合同审计与合同管理内部控制

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　　合同审计与合同管理内部控制万明浩随着我国市场经济体制改革不断深化，医院虽作为事业单位，但其经营行为与整个市场经济密不可分，伴随而来的各类经济风险日渐增多。事业单位增强经济活动中的风险意识，进一步规范经济合同管理，已是当务之急。2014年1月1日，《行政事业单位内部控制规范(试行)》正式施行，对所有事业单位内部管理控制和内部审计工作将产生重要影响，如何加强医院合同管理内部控制，以及充分发挥内部审计在风险管理和内部控制中的作用值得我们探讨。一、合同审计与合同管理经济合同审计是当前大部分医院内审部门的主要工作任务之一，内部审计在合同管理中发挥着不可替代的作用。从定义来看，经济合同审计(卫生系统内部审计操作指南)是医疗卫生机构内部审计机构和人员依据国家有关经济合同法律、法规及单位内部合同管理的相关规定，运用规范的审计程序和方法，对单位及下属机构与外部企事业单位签订经济合同、履行经济合同的过程和结果进行的审计监督、检查、评价和咨询活动。合同管理是单位内部控制中的一项重要内容，笔者未查找到医疗卫生系统关于合同管理的解释，暂借鉴企业合同管理定义。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。可见，合同管理的当事人是单位本身，经济合同审计的当事人是内部审计机构；合同管理是单位加强内部控制的内在需求，经济合同审计是合同管理的手段之一。也就是说，内部审计机构和人员对经济合同的监督、检查、评价和咨询活动并不能满足合同管理内部控制的所有需求。但是，合同审计和合同管理都应贯穿于经济合同从签订、履行到终止的全过程。二、当前医院合同管理内部控制中存在的主要问题 随着医院经营规模的不断扩大，医院每年都有大量基建修缮工程项目、数以亿计的设备、药品和耗材采购，品种繁多的零星物资采购等等，每年对外签订的经济合同协议数量也逐年增加。为满足医院内部管理的需要，近几年，笔者所在的内部审计部门开展了经济合同审计工作，在健全和完善医院经济合同管理内部控制方面发挥了一定的作用。现结合笔者的自身工作经历谈一点体会和建议。(一)合同内容不够严谨医院经济合同实行归口管理，各职能部门负责经济合同的洽谈、草拟和审阅，内部审计部门负责经济合同签订的监督、检查。医院没有专设法务部门，整个合同谈判和签订过程缺乏法务专员的参与。主要表现为以下几个方面:合同文字不严谨，不重视咬文嚼字，容易发生岐义和误解，导致合同难以履行或引起争议；合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞，往往漏掉违约责任相关条款。(二)合同签订前审核不够在签订经济合同前，必须严格审查对方的资质和履约能力。实际工作中，有时在未查验对方营业执照、组织机构代码证、税务登记证等资质文件，对该公司的性质、经营范围、注册资金等基本信息不甚了解的情况下草草签订了合同。特别是有些专业工程项目要求特殊的施工资质，施工单位需要符合相关专业资质等级条件，如果签订的合同缺少施工单位的专业资质证明，或者资质证明已过期，可能会严重影响到工程的质量和安全。(三)合同执行过程控制不严 在经济合同的签订环节，医院各归口职能部门相对还是比较重视的，但一旦合同签订后，通常对合同内容的分析和交底不够重视，造成合同签订与合同实际执行过程脱节。大多数合同往往锁在文件柜或抽屉内，具体操作人员对合同条款不了解，一方面导致医院正当利益受损；另一方面给日后的合同纠纷埋下了隐患。例如，医院某些专业设备过了质保期后都会签订有偿维护保养合同，合同中应该约定该维护保养项目的价格、具体内容、频率周期、双方责任、违约赔偿等内容。这些合同签订前已经过双方协商一致，并通过了审计部门审核；但实际执行合同是总务部门或设备部门的责任，问题是合同的内容通常仅限于部门负责人知晓，实际操作设备或保管设备的岗位人员并不了解。维护保养单位在履行合约时，如果存在偷工减料、蒙混过关等情况，势必会对医院造成不利影响。(四)合同变更较为随意按照合法程序订立的合同，对合同各方都具有一定的法律约束力，各方都负有全面履行合同的义务。当然，在履行合同过程中，根据合同实际执行情况或市场行情的变化，对原合同的部分内容进行变更也是一种普遍现象。如果发生这种情况，在合同各方协商一致的前提下，应该按照法定程序，合法办理合同变更，及时签订书面补充协议。但在实际工作中，有些单位或部门在合同变更时常以口头协定来代替书面协议，万一对方缺少诚信，事后不承认变更内容，单位的合法权益将得不到有效保障，也易产生法律纠纷。三、主要原因(一)合同法律意识较淡薄合同的作用是规范合同各方主体的行为，维护他们的合法权益。任何违背合同法律所签订的合同都是无效合同，不受法律保护。但有些管理人员没有充分认识合同与合同法律的关系，较缺乏依法订立和履行的法律意识，以致产生了合同管理上的问题，造成不少失误和损失。(二)缺乏合同管理意识合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。合同的签订是前期阶段，管理人员通常较重视这一阶段工作，一旦合同签订，合同就束之高阁了，不懂得合同履行过程就是权利义务的实现过程，也谈不上利用合同条款来充分保障本单位的合法利益。合同管理的问题大多数产生在合同履行、变更和终止过程。例如:在医院改造工程施工过程中，有些施工单位未按照合同规定的程序将工程变更，及时上报医院基建管理部门，擅自改变设计进行施工，特别是隐蔽工程，未执行隐蔽工程验收程序，就擅自封闭，进入下一阶段工序，这可能会给工程的质量和今后的维修留下极大的隐患；另外，在施工合同中通常明确规定使用装饰材料的质量、规格和标准，但常见的是，有些施工单位为追求利润的最大化，擅自使用不合格的材料，以次充好，实际上已构成违约，医院有权要求其返工或赔偿损失。但这些情况下，我们都没有按照有关合同条款严格执行，相关违约责任条款形同虚设。 (三)合同管理内部控制制度不够完善，执行不力建立健全一套完善的内部控制体系并保证其有效运行是一项系统、复杂的任务。医院有详细的内部控制管理制度汇编，数百条规章制度涵盖了医院业务管理的方方面面，但仍有一些管理环节缺乏细化的管理制度；同时在具体工作中，有些管理制度也存在执行难的问题，有时制度订好后，就将其束之高阁，因为缺乏严格的考核，往往规章制度是一套，实际执行又是一套；也有一些制度本身有不科学的地方，比如，合同审核时，如果全院每一份合同从合同条款、标的价格都要一个岗位来审核控制，但因为工作繁忙而无法及时审核，即使流程执行了也只是走个形式，没能真正起到分级把关的作用。四、加强合同管理内部控制可采取的措施(一)对合同管理实现分级控制管理内部控制的核心要素就是“监督”，我认为对合同管理的监督可分为日常持续性监督管理、资金流控制监督管理和独立性监督管理三个控制层次。第一个层次是经济业务发生部门，也就是合同归口管理部门严格按照医院内部控制的程序、不相容职务岗位设置等制度进行合同签订和管理，建立第一道监督防线。所有合同都会涉及资金流向，所以，第二个层次应在财务部门建立第二道监督防线，对金额、付款条件、结算、索赔和发票等合同主要内容进行检查复核。第三个层次，应由具有一定独立性的部门建立以审核控制为主的监督防线，通过内部控制测试发现合同管理流程中的问题和风险，作出评价意见，并提出改进措施，进一步促进合同管理内部控制更加完善。(二)发挥内部审计在合同管理内部控制中的作用 内部审计既是合同管理内部控制中的一个重要环节，又是实现内部控制目标的重要手段之一。内部审计部门不从事具体业务活动，独立于业务管理部门，这使得内部审计可以从全局出发、从客观的角度对合同管理中的风险进行识别，及时建议业务部门采取措施，控制风险。内部审计应当充分发挥其评价职能的作用，规范合同管理流程，促进内部控制制度的完善。当前医院合同管理中存在的问题，有些问题屡次出现，内部审计应分析其出现的根本原因。比如，为什么某些设备维护保养合同签订后，实际保养过程没有专人负责考核？分析其原因，可能因为某些业务部门内部管理意识薄弱，只有设备运行出现故障时，才会现场跟进；或者是因为对保养过程的跟踪考核确实有难度，这就涉及管理人员数量要配齐，岗位职责需进一步明确的问题。内部审计对这些问题应重点关注，督促业务管理部门认真落实整改，并对改进过程加以持续关注，及时向医院分管领导汇报，争取为医院管理层出谋划策，提供一些建设性的建议。(三)抓牢合同管理内部控制中的关健点加强合同管理内部控制，应按照全面性、重要性等原则，对容易出现问题，且内部控制薄弱的环节实行重点管理，实行授权审批、资金流向控制、责任追究到人等内部控制制度。合同管理应重点抓好三个关键点。1.严格控制合同签订环节。在签订合同前，应了解清楚合同签订方的资质、市场准入情况、有无获得代理资格、信用等级、履约能力，将有不良记录的厂商排除在外，切实从源头上防范合同管理风险。对于医院内部设备管理、总务、基建、药品采购等签订合同较多的职能管理部门，有条件的可以建立供应商电子档案，对供应商的产品质量、售后服务、廉洁诚信等方面进行全面评估和分级排队，以此作为是否签订合同的重要依据。2.严格控制大额资金合同付款。合同付款时，业务部门经办人员应认真填列付款申请，附上满足付款条件的有关证据，交由业务部门负责人签字同意；财务部门在接受付款申请时，应仔细审核该合同的标的、数量、价格、付款条件、履约期限等要素，对于交付货物后付款的，还应查看收货凭证的数据记录是否与入库单、发票等相一致；财务付款应通过银行转账支付，在转账原始凭证上注明款项用途、对应合同编号等信息。 3.建立并切实执行责任追究到人的机制。医院应详细规定各业务部门的工作责任、业务范围和签约权限，各业务部门内部应明确每个工作岗位的职责，健全不相容职务分离制度、授权审批制度和责任追究制度；对合同管理过程中发现的问题，业务部门应指派相关责任人负责解决，并规定解决问题的期限；在期限内无法解决的问题，应当向医院分管领导报告，由分管领导协调有关部门一起配合解决；如果该问题导致医院经济利益受到损失，而且这种损失确实是由相关责任人不切实履行职责引起的，应严肃查处，按内部责任追究制度执行。综上所述，内部审计是医院内部控制体系的一个重要的组成部分，作为内部审计工作人员，我们应该积极推动和促进医院合同管理内部控制水平的提高。但合同管理内部控制机制的建立和完善，也决不仅仅是内部审计一家能够解决的问题。医院管理层更应重视合同管理内控制度的建立，保障相关制度得到有效执行，还应将其纳入绩效考核指标体系，与各业务部门负责人的绩效考核挂钩，进一步激发其提高合同管理水平的积极性，促进各级管理人员强化合同风险意识、内控意识、责任意识，促使合同管理内部控制真正成为医院管理层和所有职工的自觉意识和行为规范，让内部控制体系更加充分有效地发挥作用。