浅议内部审计在完善企业合同管理内部控制中的作用费

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1、浅议内部审计在完善企业合同管理内部控制中的作用内容摘要：《企业内部控制基本规范》的发布以及相应各项《应用指引》的即将出台，对企业内部管理和内部审计工作将产生重要影响。笔者通过在企业内部审计工作实践中的体会，揭示了合同管理内部控制中存在的主要不足，分析其原因，并提出内部审计应有效实施各种类型的审计项目，在促进企业健全和完善合同管理内部控制方面发挥积极的作用。关键词：合同管理内部审计内部控制当前，世界经济形势日趋复杂，企业竞争日益激烈，各类风险也愈加增多，尤其是这次世界范围的金融危机以至经济危机，更是将风险的危害性后果充分地释放出来，对经济发展造成了严重的负

2、面影响。为了应对经济形势的新要求，促进企业提高抵御和控制风险的能力，2008年国家五部委(财政部、证监会、审计署、银监会、保监会)联合发布了《企业内部控制基本规范》(以下简称《内控规范》)，同时各项《企业内部控制指引(征求意见稿)》也正在广泛征求意见，即将出台。可见，企业加强风险管理和内部控制工作已刻不容缓。合同管理是企业风险管理的一项重要内容，也是企业依法维护自身合法权益的一个重要方面。合同管理作为规范企业经营行为，保护企业合法权益，促进企业改善经营的重要手段，已越来越被大家所重视。合同管理方面的内部控制也已成为企业内部控制体系中的重要内容之一。岂今为

3、止，国内学界还没有直接给企业合同管理下一个权威的定义。从实践角度来说，合同管理一般指的是合同当事人为实现单位的合同目的，根据本单位的具体情况，依据合同法等有关法律法规，在合同从准备，谈判、签署、生效、履行、变更，直到救济权利、解决纠纷的整个过程中所进行的一系列民商事法律行为的统称，简单的说，“合同管理”就是以“管理合同”行为为主的一系列行为。从企业实践角度来看，合同管理包括合同谈判、合同起草、合同审批、合同签约、合同文件、合同执行、合同结算、合同变更等环节或内容。其中，合同起草提供合同示范文本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许

4、起草人填空，不允许修改固定条款格式；合同文件是指管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中；合同结算是解决企业的资金管理，为合同细化了何时应该结算账款，无论是对收款还是付款均有重要意义，可以及时安排资金调度及收回款项，既保证按时守信，又合理充分利用资金，降低执行风险；合同执行是指明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便合同调整进度及安排下一步的工作。可见，合同管理是一个系统。通过合同管理系统的应用和实施，可以为合同管理信息化

5、和合同管理能力提升提供一个最佳的结合点，切实打造企业核心竞争力。随着企业的不断发展，近年来笔者所在公司的建设和改造项目较多，每年对外签订的合同协议数量也逐年增加。为适应企业内部管理的需要，笔者所在的内部审计部门逐步推进开展了各种类型的审计项目，在推动企业健全和完善合同管理内部控制方面发挥了一定的作用。现就内部审计工作在促进企业建立健全企业合同管理内部控制中的作用谈一点粗浅的体会。一、合同管理内部控制中存在的主要问题(一)合同签订与审核控制的不足1．未经授权批准，对外签署合同协议笔者所在的公司规定，对外签订合同协议必须由法定代表人或其授权的人签章，同时加盖

6、公司合同专用章。但审计中发现，存在未经授权的下属单位领导自行对外签署合同协议的现象。有个别单位甚至已经习以为常，认为合同协议金额不大，问题也不大。笔者曾经参加对公司下属的一家三级分公司负责人的离任经济责任审计，这家分公司属于安全保障型单位，几乎没有直接的经营收入，也没有固定资产投资决策权，生产运营所需固定资产的采购、基本建设及维修维护工程项目大多由上级公司签订合同并付款。但在审阅该单位的会计资料中发现，该单位的负责人未经授权对外签署了不少零星维修项目的合同协议，并且加盖的是该三级分公司的印章。尽管这些合同协议的金额都较小，到目前为止还没有发生过法律纠纷，

7、但从严格意义上来说，这些都属于无效合同协议，一旦在执行过程中出现问题，产生纠纷，双方的权益都不能得到法律的有效保护，不仅会发生经济上的损失，而且对我们企业的信誉等方面都可能带来非常不利的影响。2．对合同签约对象的资质审查不严在签订合同前，必须认真审查对方的履约能力。特别是各类工程项目都有其各自不同的施工要求，因此对合同签约对象，即施工单位，有一定的资质要求。但在实际操作过程中，还是存在个别工程合同缺少施工方的资质证明，或有的资质证明已过期等现象，严重危害到工程的安全和质量。(二)合同履约控制的不足1．部分合同条款执行不严合同一旦订立并生效，合同的当事人就

8、应该全面地履行合同。但在实际工作中，往往存在部分合同条款没有被严格执行的情况。如