医院文书档案的收集工作初探

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1、医院文书档案的收集工作初探摘要：医院档案客观真实地记载了医院各历史时期发展的轨迹，在医院建设中占有极为重要的地位。而档案收集工作是档案形式中最基础的重要环节。　　关键词：档案收集意义　　　　收集工作是档案工作的起点，从整个档案业务工作的程序来说，收集工作作为档案工作提供实际的管理对象，是档案基础业务工作第一个环节，也是最重要得一个环节。没有收集工作，档案工作就无从谈起。　　一、档案资料收集的意义　　文书档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他科室的文书档案集中到机关

2、档案室。医院在各项工作中，不断产生和形成了大量的档案材料收集起来，进行科学管理，为医院的各项工作开展，提供利用是档案室的职责。档案是客观反映医院历史、真实记录医院建设发展过程的信息资源，又是宝贵的文化知识财富，具有很高的价值，为医院未来发展提供科学的重要依据。　　二、文书档案收集工作的内容　　文书档案收集工作的内容是对本机关需要归档档案的接收工作。机关各科室办理完毕的文件是档案室档案的主要，建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案室开展档案收集工作的主要途径。　　三、文书档案收集工作的要求主要有以下几点　　1、归档的文件材料应当齐

3、全完整，并符合长期保管的质量要求。　　档案齐全、完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映医院的面貌。具体说，归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全、完整。对于文书文件材料，特别是公文，每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与原件、多种文字形成的同一份文件等要完整成套。归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。　　就电子文件而言，要注意选择文件的生成格式、保存载体等，以满足长期保存的要求。严格按照档案的规范要求。对于那些材料不全，质量不符合规范要求的文

4、件材料,应督促文件材料形成科室进行更正、弥补，使之完善。　　2、归档的文件材料应精炼准确。　　为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门与档案室对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁。同时还要注意，文书档案虽然包括一个单位党、政、工、团等部门在工作中形成的文件，但这些部门的文件并不能构成文书档案的全部内容。要加强对各业务科室形成文件的收集，因为这些业务文件才是单位的主要职能活动的体现。　　3、档案室要加强收集工作的调查和指导。　　档案收集工作实际上是要解决档案形成的分散性

5、与管理的集中性之间的矛盾。为使各科室形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案室人员在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务科室形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全、完整。　　四、文书档案收集工作的方法　　1、严格按照本单位归档制度的有关规定进行接收，这是正常情况下开展文书档案收集工作的主要形式。各科室文件的归档既是档案室档案的主要，也是档案室收集工作的经常性任务

6、。由于归档制度对应收集文件材料的范围、接收时间和接收要求做出了明确规定，　　因此，对应归档文件进行认真清点，在核实无误后办理交接手续。　　2、建立相关制度，加强对零散文件的收集除了制定文书档案的归档制度外，各科室还要建立相关制度，采取必要的控制措施，确保零散文件也能齐全归档。在实际工作中，可以采取下列做法：一是将文件材料的形成、积累工作纳入有关科室和人员的岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各科室形成的文件尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地向档案室移交。二是对于外出学习或开会人员，应规定只有将带回的文件向档案部门移交归档后，财务部

7、门才会为其办理报销手续。三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文件向档案室移交后，才能到人事部门办理调动手续。（三）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整。　　⑴对于通过公文处理程序运转的文件，无论是收文还是发文，应明确规定由文书人员负责文件的收集。　　⑵对于各种会议文件，包括本单位召开的党、政会议等，应由秘书或办公室主任负责收集并按规定向档案室移交。　　⑶对于本单位形成的综合性文件，如规章制度、计划、总结、各类报表等，应由文书人员随时收集。　　⑷对于各科室形成的文件，应由该科室指定的兼职档案员负责收集并向档案室移交。　　3、运

8、用公关思想加强档案收集　　医院档案信息资源收集工作是医院档案管理诸环节中的首要环节，也是在档案管理流程中与其他科室打交道最多的环节。如果没有高质量的收集工作，医院档案工作将成为无源之水，严重影响整理、统计、