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1、浅议建设项目中的工程档案管理?-l鸭.饕}{经科之声浅议建设项目中的工程档案管理漆琼(成都市兴蓉集团有限公司,四川成都610062)中图分类号:G275.9文献标识码:D文章编号:1001—5264(2010)05--0042-02工程档案是指工程建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字,图表,声像等各种形式的历史记录.它形成于工程建设的各个阶段,在工程建设中起着举足轻重的作用.它是工程建设的真实记录,也是全面鉴定工程质量,日后查明事故原因,追究事故责任的重要凭证,它既服务于项目.为项目的成果,维修,管理,养护提供保证,也为国家长远的工程建设服务.成都市兴蓉集团有限公司承担着成都
2、市水环境基础设施项目的投融资及管理,城市基础设施资本运作及资产经营管理,项目招标,项目投资咨询和其它基础设施项目的投资工作."5?12"地震之后.根据成都市市委,市政府的指示.公司负责都江堰,彭州,崇州,大邑,邛崃等八个区(市)县151所中小学,60所卫生院,94所派出所的灾后重建工程.公司领导对灾后重建工作非常重视.积极与市教育局及区(市)县教育局,建设局,规划局等有关单位加强工作联系,按照"投,建,管"三分离的原则推进项目建设.同时,公司也高度重视灾后重建中小学项目的42档案管理工作,要求档案室主动配合.做好服务.档案室针对灾后重建项目时间紧任务重的情况进行了积极的创新实践.一
3、,改进规章制度.促进管理规范化档案规章制度是明确各部门在项目档案上的责任,避免不必要的重复劳动,是做好建设项目档案工作的保证和协调档案工作和其他工作的依据.为了使企业档案管理制度能够切实地成为指导档案工作的业务建设规范.公司对照《中华人民共和国档案法》以及国家档案局,省档案局的有关档案工作的方针政策,结合实际编写了《兴蓉投资有限公司档案管理暂行办法》,《兴蓉投资有限公司档案的接收,利用办法》,《兴蓉投资有限公司建设项目(工程)档案管理办法》,《兴蓉投资有限公司档案分类细则》等近二十项档案管理规章制度.针对灾后重建项目繁多,建设时间紧迫,档案室与公司各部门磋商.根据各部门工作的实际情
4、况,参照国家相关的法律法规和技术规范,对项目档案管理办法进行细化,编制了《灾后重建项目档案管理实施细则》及《灾后重建项目档案管理手册》.《灾后重建项目档案管理实施细则》及《灾后重建项目档案管理手册》是科学,合理,适用和可操作性强的一整套工程档案管理制度,通过明确归档责任,归档时间,归档范围,归档数量,归档质量,电子文件的格式要求等,使建设项目档案工作有计划,有步骤,高质量,全方位地有序进行,同时有效保证档案的齐全,完整,准确.二,增强档案意识.提高档人员素质灾后重建项目档案涉及面广,参建单位多,专业复杂,因此要不断提高全体员工对档案工作的认识,增强档案意识和法制观念,拓宽知识面,熟
5、悉工程建设全过程.一是公司组织员工认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》,《(中华人民共和国档案法)实施办法》,《企业档案工作规范》等法律法规.二是坚持学习以人为本的科学发展观,立足于全心全意为各项目,各部门服务,为每一位员工服务,做到工程项目在哪里,档案服务就延伸到哪里;在档案业务工作中积极探索新问题,转变观念,开辟新途径.努力开创档案工作新局面.三是组织专职和兼职档案人员参加"重大建设项目档案管理培训会","国家重大建设项目档案管理培训班","建筑工程资料员学习周"等档案工作培训.进一步提高档案意识.增强档案专业知识.四是为了提高参建单位的档案意识,档案工作人员在灾后重建项目开工
6、前.参加设计单位见面会,讲解并发放《建设工程设计文件归档按范围和要求》;开展参建单位档案知识培训工作,同时发放《灾后重建项目档案管理手册》,通过召开会议和现场讲解等方式提高参建单位的档案意识,明确各设计,施工,监理,建管单位的档案工作职责,统一档案工作的规范标准.三,转变管理模式.提升管理水平管理模式具有综合性,动态性和多元性的特点.档案管理模式也不是固定不变的,工作中不能力图去套用某一种管理模式.而是要研究适合本企业的档案管理模式.为了做好灾后重建项目档案管理工作,公司提出了"分阶段把关,全过程管理"的要求,将档案服务工作前移."分阶段把关,全过程管理"模式是以项目负责人为管理核
7、心,以纳入合同为管理依据,以建管控制为重要手段,在档案管理部门,项目建设部门及设计,施工,监理,建管单位全方位参与下,实施事前培训,事中控制,事后核查,验收把关全过程控制的新建设项目管理模式.这一管理模式力图将档案工作渗透于项目建设的每个阶段之中,将项目档案工作贯穿于项目建设单位的全过程.新模式是从源头上梳理流程,根据各部门职能分工,岗位责任要求,确定工程档案归档管理要求,移交流程,加强维护档案原始资料的完整,准确和安全,全面推进企业档案工作的标准化.1.在合同签订阶
