现代秘书学教程 范立荣主编 复习资料

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1、现代秘书学教程范立荣主编复习资料一、秘书与秘书工作秘书的概念：狭义：从事办公室程序性工作，辅助上司处理政务及日常事务，并为决策与实施提供服务的人员。秘书是直接辅助领导（雇主），直接为领导（雇主）服务的人员。广义：可以泛指中枢辅助部门，即办公厅（室）的工作人员。秘书机构的地位：中枢辅助；综合办事；外联窗口；“不管部”。概而言之：枢纽。秘书机构的基本职能：辅助领导，办理事务。★★秘书工作的内容：文字工作、文书、信息、协调、督查、信访、议案提案、机要、会议、接待、随从、值班、印信、通讯、其他★★秘书工作的一般特征：1.机要性与群众性相统一2.综合性与专业性相统一3.事

2、务性与思想性相统一4.被动性与主动性相统一5.经常性与突击性相统一秘书工作的本质特征：综合辅助性见p17-201、贴近领导核心，辅助领导工作（贴近领导，向心运转，与领导工作同步）2、不在领导之职，参谋领导之政。(由工作性质和任务决定，辅助作用)3、没有领导权力，隐含领导权力。（为制定和实施决策服务，辅助管理）4、贯彻领导意图，反映群众利益。（辩证统一，协调领导意图和群众利益）秘书工作的基本规律：实质上就是秘书工作基本矛盾运动的规律。秘书工作的过程就是秘书工作者不断适应领导者辅助需求的过程。秘书与领导的关系：服务:坚持“三服务”的指导思想为（本级领导服务，为各部门

3、服务，为人民群众（员工与客户)服务。其中，为本级领导服务是重点。）服从：要忠实执行领导意见，落实领导意图；不要自以为是、自作主张，要摆正和领导的关系；对于违规问题，要区别对待。领会：1.要善于与领导交流，善于倾听询问，充分领会、把握和准确理解领导意图。2.要善于条理清晰、明确易懂地表达领导意见，并将其转化为切实可行的工作方案。3.要善于做补台的工作，拾遗补缺的工作。适应：不断提升辅助与服务水平，动态适应领导需求，是秘书工作（办公室工作）运行的基本规律。二、秘书工作的起源与发展了解三、新时期秘书必备的素质职业道德：任劳任怨、忠于职守、严谨务实、公道正派、谦虚好学、

4、开拓创新秘书的知识与技能结构：视野开阔，基础厚实；能力全面，特长突出；熟练掌握现代信息技术，具备良好的语言文字表达能力，敏于思考，勤于办事（含驾驶能）。总之是要终身学习。秘书礼仪修养与形象：宽容的原则、敬人、自律、遵守、适度、真诚、从俗、平等交际原则：白金法则：以对方为中心三A法则：1.Accept接受2.Appreciate欣赏3.Admire赞美一、秘书工作指导思想坚持“三服务”的指导思想：为本级领导服务，为各部门服务，为人民群众（员工与客户)服务。其中，为本级领导服务是重点。）办公室主任的主要职责：辅助决策处理事务协调管理工作把关★★★决策和辅助决策：决策

5、是针对重大事项选择预案，做出决定的过程。办公室和秘书人员的职责是辅佐、协助、服务于决策，即辅助决策。决策准备阶段1.搜集信息，提供依据。搜集信息包括了解意见，汇总情况。提供依据包括理论、政策（法规）、调查（现实状况）、借鉴。2.发现问题，提出目标建议。问题包括重点（关键）、难点（争议、棘手）热点（关心的）。目标要明确具体、落实责任、尽可能量化。预案设计阶段1.组织协调（参与各部门）：提供信息、沟通情况、督促进度。2.独立承担：注意预案的目的性（围绕目标）、独立性（有差异）、整体性（提高系统、整体功能）、可行性。3.综合汇总（先协调，再综合）。方案优选阶段1、集中

6、并处理方案：主要作文字上、技术上的处理，要特别注意方案可读性、可操作性把关。2.协助组织方案评估：注意意见的多主体、多侧面、多角度。可以通过专家库、咨询机构、有关单位和部门。3.为决策会议服务：一是条件性事务性保障工作，二是记录和答问。决策实施阶段1.协作领导做好实施准备：包括拟写决策文件、实施细则和规章规范，做组织和物资准备。2.实施过程的参与（传达、贯彻）、督查和反馈3.决策总结，包括对决策本身和办公室辅助工作的总结。二、接待工作接待工作的意义1.展示形象的重要窗口2.牵线搭桥的主要形式3.获取信息的有效渠道。接待工的的原则：1.诚恳热情2.讲究礼仪3.细致

7、周到4.俭省节约，按章办事5.保守秘密6.对口接待，分工负责。秘书接待工作礼仪：A.交往与座次礼仪1.名片礼仪：三不：不涂改、不私密、不多衔。三个三：①单位（全称、部门、标识）②称谓（姓名、职务、职称学位）③联络方式（地址、邮码、电话或电子邮箱）。讲究索要方法递送讲究顺序、面向对方、双手（或右手）递上、稍加提示。接受起身、感谢回敬、要看要读、存放到位。2.握手礼仪：尊者、长者、女士优先，主动迎接与被动留客，与多人握手由尊而卑、由近及远、顺时针，注意手位、力度、时间、寒暄。四忌：忌心不在焉、左手相握、戴着手套、交叉握手。3.座次礼仪：面门、居中、以右、前排、以远、

8、以上为上。注意惯例、内外