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1、文件管理规定文件编号ADS-QB0201页次5/5制作部门品质管理课修订号00文件编号ADS-QB0201文件管理规定爱安德电子(深圳)有限公司第5版制(修)定日：2011年6月9日承认承认审查作成文件管理规定文件编号ADS-QB0201页次5/5制作部门品质管理课修订号001.目的 本程序旨在建立本公司相关文件的管制作业,使均能达到有效的管制,并确保文件之一致性,可溯性及适切性,特制定此办法.２.范围此文件适用于本公司质量管理体系、环境管理体系等文件及外来文件.3.定义3.1一级文件：质量手册符合ISO国际标准及日本福利劳动省令第１６９号（ＱＭＳ省令）的各要求事项之文件是QMS体
2、系的最高纲领文件。3.2二级文件：程序文件3.2.1管理标准文件和过程管理规定文件,是质量手册的补充文件,将过程合理化的运用及有效控制管理明确规定，其中包括相关的法律法规.3.2.2日本福利劳动省令第１６９号（ＱＭＳ省令）中规定、产品标准书是２级文件。3.3三级文件：作业标准、操作规范、检验规范、工程图、图纸与资料等凡在制程上必须使用之标准文件均属之。3.4四级文件：是对质量管理体系活动及其结果提供证据的一种文件，例:设计记录;检查记录;测试记录;培训记录.等相关文件3.5外来文件:指包含客户提供或外购的文件,如规范,图纸,磁盘,规格,行业标准,国家标准,国际标准,法律法规。3.6
3、参考文件:由需求者向文控中心申请后再加盖“参考文件”章。3.6.1分发至客户/供货商/外包商之文件;3.6.2厂内各单位不在文件分发范围内但需要参考用的正式文件;3.7临时文件:凡未正式发行的文件都属临时文件。4.职责4.1文控中心4.1.1本文件由文控中心制订修改并实施教育训练；4.1.2受控文件之集中管理；4.1.3负责公司受控文件的发放回收销毁及原稿的保存；4.1.4文件发行前最后的审查(格式/字符)。4.2文件使用单位4.2.1各部门应保持最新版本之文件；4.2.2各部门文件的管理作业,应依照本作业程序执行,其日常监督由各单位主管或其指定代表负责；4.2.3技术部负责外来文
4、件（总公司移转的技术文件）的确认、转换及保存；4.2.4品质管理课负责外来文件（法律法规/标准/客户资料）的确认，编号并保存。4.3以下各类文件的制（修）定,审核,，承认,各单位依下表规划之权责区分文件等级制定/修订审核承认管理一级文件质量管理代表品质管理推进责任者（环境管理责任者）管理者代表经营者文控中心二级文件担当部门部长品质管理推进责任者（环境管理责任者）管理者代表文控中心三级文件担当部门主管部长文控中心图纸担当部门主任主管文控中心四级文件担当部门组长以上主管文控中心4.3.12007年3月末之前制（修）定的三阶文件以二阶文件的格式承认的有效文件也属于受控文件；文件管理规定文
5、件编号ADS-QB0201页次5/5制作部门品质管理课修订号004.3.2环境管理体系文件需经环境管理责任者确认后方可生效。（本公司环境管理责任者和品质管理推进责任者可兼职；4.3.3为更好地完成公司各项任务,任何会议都应保持相应的会议记录，并有相关人员或主管级以上人员确认会议内容后，会议记录由主持单位归档保存。并将电子文档或书面文本配布到所有相关部门及人员。5.程序内容5.1文件格式文件的编写要按照统一的格式来进行。（由品质管理课提供格式）；5.2文件编号详见文件编号原则管理规范（ADS-QW0201-01）5.3文件收件5.3.1文控中心接收需受控的文件并对其格式签核做初步审查
6、,不完整退回;质量手册/管理规定/工作标准/表单样式之制订单位还须提供完整电子档E-mail给文控中心,由文控中心统一集中管理；5.3.2文控中心对所收到需受控的文件审查合格后,将文件原稿的编号在《文件发行记录台帐》上登录。5.4文件分发5.4.1文控中心对文件原稿进行复印,在复印件上加盖受控印章，按照《配布联络书》及《文件发行记录台帐》进行配布.对各部门的一、二、三阶文件/规范）要注明分发代号（分发代号诠释如下）；分发代号**表示序列号，从01开始表示。在无遗失更换分发号的情况下，后两位数均予省略。**表示部门代号。《详见文件编号原则管理规范》附表A5.4.2文控专员把文件分发给
7、有关部门,并要求文件领用人在《受控文件/品质记录签发表》上签收；5.4.3经文控中心分发的受控文件不可以随意复印。5.5文件变更5.5.1受控文件需变更，由申请部门自行填写《文件变更申请单》并经审批；5.5.2将确认好的申请单连同修改好的电子档交给文控中心；5.5.3文件变更批准后,由申请部门自行实施变更,文控专员按《受控文件/品质记录签收表》的名单发放变更后的文件,同时回收旧版文件；5.5.4外部法律法规及标准变更时,应及时更新相应文件.5.5.5因时间紧急允许在文
