浅析人事档案管理工作

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1、浅析人事档案管理工作摘要：认识新时期人事档案管理的特点和作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于调动各类人员的工作积极性，全面完成单位和个人的各项目标任务，促进经济社会的进步具有一定的积极意义，据此，介绍了人事档案管理的管理模式、收集方法，分析了人事档案存在的问题，预测了人事档案改革的前景。　　关键词：人事档案；管理模式；改革　　　一、引言　　　人事档案是人才信息的重要载体，人事档案能历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，使企业的各类人才都能在适合自己的工作岗位上充分发挥每个人的工作积极性、主动性和创

2、造性。此外，人事档案管理工作是人事管理工作中不可缺少的一个重要组成部分，是人事工作的基本条件之一，人事档案管理工作的好坏直接影响到单位和个人的工作效率和质量。认识新时期人事档案管理的特点和作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于调动各类人员的工作积极性，全面完成单位和个人的各项目标任务，促进经济社会的进步具有一定的积极意义。　　　二、人事档案的管理模式　　　在社会主义市场经济条件下，人事档案管理出现了新的模式，主要有内向型封闭式和社会化开放式两种。　　1　内向型封闭式管理模式　　此种模式是指人事档案由单位内部的组

3、织、人事档案部门实行封闭式管理，主要供领导和组织部门利用，一般不对外开放。目前。党政机关、企事业单位在岗的国家公务员、教师、科研人员等人事档案大多采用这种管理模式。该模式具有以下特点：　　(1)有利于本单位人事档案的收集和管理。由于人事档案来源单一仅限于本机构人员，可以较全面系统地收集。同时，由于本单位工作内容大体相同，对人事档案的分类、排列、鉴定可采用比较一致的标准，便于管理。(2)便于本单位领导及时利用人事档案。由于本单位保管人事档案，当领导需要了解有关人员的经历、成果等情况时，就能很快从本单位人事档案机构中查阅到。(3)有利

4、于人事档案的保密。议事档案材料是组织部门在考察了解和使用人的过程中产生、形成的，它记载的有关内容由组织部门统一掌握和利用，对人事档案的保密具有较大作用。2　社会化开放式管理模式1999年5月17日，中国政府上网工程主网站宣布正式开通，许多省级、县级地方政府也相继上网，这不仅有利于降低办公费用，提高政府的工作效率和透明度，而且使公民能公开查阅行政机关的有关电子文件，积极参与决策。人事档案开放式管理模式正是在这种环境下建立与发展起来的。这种模式与市场经济的发展和社会信息化进程密切相关。它具有以下特点：　　(1)人事档案管理机构、管理对

5、象和服务对象具有较强的社会性。市场经济的发展，产生了许多经济组织形式，它们对人才的吸纳、流动与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制度等应运而生，从而使人事管理变成了一种社会化活动。因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有社会化的性质。从管理机构来说。在市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构如各省市人才市场建立的人事档案管理机构。这种机构的职能不是管理本单位人事档案，而是面向社会。其管理对象包括社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服

6、务。(2)人事档案的来源与内容具有广泛性和复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案来源单一，内容也较简单，而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可来自社区范围内的各类人员。由于各类人员的身份不同，集中起来就显得复杂，其档案内容自然是丰富多样。(3)利用者对人事档案的需求具有多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘管理人才、技术人才及选拔优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生就业，都不会忽略对

7、人事档案的利用。利用者类型及用途的多样性，对人事档案内容、载体与传递方式等提出了多样性要求，同时也使得人事档案的利用不可能局限在单位组织部门的狭窄范围内，不仅组织部门需要，而且许多个人也需要。那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织部门和个人查阅利用。由于人们的要求不一样，在利用中呈现多样性。(4)人事档案管理方式和服务方式具有开放性。市场经济的发展，减弱了人事档案神秘化的程度。同时，随着信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案的管理和服务方式。当今，可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐

8、私内容的人事档案上网，从而使人事档案管理部门与外界的人才信息交流具有开放性。　　　三、人事档案的收集方法　　　根据人事档案形成、补充的特点和来源渠道，主要应当采取以下几种收集方法：　　1　定向收集。就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门