浅谈现代企业秘书的会议管理

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1、浅谈现代企业秘书的会议管理三明市农业学校陈晓玲摘要：本文主要是讲述企业秘书人员在现代企业会议管理中所起的作用，所处的地位，以及在会议过程中的各个阶段所应做的各项工作。通过对企业秘书在会议管理的会前筹备、会中服务、会后善后等三个阶段的工作，阐述了企业秘书所应具备的各项会议管理技能。关键词：企业秘书会议管理基本内容能力培养在先代企业中，秘书所包含的涵义已不再是传统的“打杂的”或者是领导的小跟班了，新时代的到来，市场的竞争，企业的要求，企业秘书人员应具备的能力也随着发生了改变，在企业中所起到的作用也不同。许多企业进行决策、管

2、理、组织、宣传等方面的事项都是通过会议实施，会议是为了企业的发展而服务的。而企业会议的开展，秘书在其中占有重要作用，本文就企业秘书的会议管理展开了阐述。一、现代企业秘书在会议管理中的重要作用（一）会议管理是现代企业管理的一个重要环节会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这种活动形式。在我国，会议已成为企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已经成为企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式，是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，交流经验

3、，布置工作，统筹协调，解决问题的重要手段。社会生产的每一步发展，社会文明的每一个进步，都离不开科学的决策，而科学的决策必须依靠围绕决策展开的各种会议活动方能实现。通过会议的科学决策，便可以产生解决问题或展开行动的方案，来达到为企业服务的目的。通过会议形成的决议，要比单纯的行政命令更具有权威性，同时会议也是实施行政领导和指挥的重要手段之一。现代企业可以通过会议进行信息沟通，传达上级的意图，公布企业整体状况，了解下属工作情况，明了下属思想情绪状态，及沟通其他信息。因此，会议的开展是现代企业进行管理的一个重要环节。（一）现代

4、企业秘书在会议管理中起着重要的作用参加会议，搞好会务工作作为企业秘书的一项经常而重要的工作，是人们所公认的。能否成功地组织好一次会议，企业秘书在其中扮演着重要的角色。现代企业秘书在筹备一次会议时扮演着总策划师的角色，规划好一切会议中各个阶段的琐碎事务，使之能够顺利进行。而面对着在会议中所突发的各种事件与意外，企业秘书要能够果断地进行处理，做好与领导、同事以及下属的沟通。概括的讲主要有5大作用。一是起到了决策作用，帮助领导作出决策。二是拥有执行作用，有效开展会议的各项工作。三是具备沟通作用，在会议中起到上情下传，下情上达

5、的桥梁。四是起到协调作用，协调在会议中的事项进程安排。五是具有监督作用，对会议完成情况的监督评估。企业秘书人员应该在会议管理中积极发挥综合协调、承上启下的作用，在大量周密细致的工作基础上，及时协调解决会议中出现的问题，做到良好沟通，为确保会议取得良好效果发挥积极作用。 二、 现代企业秘书会议管理的基本内容（一）会前筹备工作要做好会议的准备工作。准备工作很重要，准备是否充分，直接影响会议的质量和效果。1.确定会前筹备方案一场会议筹备方案的形成，企业秘书人员首先应组建会议筹备委员会，划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案负

6、责人，以形成责任到位制度。再与领导沟通，确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具，若是需要进行电话或视频等远程会议时还需事先准备好所应用到的设备与工具。还有文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排。最后方案拟订后要上交给上司审核，再行具体安排与部署。2.检查会务筹备情况会议筹备方案完成并展开后，企业秘书还需进行会前的情况检查，主要方法有听取会议筹备人员的汇报，以及会前现场检查，以确保所有事项都齐全，若发现问题也可及时予以催办和落实。事例：某某公司在某市会议中心举行新产品展销订货会

7、，会前有关领导反复强调要加强会前检查，不要出现任何安全隐患，但会议筹备机构的有关人员未能引起足够的重视，他们只是听了会议筹备方和参展方的简单汇报，没有到现场进行必要的检查，结果被市消防局的有关部门责令停展，进行停顿，因而给企业带来了不必要的损失。这事例说明了会议的检查是一项严肃的工作，企业秘书既要作到全面周到，一丝不苟，注重细节，逐项落实，又要眼见为实，实地检验。而会务筹备情况检查结果可通过书面形式、口头形式、协调会形式了解，其中书面形式是必不可少的一种检查形式。会议文件包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表

8、、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。对于这些会议文件的审核主要有对校法、折校法、读校法。一般会议文件审核过程是由起草文件的秘书自审，再交由主管秘书进行初审，最后由主要领导实行终审。而在检查过程中企业秘书应当将情况及时与领导汇报沟通，以书面报告或口头汇报会议