-国立交通大学公文管理系统

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1、國立交通大學線上簽核系統(新版)主管國立交通大學公文管理系統主管操作手冊V1.1英福達科技股份有限公司編印中華民國九十九年六月-2-國立交通大學線上簽核系統(新版)主管目錄第一章共用功能介紹-3-第一節系統登入-3-第二節主畫面介紹-3-第三節公文資訊-5-第四節系統安裝說明-5-第二章流程管理作業-7-第一節設定個人資訊-7-第二節審核作業-8-第三節陳核、決行作業-12-第四節核決移轉作業-13-第五節退回承辦人-14-第三章簽核管理作業-15-第一節加註意見-15-第二節本文修改作業-16-一、插入-16-二、刪除-16-三、手寫-17-四、畫線-18-

2、五、便利貼-19-六、定位文字-20-七、預存批示-21-第四章主管稽核作業-22-第一節單位未結案件-22-第二節報表列印(文件流程分析表)-22--2-國立交通大學線上簽核系統主管第一章共用功能介紹第一節系統登入操作步驟：1.統一由單一入口網站進入本系統。2.測試期間網址：http://140.113.40.31/ifdworkflow2_nctu/3.在主畫面左上方，出現您的大名，即表示正確登入。第二節主畫面介紹1.公告事項：系統訊息通知2.系統角色：顯示您在系統中所扮演之角色3.公文夾：顯示您在系統中所扮演之角色所需的公文資料夾4.功能按鈕：依角色顯示

3、不同的非公文夾之作業功能5.篩選文號：篩選狀態及公文文號輸入搜尋6.公文顯示區：顯示每筆公文的資訊-22-國立交通大學線上簽核系統主管7.筆數頁數：目前公文夾總筆數；目前所在頁數與總頁數共用功能按鈕列表功能按鈕圖示功　能　說　明個人資訊的修改(姓名、登入密碼、E-mail、電話號碼、傳真號碼)此功能為設定代理人分為【即時代理】與【預約代理】從檔案室調卷的公文在此檢視調案單、展期單、改分單等表單查詢功能對未編目公文(辦理中、自行存查、銷號)、已編目公文查詢功能舊檔公文在此查詢傳閱公文在此檢視各角色操作手冊、快速指南、影音教學各角色人員系統檔案安裝元件在此下載第一

4、節公文資訊電子文號規定(11碼)：年度(3碼)+單位(2碼)+流水號(5碼)+-22-國立交通大學線上簽核系統主管支號(1碼)第一節系統安裝說明(§)1.首先依照您的IE瀏覽器版本下載安裝檔案。2.系統會出詢問視窗選擇您要儲存的檔案位置，再按下儲存按鈕，即會自動下載。-22-國立交通大學線上簽核系統主管1.完成後至檔案儲存位置，在檔案INFODOC.EXE圖示連點二下滑鼠左鍵，出現安全性警告視窗，按下執行按鈕2.系統出現DOS畫面後即會自動安裝，當出現Flash安裝完成畫面，請按下關閉按鈕。-22-國立交通大學線上簽核系統主管1.安裝完成後DOS畫面會出現【請

5、按任意鍵繼續…】訊息時按下鍵盤任一按鍵即可關閉安裝畫面。第一章流程管理作業第一節設定個人資訊1.在公文系統工具列中，點選「個人資訊」按鈕。-22-國立交通大學線上簽核系統主管1.輸入相關資訊後，請點選更新按鈕即可更新個人資訊，之後請記得要在重新登入。第一節審核作業(§)說明：承辦人將公文陳核給主管後，所有的公文及表單都會送至主管的【待處理公文】公文夾中，依照不同的處理狀態可利用公文顯示區最上方的篩選欄位的下拉式選單來做處理狀態、承辦單位或承辦人的篩選。下面範例為承辦人(會辦作業)送會單位前，須經過單位主管的審核作業。操作步驟：1.在待處理公文簽收，處理狀態為送

6、會待核判的公文。1.先簽收公文2.開啟該份公文後，認為該公文已經過您的同意，可以送會至其他單位，請先在公文畫面核章再點選「儲存」。-22-國立交通大學線上簽核系統主管1.回到待處理公文或直接點選審核鈕，該件公文會依承辦人所設定的流程，送至下一主管(審核)或會辦單位(單位登記桌)、(承辦人)。2.如果您認為內容須要請承辦人在修改後，在送會單位，您可以點選退承辦人，此份公文就會回到承辦人待處理公文。3.如果您認為內容須要請前一個承辦人在修改後，在送會單位，您可以點選退前人員，此份公文就會回到前一個承辦人待處理公文。4.主管可經由傳閱功能，將主管決行的意見，傳閱給流

7、程中經辦過的承辦人，或其他主管、承辦人。-22-國立交通大學線上簽核系統主管操作步驟：(1)在待處理公文中勾選公文後，點選傳閱按鈕。(2)在傳閱設定畫面中，將右方清單(我的單位、所有單位)的單位或人員以拖曳的方式拉至左方清單中。(3)點選確定送出，即可將公文傳閱給選擇的人。註：傳閱的公文，在公文決行後，會顯示於副知檢視中。-22-國立交通大學線上簽核系統主管1.主管可經由加入回閱功能將公文加入回閱，當此筆公文已決行後會顯示在回覽公文夾裡。第一節陳核、決行作業(§)承辦人送陳核公文會送至主管【待處理公文】等待主管決行。操作步驟：1.請在待處理公文點選處理狀態為待

8、決行的公文。2.檢視完此份公文後，游標