综合项目管理业务概述-物资管理

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综合项目管理业务概述物资管理文档编号：作者：版本：V4.0创建日期：2012年02月20日第13页/共13页 目录1文档说明31.1文档类别31.2文档依据31.3遵循标准：31.4简称与术语定义31.5编制工具31.6使用对象31.7版本信息41.8声明42前言53物资管理业务概述53.1业务概念53.2业务流程93.3业务描述9第13页/共13页 1文档说明1.1文档类别本文是综合项目管理-物资管理业务概况，针对施工企业（工程项目的乙方）。1.2文档依据本文档参考资料及内容：1.3遵循标准：建云公司文档编写规范。1.4简称与术语定义1.5编制工具MicrosoftWord2007MicrosoftVisio2007MicrosoftExcel20071.6使用对象公司成员及授权单位和个人；第13页/共13页 1.1版本信息版本号修改确认日期修改内容概述修改人批准人备注V1.02012-02-23创建文档秦宏建1.2声明未经文档管理者书面许可，该文档不得提供给上述规定对象以外的人员阅读或使用。第13页/共13页 2前言在建筑工程项目成本费用的构成中，材料占60%-70%甚至更多，所以物资管理是施工企业成本管理中的重要环节。加强物资管理，降低材料消耗是控制工程成本最重要的手段，对加快施工进度、保证工程质量、降低工程成本、提高经济效益，具有十分重要的意义。3物资管理业务概述3.1业务概念所谓物资管理，是指企业在生产过程中，对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。物资管理的目的是，通过对物资进行有效管理，以降低企业生产成本，加速资金周转，进而促进企业盈利，提升企业的市场竞争能力。企业的物资管理，包括物资计划制订、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。因此，在市场异常活跃的今天，物资管理已不能用“计划”、“配额”、“定量”等几个简单概念进行诠释，它已经成为现代企业管理的重要组成部分，成为企业成本控制的利器，成为企业生产经营正常运作的重要保证，成为企业发展与壮大的重要基础。施工企业物资管理存在的问题：1、从思想上看，企业对物资管理重视不够。项目管理是施工企业管理的最重要组成部分，其中物资管理是项目管理的关键环节。项目管理负责人主要精力大都放在施工进度和工程质量上，认为物资供应不影响施工进度很少对其管理流程等具体问题予以关注，有的管理人员从内心不想管好，以便从中混水摸鱼；有的项目负责人认为物资管理是财务部门的事，只要物资进出没错就可以了。 2、从观念来看，落后于现代管理理念。随着物流的快速发展．一般生产企业的第13页/共13页 物资管理尚未能与物流市场有效接轨，企业领导、管理人员普遍存在“肥水不流外人田”的思想，对第三方物流有抗拒心理，对本企业的自加工物资一般不计成本或只偏面的计算物资实体成本。 3、从物资管理的手段上看，配套设施薄弱。由于对物资管理重视不够，资金投入不足，计算机管理系统应用受到制约，多停留在原来的整套账务、采购、仓储和控制的管理模式上，很多企业还停留在手工管理的水平上，造成了当前物资管理基础工作相对薄弱，是典型流程式、“标准化”的管理，而不是追求效益、主动进取的管理模式，物资的计量工具和计量手段也很落后，甚至有的企业对一些大宗大堆材料估计加统计。 4、从实践上看，重供应轻管理现象严重。企业领导层、生产作业层对物资部门的要求是准时提供生产所需的物资，一旦延误生产，物资部门要负一切责任。因此，施工物资管理人员的工作重点就是加强计划预算，按品种，按质量、按期限及时地供应施工生产所需的各种物资，宁愿物资管理水乎停留在传统水平，也不愿承担因改革创新带来的风险和责任。 5、从人力资源上看，物资管理人才缺乏。从人力资源的角度上看，物资人才缺乏主要表现在三个方面：一是由于物资人员作为生产辅助人员，在企业的地位居于次要，无法吸引人才、增强活力，使得既懂信息技术又懂物资管理，既懂经济金融又懂法律法规的人才严重缺乏；二是物资管理人员缺乏系统、专业、相关的培训，在管理中往往凭借的是经验判断而不是科学理念；三是普遍存在人才知识结构老化，难以接纳现代化管理理念与手段的问题，有的连电脑都不会使用，更不会利用其他现代信息手段获取有用信息。解决物资管理存在的问题的措施： 1、提高认识，建立各项物资管理制度并落实 企业应以职能部门为龙头，建立一套科学有效的物资管理制度，从物资计划、采购。合同签订到验收，保管，领用、报废，整个物资流程都有制度可循，物资主管部门要加大现场业务指导，加强信息沟通，要把物资设备的公开招标采购工作落到实处，对物资流程过程中的关键环节要加强控制，真正使招标工作第13页/共13页 不走过场、不流于形式；认真做好大堆材料及小料的管理工作，大堆料收方可以采用两人共同验收，超量事后追溯问责等制度，对小料可以采用常用料价格多家比较、价格信息备案等方式来控制；对机械设备等固定资产的使用、保养，维修可责任到人，实行单机单卡核算。定期评估与责任人的工资奖金直接挂钩，切实保证机械的寿命及使用效率；对周转材料的维护保养可坚持。谁使用、谁保养维修”的办法，确保周转次数。 2、加强人才的储备，建立内部人才信息库 人才是企业不断发展的动力和源泉，在企业资源的配置中人才的优化配置是重中之重。物资管理是一门科学，它需要优秀的专业化的人才。应建立企业内部物资管理人才中心，不断根据形势的发展需要进行培训。提高人才的专业素质，强化责任意识和爱岗敬业精神。使其形成一种制度，并使其成为企业文化的一部分。同时，要充分发挥信息功能和市场功能，使人才在企业内合理流动，实现配置的最优化。这样既可解决专业人才缺乏的现状，又为提高现场的物资管理水平奠定了基础。 3、运用现代物流技术进行物资资源管理 相对于应用广泛的商业零售领域，施工企业的物资流动确定性很强，更加容易确定项目物资需求。建筑设计完成后，物资数量种类就基本确定了，施工组织设计完成后，时间也基本确定了，建筑产品的需求物资类型较少，品种相对简单，使用物流管理技术更加方便。具体有以下几点： （1）建筑安装工程用的大材料钢材、木材、水泥以及使用量较大的一些大宗原材料比较容易和供应商形成长期的稳定的供应链。 （2）建筑施工企业所需的物资数量大。质量高，运输成本高，库存占用资金多，合理运用物流管理技术，更加易于降低运输成本和加速材料资金周转。 （3）建筑施工企业流动性大，合理运用当地第三方物流提供的专业服务，有利于降低工程的间接费用。 （4）建筑工程现已有很多成熟的计算机辅助设计和管理软件。以供应链管理为手段，实现企业的物料需求计划(mrp)，可进一步融入企业资源计划(erp)。 4、加强物资管理的审计 第13页/共13页 物资管理审计是加强物资管理的重要环节，有利于促进企业廉政建设，减少物资管理中的漏洞。合理奖惩，物资管理的审计主要从以下几方面进行。 （1）采购计划的审计 获取施工图纸、材料消耗定额、实施性施工组织设计等技术规范资料，审核分项、分部工程材料需用量及单位工程材料分析表计算的正确性，审核工程项目总物资需用量计划计算的正确性。结合工程设计变更或工程合同修改等情况，检查物资需用量计划调整的准确性、及时性，审核物资采购申请单的内容是否完整，是否结合施工进度计划进行编制，是否经过审核批准；审核物资采购计划的编制是否以经过批准的物资采购申请单为基础，并结合现有库存量、安全库存量、施工进度计划等因素计算确定，审核采购计划中对物资质量的要求是否符合相关技术规范的规定，获取与采购计划编制时段相适应的市场公平价格信息，审核采购计划价格的合理性，检查采购计划是否经过审核批准。 （2）采购方式选择的审计 施工企业物资采购应建立在法人层面，对工程所需的要材料、大宗物资实行统一计划、统一采购、统一供应、统一调度和统一核算。采购方式可以分为招标采购、询价采购、间接采购。施工企业应对各类别供应商实行分级管理，通过对供应商进行调查和评估，合格者进入《合格供应商名册》，物资采购必须优先在名册中选择。本环节审计中，审计人员应着重审核采购方式的选择是否依据了内控制度的规定。招标采购的审计。获取招标文件，检查招标文件中的信息是否全面．准确，审核标底的编制依据是否充分可靠，计算是否准确，分析最高采购限价的合理性；审核招标公告程序及内容是否符合相关规定，检查招标方式的选择是否符合规定，是否有三个以上投标人参加投标，获取参与投标人的有关资料，审核投标人条件是否符合招标文件规定，投标保函(保证金)是否按文件规定提交，检查开标程序、评标程序、定标程序是否符合规定。询价采购的审计。对于不具备招标采购条件的物资采购遵循“货比三家、质量达标、价格从优”的原则，在询价的基础上选择质优价廉服务、信誉好的供应商进行采购。审计人员应获取有关询价资料，结合市场价格信息，重点审查询价资料的可靠性。直接采购的审计。获取直接采购方式的各类合同资料，审查其是否第13页/共13页 属于直接采购的范围，重点审核采购价格确定的合理性。3.2业务流程3.3业务描述1、物资计划管理项目开工前向企业材料部门提出一次性计划，作为供应备料依据。在施工中，根据工程变更及调整的施工预算，及时向企业材料部门提出调整供料月计划；作为动态供料的依据；根据施工图纸、进度计划，在加工周期允许时间内提出加工制品计划，作为供应部门组织加工和向现场送货的依据；根据施工平面图对现场设施的设计，第13页/共13页 按使用日期提出施工设施用料计划，报物资供应部门作为送料的依据；按月对材料计划的执行情况进行检查，不断改进材料供应。2、物资价格管理2.1掌握市场信息降低材料价格掌握市场信息，就是广泛的收集材料的市场价格。材料价格信息收集过程，就是在建筑材料市场、材料产地等进行价格信息的采集、调查过程。所采集的价格信息，必须切合市场的实际情况，能反映材料价格的一般水平。工程材料价格信息的调查和采集，涉及面广、工作量大，是一个复杂的信息系统。2.2充分利用市场合理安排运输运费支出是构成材料采购费用的重要因素，节约运输费用，可降低材料采购成本。因此应从以下几个方面来考虑运输费用的节约问题：材料订货时考虑运输距离远近的问题；在材料质量、性能都能满足材料采购方案，而材料价格又基本相等的情况下，就应到离施工现场最近的地点采购；材料尽量一次运输到位，减少二次倒运和装卸费用。1.3采取合理的采购模式物资采购是企业资金支出的关口，能不能把好这个关口是企业成本控制的关键。为此，实行比价、限价和定价采购制度为核心的物资采购管理便成为当前企业物资采购的主流模式。比价采购，指的是在采购物资过程中实行的一种以综合比对为主要手段的物资采购管理制度，其中，物资的供应质量和价格、采购的中间费用、售后服务、供货商的信誉及货款的承付方式等是采购对比的要素。简单而言，就是“同种物资比质量，同等质量比价格，同样价格比服务，同等服务比信誉，先比后买”，其实质就是通过对各要素进行综合比对，实现“物美价廉”的目标。企业实行比价采购，不但可以使物资市场的竞争更加活跃，使物资的性价比不断提升，第13页/共13页 还在无形之中拓展了企业的物资来源渠道。限价采购和定价采购是比价采购的一种延伸，在特定的情况下能够发挥更加积极的作用。当企业采购的物资品种繁杂、零星采购次数频繁、物资采购难以形成大规模的情况下，可以由企业物资部门在深入调查物资市场行情的基础上，拟定和公布企业所能接受的物资价格上限或具体数额，实行限价采购或定价采购。科学合理的物资采购计划加上严格的物资采购过程控制，可以使企业有效节省开支，为赢取更丰厚的利润打下坚实基础。随着比价采购、限价采购、定价采购等采购方式的普及。企业的运用程度将日渐熟练，这样可以从根本上解决盲目采购、无计划采购、多头采购等问题，可以最大限度地改善企业成本支出状况，这种物资采购管理模式必将在实践中更加完善。3、物资内业管理（仓库和内部管理）在物资管理中，内业资料以及账务处理贯穿着整个物资管理的全部过程，内业资料直接能体现出一个项目物资管理的好坏，材料分类不明，业务处理不清，帐物不符，不能准确及时反映成本。内业资料是物资管理最原始的凭证，做好材料账是项目物资管理最基础的工作，良好的内业资料有效的反映了材料管理水平的高低。项目刚进场时，现场材料人员就应该熟读公司物资管理相关规章制度，执行公司所下达的相关表格，做到规范化、标准化，这样便有利于内业工作的开展。有的项目物资内业管理混乱，很重要的原因是不知道该用什么样的单据来处理问题，原始单据如过磅单、检尺单混乱，现场收料员随意在票据上签字，凭证杂乱无章、千奇百怪，这样容易造成对账不明、统计有误，结算不准。所以，项目进场后物资部第一件事是印制相关票据，分发到现场材料员手中，并告诉他们怎么样填制，以过磅为结算依据的材料，如砂石料、水泥、粉煤灰等，应填制过磅单，信息应反映完整，到货时间、卸货时间、毛重、皮重、净重，数量大写，过磅员、收料员、司机签字等信息应在过磅单上全部反映，并且应将称重小票打印出来，粘贴在过磅单背后，这样便于备查。执行收料、过磅各一人，两人同时签字的原则，做到标准化、精细化。钢筋检尺应使用检尺单，将检尺得出来数据的计算过程应写上，捆数、每捆支数、每支长第13页/共13页 度、米重等信息应完整地反映在检尺单上，这样凭证才算完整。现场收料员应在开具票据的同时，做好材料日进出台帐，按日期按名称分规格整理过磅凭证，并装订完整，及时上交材料会计，统计入账，材料会计及时复核，保管好凭证，以便于与供应商对账，及时登入台帐。材料会计建立分类明细账，记录收发存动态及来往帐务；及时与财务传递各项凭证，按月核算，做到日清月结。每月末与财务部门核对当月材料收、发、存金额动态，材料与财务之间账目应清晰，做到分文不差。工程刚开工时，物资部就应该与财务及时碰头，按财务成本核算科目，物资类别应分清楚，物资类别弄清楚了，做收料单入账就有了依据，这样与财务就有了核算的口径。一般施工企业材料与财务主要有三个单据作为媒介，即：收料单、调拨单、领料单。三个单据所传递的信息包含了整个物资账务处理的全过程，单据应填写完整，数量、单价、金额应准确。每个月按时核对收发存金额，定期编报各种报表，及时与财务部门结算料款，掌握材料资金合理使用。发票尚未到位、但已入库的物资清点数量后，可做预收料入帐，待凭证到后正式验收入库，再冲减预收数，这样才能准确反映实际成本，以免造成成本漏摊或迟进成本。材料部门将物资各种单据和收发存状况以动态的报表形式报送财务为了及时统计成本情况，将分包和作业工区材料调拨数量反馈到经营部门为了结算和核算。项目物资管理只有执行标准化，规范化、程序化，才能做到管理精细化，账目才能清晰明了。为了准确掌握项目现场材料收发存以及项目经营状况，加强对项目材料管理力度，应成立材料盘点小组，按月盘点库存材料，核算材料盈亏。4、施工过程中的物资管理认真执行材料验收、发放、退料、回收制度。建立健全原记录和各种台账，按日组织盘点，抓好业务核算。首先，坚持材料进场验收，防止损亏数量，认真做好现场材料的计量验收和台账记录，不同材料和不同的运输方式，采取不同的验收方法进行验收。如遇数量不足、质量差的情况，要及时退回，并进行索赔。其次，严格执行限额领料制度，控制材料消耗。施工技术人员根据工程需要制订详细的材料第13页/共13页 定额需用量计划，对施工班组下料进行合理使用指导，对超定额用料，经过原因分析后审批方可出库。第三，根据本日材料消耗数，联系本月实际完成的工程量，分析材料消耗水平和节超原因，制订材料节约使用的措施，分别落实给有关人员，并根据尚可使用数，从总量上控制今后的材料消耗，而且要保证有所节约。第四，做好余料的回收和利用，为考核材料的实际消耗水平，提供正确的数据。　　现场平面规划要从实际出发，因地制宜，堆料场所应当尽可能靠近使用地点及施工机械停放的位置，避免二次搬运，造成人工和机械的重复投入，不能选在影响正式工程施工作业的位置，避免仓库、料场的搬家，现场运输道路要坚实，循环畅通，装卸方便，符合防潮、防水、防雨和管理要求。　　在工程施工中，还必须搞好材料的收、发、存等工作，以降低工程成本。搞好工程收尾，可以将主要力量和精力迅速地向新的施工项目转移。当工程接近收尾，要认真检查现场存料，估计未完工程的用料情况，在平衡的基础上，调整原用料计划，消减多余，补充不足，以防止工程完工后出现剩料的情况，为工程完、场地清创造条件。将拆除的临建材料尽可能考虑利用，尽量避免二次搬运。对施工中发生的垃圾、钢筋头、废料等。要尽可能的再利用，确实不能利用的要随时清理，综合利用一切资源。对于设计变更造成的多余材料，以及不再使用的料具等要随时组织退库，妥善保管。及时提出竣工工程用料情况分析资料。如果忽视收尾的管理，不仅影响转移，分散精力，而且会造成人力、物力、财力的浪费。第13页/共13页