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1、国际贸易商务信函写作技巧商务指南>商务资源>商务文本>商务信函栏目第一章外贸函电写作的一般技巧一．外贸函电写作文法技巧1.主客分明、意思清晰例子:Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportent.应改为Decidingtorescindourearlierestimate,ent.(USTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了。二、外贸函电写作文体技巧1.可读性.对象是大学程度
2、的话,用高中的英文就行.多用短句(15-20字为佳),技术性的字,就更加要简单易明.2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:1.Becauseheeetingpersonally,heforeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.3.轻重有分.等同重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里.4.意思转接词要留神.例如:but(相反),therefore(结论),also(增添),forexample(阐明).furthermore和moreov
3、er5.句子开头不要含糊不清的主词.例子:Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothemitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀????开头少用this,that,it,they,或bursethecostafterJuly15.应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.7.用语要肯定准确.切忌含糊.例如:ThefiguresshoittedbyApril.改为:Yous
4、houldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.第3页第4页……第10页三、外贸函电写作格调技巧1.式样和句子长度不要太单调.千篇一律的subject-verb-object太单调乏味，有时短句与长句可以相互搭配.2.弱软的词(e.g.ationation.明显地,我们会喜欢第2句.四、外贸函电写信提示技巧1.人家的名字、头衔或学位千万不要错.以下是一样的:Hoith,esdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray男女一齐呢?弄清
5、楚称呼就行.例如:Dr.andMrs.Haroldr.Haroldargaretr.andMrs.HarveyAdams-Quinn3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔，有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray4.地址要低，日期至少两行.写名时,职衔短可以一行过,长就两行.例如:KenGreen,PresidentKenGreenVicePresidentofInternationalOperations但下面的写法就显得不妥：KenGreenVicePresi
6、dentofUniChina正确应为:KenGreenVicePresident,UniChina5.老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:MichaelJ.Smith,Jr.MichaelJ.SmithSr.6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮.7.地址上的数字直接用阿拉伯数字,除了One,例子:127NinthAvenue,North127E.15Street5ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91Street第3页第4页第5页……第10页五
7、、外贸函电写作结尾致意弄清大家的关系才选择用词例子:1.Veryformal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2.formal正规的(例如客户公司之间啦)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,3.Lessformal不太正规的(例如客户)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Info
8、rmal非正规的(例如普通朋友,同事之类)Regards,ybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用:Ifoundthebrochure
