，发现问题立即上报主管副总。4.3.14以上系统的录入和维护人员实行资格准入制度，即培训合格才允许上岗、工作以后在信息科登记备案、离开本岗要注销资格。4.3.15信息科应将以上备案的动态信息综合管理室上报一套，以备监督使用。4.4　　管理体系电子版文件的管理4.4.1　文件被批准后，由综合部进行保管。4.4.2　综合管理室确认经批准文件的版本后，在内部网或KM系统上发布。4.4.3公司电子版文件由综合管理室保存，包括历次版本和最新版本。4.4.4管理体系电子版文件的实施日期即为发布日期。4.5电子文件的鉴定和销毁4.5

7、.1综合管理室组织人员对达到保管期限的电子档案鉴定，内容包括鉴定文件是否到期、检测在指定的平台上能否正确读出、检查储存载体是否符合归档要求。4.5.2经鉴定已经没有保存价值的电子档案，按照规定审批后销毁；在销毁时，对储存过机密信息的载体进行销毁，在网络中传输的信息也要清除，现场要有信息科人员监督。5.附加信息5.1ERP、CRM、PDM、KM、电子邮件、内外部网站等的管理分别形成操作手册，作为本文件附件来指导员工应用软件：ERP操作手册见《ERP管理手册》；附件1、PDM见<<朝柴PDM系统使用规范>>；<<朝柴PDM系统文档管理业务规范>

8、>附件2：电子邮件系统操作手册；附件3：内部网站操作手册；附件4：外部网站操作手册；附件5：管理系统操作手册；附件6：机械设计通用技术支持系统操作手册；附件7：网上提图系统操作手