文书、档案管理方式

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1、文书、档案管理方式目录：　　**收文处理程序　　**发文处理程序　　**文书的立卷归档　　**档案的收集整理　　**档案的保管与利用　　　秘书的职责之一是遵照企业规定，做好公司收进、发出的一切以文字为表达工具的有关商务材料，并明确每一种资料的确切存储位置和应被保存期限。这就是企业文书、档案工作，包括收、发处理，文书的立卷归档，及档案收集管理与利用等。　　A收文处理程序　　收文是指收进外来发送本企业的文件。凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。有正式文件、电报、信函、内部刊物、资料以及其他文字材料等。当然，这些文字材

2、料都是属于商务文书性质。至于公开发行的刊物、资料、图书、杂志等，就不必作为收文处理了。　　处理收文总的任务是：组织文件按程序运转，达到查阅处理目的。　　具体内容包括：签收、拆封、登记、分文、传阅、请办、批示、办理、督察、备注、归档。　　处理收文的程序要按照上述任务要求，合理地安排处理步骤和环节。　　收文处理程序图　　签收督察　　！！　　拆封——分文——请办——批示——办理——备注——归档　　！！　　登记传阅　　　　1）文件的签收　　签收是收到文件后在登记簿上签字，表示收到。收文工作虽然简单易行，但必须做到认真细致。　　对从公司外部收进的文件

3、需要签收，文件在公司内部运转，同样需要签收登记，以便于秘书掌握情况，明确各自责任。　　做好签收工作应注意以下几点：　　*首先要弄清是否写明给本公司或自己职权范围内的。在确认送达无误后方可签收。如来函被错送，应原封退回。　　*文件如果是逐件登记的，应在启封后详细清点、核对收来函件。清点、核对无误后，方可在登记簿上签字。　　*签字一定要清晰、易识，姓名俱全，并注明收到时间。一般平件签收时间只注明年、月、日，急件则要注明年、月、日、时、分，以防责任不清，出错误事。　　*如发现原件有拆封、破损等现象或者文件数与对方登记不符时，应立即查明原因，及时处

4、理。　　2）文件的拆封　　拆封是秘书人员特有的职责。凡收进的文件封皮只写收文企业总名称的，秘书可根据授权拆封；如果来件是写明送公司某部门的，秘书在登记后则应将来件原封转送收件部门拆封。如果来件是写明给公司上司的，秘书在签收登记后，则应原封转送上司本人。　　拆封工作要注意以下几点：　　*要小心启封，剪口时要注意避免损坏袋内文件。　　*启封后的文件袋要认真检查，取净文件，防止遗漏。　　*来件如有附件，要按附件目录认真核对，如不相符或漏装，要及时向来件企业查询。　　*如果来件日期不清，应根据邮戳注明收件时间，并保留其封皮备查。　　3）文件的登记　

5、　收文经过签收、拆封之后，需要进行逐件登记。对收文进行登记，一是便于管理和保护文件，防止丢失和积压；二是便于检索文件及检查文件的运行与督察情况；三是便于统计文件的数量、运转周期和进行督察工作；四是可以作为核对与交接文件的凭据。　　通常收文登记应包括以下几项主要内容：　　*收文日期　　*收文编号　　*来文企业　　*文件密级、缓急程度　　*文件标题或内容摘要　　*份数、附件　　*处理情况特别提醒：　　*收文登记的应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文就登，不仅耗费大量的时间和精力，还会影响到正常的工

6、作。　　*同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则说不明问题，起不到登记应有的作用。1）登记方式　　*簿式登记。即采用事先装订成册，并且一页纸可以登记数个文件的登记。　　*按时间先后顺序依次编号登记。这种方式易于查找，便于保存，好处很多。　　收文登记簿式样：　　日期：空格编号：空格　　来文企业：　　缓急：空格份数：空格　　处理情况：　　备注：　　　　*卡片式登记。卡片式登记是使用单张卡片进行

7、登记。一般情况下，每张卡片登记一份文件，必要时也可登记一组文件。这种登记方式的项目较为详细，便于对文件进行灵活的分类排队，方便使用，事后也还可根据需要集中装订。其缺点是不易查找，不便管理，稍有不慎，容易丢失或抽乱。　　卡片式登记式样：　　来文企业：　　缓急：空格份数：空格　　文件名称：　　处理情况：　　备注：　　　　*联单式登记。是用装订成册的三联单，采取一次复写的方式进行登记。登记部门和负责部门可分别留存一份联单，文件本身附一份联单。这种方式可以减少重复登记，提高处理效率。　　联单式登记式样：　　来文部门：空格收文编号：空格　　文件标题：

8、　　分送情况：空格负责人：空格　　处理情况：空格备注：空格　　　　特别提醒：**对秘书来说，无论采取哪一种登记方式，都应力求达到及时、准确、手续简便，易于查找和利于统计文件等要求