第一章-国立交通大学公文管理系统

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1、國立交通大學公文管理系統承辦人操作手冊V1.1英福達科技股份有限公司謹呈中華民國九十九年六月-48-目錄第一章共用功能介紹-4-第一節系統登入-4-第二節主畫面介紹-4-第三節公文資訊-6-第二章創文、來文作業-8-第一節設定個人資訊-8-第二節開啟WEB公文製作系統-9-第三節創文作業-10-一、公文內容繕打與取號-10-二、行文機關與個人通訊錄-16-第四節來文作業-18-一、開啟公文製作系統-18-二、開啟公文格式-19-三、修改公文作業-20-四、密件作業-22-第三章詞庫功能-23-第一節維護詞庫類別-23-一、新增詞庫類別-23

2、-二、修改、刪除詞庫類別-25-第二節維護詞庫-25-第三節使用詞庫-27-第四章簽核公文管理作業-28-第一節公文核章作業-28-第二節刪除簽稿-30-第三節夾帶附件-31-一、新增附件-31-二、修改、刪除、下載附件-33-第五章流程管理作業-34-第一節會辦作業-34-第二節陳核作業-36-第三節受會辦理-37-第四節送發文-39-第五節送歸檔-40-第六節自行存查-40-第七節後會-41-第八節公文傳閱-42--48-第九節併案作業-43-第十節銷號作業-44-第十一節申請重分作業-45-第十二節改分申請作業-46-第十三節展期申請

3、作業-47-第十四節調案申請作業-48--48-共用功能介紹第一節系統登入操作步驟：1.統一由單一入口網站進入本系統。2.測試期間網址：3.http://140.113.40.31/ifdworkflow2_nctu/4.在主畫面左上方，出現您的大名，即表示正確登入。第二節主畫面介紹1.公告事項：系統訊息通知2.系統角色：顯示您在系統中所扮演之角色3.公文夾：顯示您在系統中所扮演之角色所需的公文資料夾-48-4.功能按鈕：依角色顯示不同的非公文夾之作業功能5.篩選文號：篩選狀態及公文文號輸入搜尋6.公文顯示區：顯示每筆公文的資訊7.筆數頁數

4、：目前公文夾總筆數；目前所在頁數與總頁數共用功能按鈕列表功能按鈕圖示功　能　說　明個人資訊的修改(姓名、登入密碼、E-mail、電話號碼、傳真號碼)此功能為設定代理人分為【即時代理】與【預約代理】從檔案室調卷的公文在此檢視調案單、展期單、改分單等表單查詢功能對未編目公文(辦理中、自行存查、銷號)、已編目公文查詢功能-48-舊檔公文在此查詢傳閱公文在此檢視各角色操作手冊、快速指南、影音教學各角色人員系統檔案安裝元件在此下載第一節公文資訊電子文號規定(11碼)：年度(3碼)+單位(2碼)+流水號(5碼)+支號(1碼)第二章創文、來文作業第一節設

5、定個人資訊1.在公文系統工具列中，點選「個人資訊」按鈕。-48-1.輸入相關資訊後，請點選更新按鈕即可更新個人資訊，更新後請記得要在重新登入。第一節開啟WEB公文製作系統操作步驟：1.在公文系統工具列中，點選創稿按鈕，系統即會開啟WEB製作系統。2.下圖為選取公文種類畫面。系統會帶出公文範本(一般範本、定型稿)、發文機關全銜、發文字軌、速別、密等、解密條件等供可選擇的視窗。發文字軌會依承辦人所承辦單位自動帶出，可不需自行挑選。選擇範本完畢後，請點選確定。-48-第一節創文作業一、公文內容繕打與取號操作方式:1.開啟WEB製作並選擇公文範本後

6、，系統會將個人聯絡方式、速別、密等自動帶出在開新範本時所選擇的資訊。2.檔號資訊請點選上方檔號圖示，系統會-48-帶出挑選檔號視窗。預設會顯示現在年度的檔號（如98年），若要另外查詢請在年度號、分類號、分類名稱擇一輸入後點選查詢(圖一)。也可以將您個人常用的分類號加入到左方我的常用分類號內(圖二)，請選擇常用的分類號後，點選或直接拖曳即可。移除方式在我的常用分類號選擇欲刪除的分類號，點選即可移除。最後選擇公文的檔號，在點選左下角的確定鈕即可1.在年度號、分類號、分類名稱欄位輸入相關資訊。2.點選查詢。(圖一)-48-2.或者點選藍色左方的箭

7、頭加入。1.選擇分類號按住左鍵不放，拖曳至左方的個人常用分類號區。1.(圖二:將常用分類號拖曳或加入至個人常用分類號)分類號輸入後，系統會顯示於製作的上方。(如下圖)1.在主旨欄位的部份，請直接繕打一段到底的文字即可。2.說明與辦法的繕打模式相同，直接在說明與辦法繕打文字，如需要分項段落文字，請將游標位於說明與辦法後，按下Enter鍵，系統會帶出序號一、，再按一次會出現序號二、如需要下一層次分項段落，請點選工具列的(下一層)，最多可【一、→(一)→１、→(１)-48-】四層次，如果想要回到上一層次分項段落時，請將游標位於欲回到上一層段落後面

8、，點選工具列的(上一層)即可(如下圖)。如果您要刪除段落，請將游標位於欲刪除段落後面，點選上方工具列的，自動會把該段落刪除。(如下圖)系統已把(1)測試公文請勿掛號段落刪除。1.