某电器厂安规认证 验厂程序文件 001文件与资料控制程序

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1、*****电器有限公司程序文件编号：COP-001版次：B日期：2005年9月1日标题:文件与资料控制程序文件修改情况记录版次修改内容编写/修改人审批人日期A初版A11、3.2负责文件的接收、保管、发放、收回等工作修改为文件的接收、保管、发放、收回、作废等工作；2、5.4.1内容修改；3、5.6.1内容增加：“如有必要时，需使用部门可向文控室申请保存一份”；4、5.7.4内容删除：“及保存期”。A11、5.6.3中删除“各部门可在EIP系统查询”。2、5.7.1中删除“各部门可在EIP系统查询”。3、5.7.3中删除“并公布在网络系统上”A11

2、、附件8.2：文件中英文对照表增加“标准工时StandardMan-hourSM”。2、附件8.3：文件制订、审批权限一览表增加“标准工时”一栏；塑胶零件图及五金零件图审批人由主任级修改为部门经理。A2B1、5．7．3应由编制部门填写《作废文件通知单》改为：应由编制部门填写《文件更改通知单》2、与最新版本分开保存，改为：并与最新版本分开保存(保存期限为五年，五年后整理销毁)，体系升级进行版本更换；程序文件编号：COP-001FormNo.04-010-A第8页，共8页*****电器有限公司版次：B日期：2005年9月1日标题:文件与资料控制程序

3、1.目的:保证与质量体系有关的文件均经过审核和批准及迅速正确地流通，且能确保各部门都能及时得到相关文件的有效版本，防止过期文件的使用。2.适用范围:公司各部门之间所有与质量体系有关的文件和客户提供的资料（不包括与人事、财务、商业有关的秘密文件）。3.职责:3.1本程序由品保部制订，并保证持续有效地执行。3.2文控中心：负责文件的接收、保管、发放、收回、作废等工作，未经审核和批准的文件，原则上不受理。4.定义:无5.程序:5.1文件的编制、审核和批准按附件《文件制订、审批权限一览表》执行。5.2受控文件的发放5.2.1各部门编制并已批准的须受控的

4、文件均交由文控中心负责统一发放。5.2.2文控中心文控人员在接收各部门交来须受控分发的文件后，必须核对此文件的编号、版本号及审批权限等是否有误，核对无误后登记于《受控文件目录表》上，并盖上红色“受控正本”印章和当天日期。5.2.3根据《受控文件发放一览表》的要求复印份数，并加盖蓝色“受控副本”印章及填写发放编号。5.2.4按《受控文件发放一览表》名单填写《受控文件发放/回收表》并将受控文件分发至各有关部门。接收文件部门的文员须在《受控文件发放/回收表》上签收，并同时交回旧版本文件给发放人员（如有）。5.2.5如有需要发放给本公司以外的外部机构或

5、人员作为宣传和展示用途的受控文件，需由品保部负责人批准方可发放，并在封面上加盖蓝色的“UNCONTROLLEDCOPY”印章。程序文件编号：COP-001FormNo.04-010-A第8页，共8页*****电器有限公司版次：B日期：2005年9月1日标题:文件与资料控制程序5.3受控文件的使用5.3.1各部门须确保在使用处获得有效版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时组织培训。5.3.2受控文件应保持清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行涂改。5.3.3各部门使用的受控文件必须是文控中心发放的盖有蓝色“受控副本”印章的文件，不得从其它渠道复印

6、使用。5.4受控文件的修改5.4.1文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范围较大的文件应在发布前，由原制定部门填写《文件更改通知书》，并征集相关部门的会签意见，必要时组织有关人员进行讨论和和评审，确保文件内容的适宜性。5.4.2受控文件不允许在文件上直接涂改，应采取换页或换版的方式进行。a、对于小范围的修改（如：几行或某页等）不便于重新印制所有的文件时，应采用换页的方式。修改完成后，应在文件修改记录栏内注明修改内容、修改人、审批及修改日期等相关内容，同时在被修改页版次号栏内加注更换序号（如：D2表示该页D版的第2次修改）。b、当修改内容较多时，

7、应采取换版的方式，完成后注明修订版次、修改人、审批人等相关内容。5.4.3受控文件修改完成后，应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批。5.4.4修改后的受控文件，必要时须注明修改事项。5.5受控文件的编号识别5.5.1所有受控文件必须清楚标明文件编号，版本号及生效日期。5.5.2《质量手册》的文件编号为“QM”，《程序文件》的编号为“COP-XXX”，“XXX”为流水编号，由品保部统一规定每份程序文件的流水编号。5.5.3除《质量手册》及《程序文件》外，其它所有受控文件的编号均按下列编号方式进行：X1X2—X3X4X5---X6X

8、7X8流水帐号文件名称简写各中心/分公司编号（+部门编号）使用代号含义：X1X2——各中心/分公司编号（+部门编号）FormNo.04-010-A第8