高职高专院校档案收集初探

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1、高职高专院校档案收集初探梁慧江云李凌凌陈玲　　摘要：高职高专院校档案的收集，主要是通过各职能部门专兼职档案人员的文件的收集，整理、移交院校档案馆(室)集中统一管理来完成的。收集方式有各职能部门档案的收集、学校档案馆(室)集中对全校档案的收集及其他一些对零散文件的收集。学校档案馆(室)的收集工作是在各职能部门专兼职档案人员和学校档案馆(室)之间进行的。通过移交收集到馆(室)的档案，由学校档案馆(室)统一集中管理。　　关键词：档案收集；收集渠道；存在问题；问题探索　　　　高职高专院校档案的收集是把学校在教学科研管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的，各种文字、图表、声

2、像等不同载体的文件材料收集起来，进行科学的统一管理与利用档案收集工作，是学校档案工作中极为重要的一个环节。与档案工作的其他环节相比，处于一种特殊地位，表现在：1、它为档案实体管理提供对象，为档案馆提供丰富内容。2、收集质量的好坏直接影响馆(室)各项业务的开展，影响档案信息的开发利用和实现档案的集中统一管理。可以说，没有收集工作就没有学校档案的管理、鉴定、统计、保管与利用，也就无从谈起档案工作。因此，通过开展档案收集工作的过程，从理论与实践中摸索出一套既符合我国经济发展需要，又与学校改革开放相适应的档案收集途径，是推动、改进档案工作不断深入发展的重要措施，也是档案工作者义不容辞

3、的责任。　　　　一、高职高专院校档案收集的渠道　　　　高职高专院校档案的收集，主要是通过各职能部门(系、部、处、室)专兼职档案人员对文件收集、整理、移交院校档案馆(室)集中统一管理来完成的。收集方式有各职能部门档案的收集、学校档案馆(室)集中对全校档案的收集及其他一些对零散文件的收集。　　　　(一)、学校各职能部门档案的收集。　　目前，各高职高专院校档案收集，基本上实现了网络式的收集办法，即各系部处室分头收集、立卷，统一移交院校档案馆(室)。由于各职能部门都配备了专兼档案员，这些人员包括系部秘书、处室文书人员或其他业务人员，他们对本部门形成的文件材料了如指掌，能够及时、有效地

4、收集、甄别与分流，按时完成归档任务，为学校档案工作奠定了坚实的基础。　　　　(二)、学校档案馆(室)对全校档案的收集。　　学校档案馆(室)的收集工作是在各职能部门专兼职档案人员和学校档案馆(室)之间进行的。通过移交收集到馆(室)的档案，由学校档案馆(室)统一集中管理。档案的收集，维护了学校档案的完整、准确、系统、安全，便于综合开发利用档案信息资源，实现信息资源共享。　　　　(三)、零散文件的收集。一所学校产生和形成的文件材料很多，遍及学校各个部门，涉及个人的也不少。如：教师个人的论文、专着手稿，科研人员的各种科研记录、草稿等。　　为了保证学校档案的完整齐全，必须进行全面收集、

5、重点收集。这就需要采取普遍收集与重点收集相结合的办法，杜绝文件材料的丢失和遗漏。近几年，由于学校教育改革的不断深入和发展，档案文件的产生随着各种机制的变迁，特定环境时间、地点限制等给收集带来一定难度，甚至收不上来。如：校办产业档案。随着经营对象、手段等因素不断变化，出现停办、合并之类的情况，如果稍不注意，会收不到该类文件材料，给学校整体发展造成缺憾。又如：对科技成果和新产品鉴定、报奖、基建工程的验收、设备仪器的开箱等，如果不及时进行现场跟踪收集，一些应归档的文字材料、图表、照片等容易散失，影响学校档案的完整与齐全。因此，零散文件的跟踪、及时收集是收集工作中不可忽视的环节。　　

6、　　二、现实工作中档案收集的困境　　　　(一)、高职高专院校档案部门建制的不合理，严重影响制约着其职能的发挥，使收集工作不尽人意。　　高职高专院校档案收集工作，是学校档案职能部门(综合档案或档案馆)依据上级有关档案工作法规、细则、办法，制定合乎本单位实际情况的《归档制度》、《归档实施办法》等来完成的。具体收集工作由各系、部、处室专兼职人员、档案馆(室)专兼职人员来完成。档案部门负责监督、检查、指导，档案部门职能发挥的好坏直接影响收集材料的数量与质量。基层单位建制上的不完善，不仅使档案职能部门难以行使职权，档案部门应承担的，对各职能部门档案收集工作的监督、指导、检查、评估奖惩等

7、也显得软弱无力。现行的档案职能部门都是校(院)办公室的下属部门，进行监督、检查的部门大都是上一级职能部门。这是高职高专院校由上至下分层管理，部门领导只对校领导负责制的管理模式造成的。建制不到位，制定的《归档制度》、《岗位责任制》等等，根难落实到实处。对于不能完成归档任务的部门、人员，下级部门的奖惩收效甚微。有的学校立卷人员职务高于档案职能部门，对他们的监督、检查也仅是一种形式。因此，档案工作建制上不合理、不完善，制约着档案部门职能的发挥，档案材料收集的完整率、齐全率达不到规定要求。(二)、兼职人员调换频