合同审计与合同管理内部控制

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1、合同审计与合同管理内部控制万明浩随着我国市场经济体制改革不断深化，医院虽作为事业单位，但其经营行为与整个市场经济密不可分，伴随而来的各类经济风险日渐增多。事业单位增强经济活动中的风险意识，进一步规范经济合同管理，已是当务之急。2014年1月1日，《行政事业单位内部控制规范(试行)》正式施行，对所有事业单位内部管理控制和内部审计工作将产生重要影响，如何加强医院合同管理内部控制，以及充分发挥内部审计在风险管理和内部控制中的作用值得我们探讨。一、合同审计与合同管理经济合同审计是当前大部分医院内审部门的主要工作任务之一，内部审计在合同管理中发挥着不可替代的作用。从定义来看，经济合同审计(卫生系统内部审

2、计操作指南)是医疗卫生机构内部审计机构和人员依据国家有关经济合同法律、法规及单位内部合同管理的相关规定，运用规范的审计程序和方法，对单位及下属机构与外部企事业单位签订经济合同、履行经济合同的过程和结果进行的审计监督、检查、评价和咨询活动。合同管理是单位内部控制中的一项重要内容，笔者未查找到医疗卫生系统关于合同管理的解释，暂借鉴企业合同管理定义。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。可见，合同管理的当事人是单位本身，经济合

3、同审计的当事人是内部审计机构；合同管理是单位加强内部控制的内在需求，经济合同审计是合同管理的手段之一。也就是说，内部审计机构和人员对经济合同的监督、检查、评价和咨询活动并不能满足合同管理内部控制的所有需求。但是，合同审计和合同管理都应贯穿于经济合同从签订、履行到终止的全过程。二、当前医院合同管理内部控制中存在的主要问题随着医院经营规模的不断扩大，医院每年都有大量基建修缮工程项目、数以亿计的设备、药品和耗材采购，品种繁多的零星物资采购等等，每年对外签订的经济合同协议数量也逐年增加。为满足医院内部管理的需要，近几年，笔者所在的内部审计部门开展了经济合同审计工作，在健全和完善医院经济合同管理内部控制

4、方面发挥了一定的作用。现结合笔者的自身工作经历谈一点体会和建议。(一)合同内容不够严谨医院经济合同实行归口管理，各职能部门负责经济合同的洽谈、草拟和审阅，内部审计部门负责经济合同签订的监督、检查。医院没有专设法务部门，整个合同谈判和签订过程缺乏法务专员的参与。主要表现为以下几个方面:合同文字不严谨，不重视咬文嚼字，容易发生岐义和误解，导致合同难以履行或引起争议；合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞，往往漏掉违约责任相关条款。(二)合同签订前审核不够在签订经济合同前，必须严格审查对方的资质和履约能力。实际工作中，有时在未查验对方营业执照、组织机构代码证、税务登记证等资质文件，对该公司的性质、经

5、营范围、注册资金等基本信息不甚了解的情况下草草签订了合同。特别是有些专业工程项目要求特殊的施工资质，施工单位需要符合相关专业资质等级条件，如果签订的合同缺少施工单位的专业资质证明，或者资质证明已过期，可能会严重影响到工程的质量和安全。(三)合同执行过程控制不严在经济合同的签订环节，医院各归口职能部门相对还是比较重视的，但一旦合同签订后，通常对合同内容的分析和交底不够重视，造成合同签订与合同实际执行过程脱节。大多数合同往往锁在文件柜或抽屉内，具体操作人员对合同条款不了解，一方面导致医院正当利益受损；另一方面给日后的合同纠纷埋下了隐患。例如，医院某些专业设备过了质保期后都会签订有偿维护保养合同，合

6、同中应该约定该维护保养项目的价格、具体内容、频率周期、双方责任、违约赔偿等内容。这些合同签订前已经过双方协商一致，并通过了审计部门审核；但实际执行合同是总务部门或设备部门的责任，问题是合同的内容通常仅限于部门负责人知晓，实际操作设备或保管设备的岗位人员并不了解。维护保养单位在履行合约时，如果存在偷工减料、蒙混过关等情况，势必会对医院造成不利影响。(四)合同变更较为随意按照合法程序订立的合同，对合同各方都具有一定的法律约束力，各方都负有全面履行合同的义务。当然，在履行合同过程中，根据合同实际执行情况或市场行情的变化，对原合同的部分内容进行变更也是一种普遍现象。如果发生这种情况，在合同各方协商一致

7、的前提下，应该按照法定程序，合法办理合同变更，及时签订书面补充协议。但在实际工作中，有些单位或部门在合同变更时常以口头协定来代替书面协议，万一对方缺少诚信，事后不承认变更内容，单位的合法权益将得不到有效保障，也易产生法律纠纷。三、主要原因(一)合同法律意识较淡薄合同的作用是规范合同各方主体的行为，维护他们的合法权益。任何违背合同法律所签订的合同都是无效合同，不受法律保护。但有些管理人员没有充分认识