中油国际用户操作手册 中油国际用户操作手册－费用报销程序

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1、中油国际用户操作手册中油国际用户操作手册－费用报销程序中油国际实施项目交付文档最终用户操作手册模组：HR模块：PY组织单位：文档编号：文档日期：年月作者：文档状态：中国电信MSS系统实施项目交付文档最终用户培训手册模组：模块：组织单位：文档编号：文档日期：作者：文档状态：中油国际用户操作手册费用报销中油国际系统实施项目2006年3月文档管理文档信息文档名称中油国际用户操作手册－工资核算最初作者当前修改作者版本信息版本日期作者修改注释V1.02006-03-28侯佳奇批准姓名职务姓名:__________________日期:___________姓名:____________

2、____日期:___________目录流程说明费用报销流程实现的功能，是把用EXCEL表填好的费用报销单导入系统，由系统自动来生成所需的报销凭证。这个流程需要注意的有以下几点：1）在目前的全套费用报销单据中（一共六张），只有“费用报销审批单”是通过程序自动生成凭证的，其他的单据，比如借款，仍然需要财务人员手工录入凭证；2）要实现程序的自动导入，绝对不能更改费用报销审批单的格式，包括增删表格的行或列，或更改模板中的格式。表头的日期已设成文本格式，务必保留此格式不得变更，另外月份如果是个位数的一定要补零，比如2006年2月5日一定要输成2006－02－5，否则凭证无法生成。3）

3、另外，各公司需要经常手工维护报销单里面的部门信息和人员订单信息，具体维护办法可参考下面的参数修改办法，目前在总部单据中，已经通过vlookup将员工编号和内部订单关联起来了，避免员工自己录入内部订单时出错（但是这样会使表格录入时变慢）；4）系统自动生成多少张凭证是根据报销单里面币种的多少来判断的，即所有有相同币种的行项目会生成一张凭证；5）系统只自动计入费用的借方科目，贷方科目一律是贷：报销人的员工编号（统驭科目是备用金），注意不是费用承担人的员工编号；后续报销给员工支付现金或冲消借款时，仍然需要财务人员手工录入凭证；6）费用报销程序只能报销管理费用的报销，所有的直接营业费用

4、（包括许可证等单证费）不能通过管理费用报销程序来自动报销，而是要走营业费用的报销程序（请参考营业费用的报销流程手册）；7）表格右上角M1单元格是重复校验单元格。我们在导入EXCEL表格后，可以在此表格输入”A”，然后保存退出。这样下次如果你再导入这张表，SAP发现这个单元格里面已经标记“A”了，就会禁止你生成凭证，从而避免重复过帐的问题。当然，如果你有把握能够区分哪些excel表格已经导入，哪些没导入，也可以没有这一步。8）管理费用报销有些科目包含增值税，比如，运输费－车辆汽油费，报销表格是不能支持的，遇到此类费用，需要财务人员手工录入凭证。附：总部格式：参数修改办法：报销流

5、程1、先将员工填好的报销单存在计算机的某个固定目录，比如，我们存在桌面。在事务代码处输入：ZFI05在源文件路径处选中刚才保存的文件，测试运行处打勾，然后点击执行，我们先测试运行一下。系统会显示模拟出来的这几张费用报销凭证，这时财务可以检查一下excel表导入的凭证是否有误检查无误后，退回，把测试运行的勾去掉，点击执行。系统会提示出生成的凭证编号，凭证状态提示“成功”，表示凭证已经过帐，科目余额已经发生变化。如果excel表中有应该填的而未填的项目，系统会将出错的原因写在“LOG信息”处-1/6-PAGE3_1209884847.xls报销单据汇总表……装…………………订……

6、…………………线………………中国联合石油有限责任公司公司代码：2001费用报销审批单2006-02-28报销人姓名陈晨报销人员工编号E00018报销事由摘要费用承担人费用承担部门员工编号内部订单费用科目币别金额部门编号科目编号币别编号胡可愉财务计划部E000522001E0000052运输费－市内交通费人民币300附单据张2001045500005020CNYICTS郑兴扬成品油部E001172001E0000117办公费－信息费美元10002001225500007050USD欧洲六国李梅法律事务部E000402001E0000040差旅费欧元500200106550001

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