三级秘书国家资格考试专业能力指南会议管理

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1、试题下载http://www.docin.com/mydoc-68012249-1.html三级秘书国家资格考试《专业能力》指南：会议管理考点梳理了解检查会务筹备情况和向领导汇报会议筹备情况的方法。一、会前筹备（一）拟订会议筹备方案1．会议筹备方案的含义会议筹备方案，也称为会议预案，是指秘书在召开会议之前就会议准备工作的组织和实施形成的文字。2．会议筹备方案的作用(1)了解会务工作的全局；(2)加强协调沟通；(3)确保会议目标的实现。3．会议筹备方案的特点(1)全面性和具体性；(2)计划性；(3)明确性。4．拟订会

2、议筹备方案的原则(1)严格时间的原则；(2)事项明确性原则；(3)会议必要性原则。5．会议筹备方案的内容(1)会议主题与议题；(2)会议名称；(3)会议议程；(4)会议日期；(5)会议时间；(6)会议地点；(7)会议需要的设备和工具；(8)会议文件；(9)与会人员的组成和人数；(10)与会人员的编组；(11)会议的食宿安排；(12)确定会议经费预算；(13)会议的筹备机构和完成任务的期限。6．会议筹备方案的拟写(1)标题。由会议名称加上“筹备方案”组成。但要报上级批准的筹备方案应用“请示”的形式，但由于筹备方案不宜

3、直接行文，可以作为请示的附件。(2)正文。正文包括会议筹备工作的基本内容、各小组分工和任务的完成期限等。（二）拟订会议的应急方案1．会议应急预案的作用(1)早做准备；(2)缓解危机，控制事态发展，提高管理效率；(3)出现意外时妥善应对，统一步调。2．会议应急预案的特点7试题下载http://www.docin.com/mydoc-68012249-1.html(1)有的放矢；(2)预防为主；(3)留有余地。3．制订会议应急方案的原则(1)思想重视；(2)明确责任；(3)物质保障。4．会议应急方案的内容(1)会议中可

4、能出现的意外事件①人员不能按时到会；②场地不匹配；③设备不足或故障；④资料不足或短缺；⑤健康与安全受到威胁；⑥与会者情绪不满；⑦与会者返程出现问题；⑧行为不当。(2)明确意外事件出现时工作人员的责任(3)处理会议中意外事件的方法①事先准备好备用发言人选，临时调整活动的安排；②根据实到与会人员调整场地，及时寻找替代场地；③解决好设备短缺或损坏问题；④随身携带会议文件或资料的原件或储存文件；⑤加强会前安全检查，发生突发事件后，要按照分工各负其责；⑥做好与会者的思想工作和解释工作；⑦做好与会人员返程工作；⑧避免出现行为不

5、当的问题。5．会议应急预案的拟写(1)标题。由会议名称加上“应急预案”组成。(2)正文。会议应急预案一般应包括预测的意外情况，预防的措施，处理的方法，责任部门或责任人等。（三）远程会议1．远程会议的含义远程会议，是运用现代通信技术和计算机技术，召集距离遥远的不同地点的单位和人员举行会议的一种手段，是会议活动现代化和自动化的一个重要内容。2．远程会议的类型(1)电话会议；(2)视频会议；(3)网络会议。3．远程会议的筹备远程会议的筹备程序：7试题下载http://www.docin.com/mydoc-6801224

6、9-1.html（四）检查会议筹备情况1．会议筹备情况检查的作用(1)发现问题，及时纠正。(2)调整计划，改进提高。2．会议筹备情况检查的主要内容(1)会议的准备工作是否充分；(2)文件材料的准备；(3)会场布置情况；(4)环境条件与用品的准备；(5)礼仪接待人员的准备；(6)保卫工作的检查；(7)检查的其他内容。3．会议筹备情况的检查形式(1)会议领导听取会务筹备机构的汇报，然后做出指示，由会议筹备机构负责整改。(2)会场实地检查。4．会议筹备情况的检查程序(1)会议筹备机构自查。(2)现场检查。5．向领导汇报会

7、议筹备情况(1)汇报的必要性①有利于领导掌握会议情况，做出正确决策，保证会议目标的实现；②有利于解决会议过程中出现的问题和矛盾，保证会议各项工作的顺利进行。(2)汇报的时机①会议筹备阶段；②会议进行阶段；③会后阶段。(3)汇报的形式①定期书面汇报；②定期口头汇报；③会议形式。(4)汇报的方法①明确会议目标；②收集会议有关情况；③选择向领导汇报的方式；④实事求是地向领导汇报会议筹备及进展。(5)认真听取领导指示(6)会后落实。6．会议协调会议协调是指会议组织者受上级领导的委托，通过各种方式、手段妥善地协调处理各种关系

8、、各种矛盾和纠纷，其目的是保证会议按时召开、顺利进行和圆满结束。会议成功是否与会议的组织协调工作密切相关，直接影响到会议质量和效率，也是会议组织管理的重要手殷。(1)会务工作的总体协调①内部协调a．准备工作的协调。b．组织工作协调。②外部协调会议召开前与社会各有关方面做好协调工作。7试题下载http://www.docin.com/mydoc-6801224