公关接待管理制度

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1、公关接待管理制度第一章总则第一条为了树立公司良好的外部形象，促进公共关系，扩大宣传效果，兼顾公司机密与成本，特制订本制度。第二章具体内容第二条来访种类：（一）按是否约定时间分为：1．预约来访：先以公文、传真或电话预先约定了来访的时间、来访人员、来访的目的等；2．临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。（二）按来访的层次级别分为：1．特级来访：指国家、省、部级领导的来访；2．一级来访：指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访；3．二级来访：指处级、区级领导的来访；4．三级来访：指科级及以下的领导的来访；5．四级来访：一般客户、业务人员等来公司参观者。

2、（三）按境内外客人分为：1．外宾2．内宾第三条接待原则：（一）凡是到公司来访者都是客人，我们必须热情接待，给客人以宾至如归的感觉；（二）所有的客人都必须及时提供茶水，并每隔十分钟添加一次；（三）不得以任何理由拒绝善意的来访者，若因人数太多不便一次接待的，在条件允许的情况下，应通过分批形式接待；（四）对于临时来访的客人，经认真核对身份无误后，给予热情安排；（五）坚决拒绝恶意竞争的同行或间谍以来访为名窃取公司的机密；（六）因工作需要安排客人用餐、住宿的，必须提前一天通知企管办；临时来访的客人，需要就餐的，应在下班前及时通知办公室。否则，办公室有权不予发放酒水和安

3、排就餐。。（七）因工作需要安排客人在酒店用餐的，到经企管办洽谈可自备酒水的酒店用餐的，由负责接待人员在企管办领取酒水；否则由责任人承担超出部分费用；（八）凡是用餐时领用香烟的，公司一律不给报销，若确有必要，须提前在企管办领用；（九）入住酒店的客人，公司只负责其住房费用、早餐费；其间发生的洗衣费、小酒巴费用、有价电视费等其他费用，原则上公司不予支付；负责接待的人员需事先与客人交待清楚。第四条接待环境要求：（一）所有厂区环境必须干净整洁；（二）附近社区的环境必须整齐有序；（三）必须确保社区内的安全；（四）必须确保厂区内部的安全；（五）公司领导、员工行为符合规范，

4、无不良行为；（六）张贴欢迎标语牌；（七）提前检查外部绿化、鲜花摆放是否按标准。第五条会议室内部布置：（一）按人数要求安排桌椅、茶水、水果、企业介绍资料；（二）提前控制好室内温度；（一）提前准备好企业录像片，并试放，确保无误（有必要时）；（二）提前准备好产品展示；（三）提前准备好需展示的材料幻灯片；（四）提前在会议室准备好幻灯片欢迎标语；（五）会议室内部的绿化、鲜花摆放。第六条责任划分：（一）企管办：负责掌握所有的来访信息：包括来访人名单、人员级别，人数的统计，来访目的，水果采购安排来访需做的准备工作；负责通知相关部门提前做好接待准备；产品展示与欢迎标语、提供

5、最新的公司宣传片、礼品准备、用餐安排、住宿安排、车票订购等；与前来参与的新闻媒体认识，并索要音像资料保存。（二）总务科：负责厂区内环境和安全，保证所有通道畅通无阻；负责提前准备好接待室内开水，卫生，水果摆放，室温，录相的试放及准备；（三）生产科：负责所参观通道的安全、卫生、干燥，通道畅通；车间内部秩序井然有序（如有需要）；负责接待室内部卫生、空气新鲜，无异味，茶水供应，监控镜头播放；（四）人事科：负责来访事宜的文化宣传；包括拍照、摄像；第七条接待相关事项：（一）提前了解天气情况，如有雨必须准备好雨伞；（二）提前将车辆安排好；（三）安排好来访的随同人员，如司机

6、、保卫、秘书等；（四）其他突发事项。第八条按不同的分类确定接待级别：（一）特级来访：由总经理级人员负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；（二）一级来访：指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访。由总经理级人员负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；（三）二级来访：指处级、区级、银行领导的来访。由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；（四）三级来访：指科级以下的领导的来访。由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；（五）四级来访：一般客户、业务人员等来公司参观者。由对口责任人负责接待。（六）临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。对于临时来访的客

7、人，必须做好应对措施，由企管办在第一时间安排好接待室、了解来访目的、安排好接待人员、茶水等。第九条接待工作流程：（一）企管办首先了解来访的基本情况：人数、姓名、性别、身份、级别、来访目的、乘坐的交通工具（车次或航班）、到达准确时间、是否需要接送、是否用餐等；（二）各公司若有需要集团公司接待的客人，须提前一天以书面形式通知集团办公室（书面列明来访时间、来访目的、需企管办安排住房、用餐等）；（三）特级和一级的来访，企管办根据来访客人的要求，请示相关领导，确定接待领导和整个参观的路线，并及时将相关接待信息（如来访目的、来访人员等）通报接待领导，提前做好接待准备工作

8、，如需要准备材料，还需提前准备书面材料，如有需要，由