财务共享服务中心会计档案管理

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1、财务共享服务中心建设咨询服务系列专题（八）财务共享服务中心会计档案管理张庆龙田春红057THECHINESECERTIFIEDPUBLICACCOUNTANT2012.08DEVELOPMENTOFTHEPROFESSION行业建设与发展一、财务共享中心建设带来会计档案管理环境的变化根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（1999）的规定，会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。各单位必须加强对会计档案管理工作的管理，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度

2、，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出的纸质会计档案，并对保存期限作规定。财务共享服务是随着集团公司的管理变革而产生和发展的。当企业规模日益扩大，业务类型不断增加，企业分公司、子公司的多个财务机构使得原本就是成本中心的财务人员及其相关管理费用快速膨胀，最终导致效率降低、设备投资重复、内控风险激增，统一协调财务变得越来越困难。此时，企业在变革中寻求突破的结果就是财务共享服务的源起。建立财务共享服务中心，必将带来财务组织架构

3、的深度变革。原本各业务单元的财务部可能仅会被保留下一小部分，譬如负责单据收集整理的人员，而大部分将迁移至共享服务中心所在地。这样，将财务大部分的职能集中至一个中心，可以大大缩减人员，显著降低成本、提高效率，并将财务流程与企业战略相匹配。财务共享服务中心的建设实施改变了传统分散型的会计档案管理环境，它将不同国家、地点实体的会计业务集中到一个财务共享服务中心来记账和报告。这种集践来看，在单据的归档上主要出现了两种方式：一种方式是将单据存放在分公司、子公司所在地。处理业务时，先将单据集中到服务中心处理，待存档、分类进行完毕后，在每年的审计开始前，把所有的单据发还各公司，以便在当地进行档案管理。

4、另一种则是统一保管在服务中心所在地。但在单据发生后的前几年（通常在3至5年）凭证仍保存在分公司当地。超过一定年份的凭证很少被查阅，这些凭证可统一托管到服务中心。此外，传递凭证时，可当企业规模日益扩大，业务类型不断增加，企业分公司、子公司的多个财务机构使得原本就是成本中心的财务人员及其相关管理费用快速膨胀，最终导致效率降低、设备投资重复、内控风险激增，统一协调财务变得越来越困难。考虑采用影像系统来进行，把单据通过影像扫描的形式传递到中心，处理完毕后将凭证打印出来整理即可。无论采用哪种方式，通过这种传递又会带来新的内部控制风险节点。因为，会计档案的形成链条在加长，从过去的属地延伸至财务共享服

5、务中心，这其中介入了多种岗位角色，如收集、影像化、审核、传递、稽核、归档、整理、成档。使得原本容易在属地发现的风险，往往在财务共享服务中心归档后才被发现，甚至一直隐藏下去。此外，过度依赖影像系统形成的电子会计档案，容易受到当前会计档案管理法律法规的滞后影响，产生合规性方面的挑战与考验，带来新的问题。中的财务管理改变了过去传统的属地化会计档案管理体系。从理论上来说，财务共享中心建立后，应将所有单据统一保管在服务中心所在地，要求财务共享服务中心属地要有相当规模的档案中心，能够为各公司保管大量凭证，要求财务共享中心在会计档案信息存储、利用以及影像管理系统等方面创造最好的条件。但是，我国行政监督

6、系统的属地与分散化（例如当地的地税局、工商局等）对于会计档案的检查需求，使得财务共享环境下的单据统一集中管理难以付诸于实施。另外，受到预算成本的约束，全面的会计档案集中管理变得不是那么现实。从目前的财务共享中心档案管理的实058中国注册会计师2012.08DEVELOPMENTOFTHEPROFESSION行业建设与发展二、财务共享服务中心会计档案管理的完善建议（一）建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台财务共享服务中心本身就是建立在先进的信息技术平台基础之上的一个数字化平台，其自身会计档案的管理也应该实现档案信息的数字化和网络化，建设档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，使档案

7、信息高度共享，档案管理更加有效、快捷、科学。当然，企业应该在平衡好寄送、存储、沟通的成本基础上，建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台，通过规模效应平衡相关成本。为此，财务共享服务中心的建设必须结合当前的会计档案管理规定，对信息化环境下的会计数据电子档案的形成、归档和电子会计档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面制定标准、规范，并指导实施的过程。当然，财务共享服务中心会计档案管理工作还依赖于一定的网络环境建