改善项目管理的“软”技能

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1、改善项目管理的“软”技能福州众益自动化技术有限公司----杨建萍【论文摘要】在项目管理中，项目沟通管理的重要性常常被忽视，没有沟通就没有项目，项目尤其是IT项目失败的重要原因是由于沟通的失败。面对系统集成企业从业人员的年轻，缺乏一些沟通、社交等方面的“软”技能，那么如何去改善项目管理的“软”技能？我们可以从以下几个方面入手：一、注意沟通内外有别，对外要一致，对内可以有分歧，一个团队只要一种声音。二、非正式的沟通有利于关系的融洽，正式场合自我保护意识的强烈，不利于信息的反馈。三、采用对方能接受的沟通风格，注意肢体语言、语态给对方的感受。需要传递一种合作和

2、双赢的态度，使双方无论在问题的解决上还是在气氛上都达到“双赢”。四、沟通的升级原则，横向沟通有平等的感觉，合理的纵向沟通，有助于问题的快速解决。五、扫清沟通的障碍，职责定义不清、目标不明确、过多使用行话等。项目团队能把握这些沟通原则，努力改善项目的沟通技巧，在沟通方面达成一致，将有益于找出个人的优势和个人最能产生的贡献。以及团队成员的和谐相处，可以很好的促进项目的成功，营造双赢局面。【关键字】沟通、双赢、非正式沟通、白金法则【正文】“学好数理化，走偏天下都不怕”，从事系统集成行业的人员对这句话有着更深的体会，因而他们相关专业背景都比较过硬，但和周围人打

3、交道方面，却往往不能很好领会彼此的意思，沟通存在诸多障碍，常常不能将真正需求表述和理解清楚，成为系统集成项目失败的三大核心因素之一。[5]（《计算机信息系统集成项目管理基础》，2004）加之系统集成企业人员流动性大，企业没有合理的培训机制，普遍存在对沟通缺乏重视的特点，导致因为沟通的失败，大大增加项目失败的风险系数。改善项目管理沟通势在必行，沟通一旦得到改善，企业将尽可能多的获取有价值的信息，6从而减少项目延期、成本超出等问题。如何改善项目管理的沟通技巧，就成为我们面临的问题，我们可以从项目沟通的五个原则入手。一、沟通内外有别，对外一致，对内有分歧沟通

4、方面重视的是圆满，首先必须建立在真实的基础，并加以考虑其妥当性，往往妥协性大于真实性。[[1]曾仕强，《中国式的管理行为》，中国社会科学出版社，2005]在项目沟通中，存在各部门之间的分歧，是难免的，可以求大同，存小异。但对用户或者对外来说，各部门口气必须是一致的，这需要充分沟通好，一但对外说出“这不关我的事，是某某部门没有做好”之类的话，造成的影响是极恶劣的。可以说是沟通技巧的问题，严重的说也可以是一种不负责任的行为。所以一个团队对外应该只有一种声音。对外，无论是哪个部门的错，都要勇于承担，口气是一致的“都是我们的错”。沟通的好坏直接影响项目执行，某

5、公司的一个外地项目完工两个月后的周末，用户致电给项目组的一位成员，投诉系统无法正常使用，该员工回答，“这已经不是我管辖范围了，交给维护部门了”。虽然说的是事实，但用户是很难接受，直接投诉到公司领导。这不仅给公司带来负面影响，个人也受到相应的批评。如果他能认真倾听用户的描述，并告知会通知维护人员与之联系，那么结果就完全不一样了。用户可以平静的等待公司派人处理。如果说了不该说的话，往往要花费极大的代价来弥补，正是所谓的“一言既出、驷马难追”、“病从口入，祸从口出”甚至于还可能造成无可弥补的终生遗憾！所以沟通不能够信口雌黄、口无遮拦；但是完全不说话，有时后也

6、会变得更恶劣。二、非正式沟通有利于彼此关系的融洽非正式沟通与正式沟通不同，因为它的沟通对象、时间及内容等各方面，都是未经过计划和难以辨别的。由于非正式沟通一般是以口头方式传递，不留证据、不负责任，许多不愿在正式沟通的体现的信息，因为正式场合自我保护意识的强烈，不利于信息的反馈，所以可以通过非正式沟通体现。在许多情况下，非正式沟通可以获得接受者的重视。6非正式沟通的优点：沟通形式不拘，直接、快速、容易及时了解正式沟通中难以提供的内幕。传统的管理组织对非正式沟通采取的是消除或减少，但他们没有正确对待非正式沟通产生的影响，非正式沟通存在是根深蒂固的，应使其有

7、效负起重要作用。非正式沟通也是人们的天生的需要，可以在朋友式的关系中交换消息，增进相互的友谊，有利于彼此关系的融洽。使项目团队成员得到社会需求的满足。现代管理理论提出了一个新概念，成为“高度的非正式沟通”。它指的是利用各种场合，通过各种方式，排除各种干扰，来保持他们之间经常不断的信息交流，从而在一个团体、一个企业中形成一个巨大的、不拘形式的、开放的信息沟通系统。实践证明，高度的非正式沟通可以节省很多时间，避免正式场合的拘束感和谨慎感，使许多长年累月难以解决的问题在轻松的气氛下得到解决，减少了团体内人际关系的摩擦。这也比较符合计算机系统集成这种朝阳企业的

8、沟通方式。一、采用对方能接受的沟通方式人与人之间的沟通主要是通过语言进行的，它包括了信息、情感