新媒体背景下档案管理管窥

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1、新媒体背景下档案管理管窥摘要：近年来，随着信息技术在档案管理上的不断应用，如何做好新时期的档案管理工作已成为档案工作者亟待完成的重要工作。文章从新媒体背景下档案管理的发展趋势入手，提出做好档案管理工作的几点看法，供同行探讨。关键词：档案管理；问题；措施；借鉴；中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-3520（2014）-08-00-01以互联网、手机媒体为代表的新媒体，不仅冲击了传统的媒体结构，也刷新了现代社会的信息传播方式。随着新媒体的持续发展以及在社会各方面的不断深入，档案的管理方式也相应发生了变化。由于新媒体在信息传播中具有明显的优势

2、，因而在各个领域被广泛采用。为了实现档案信息的有效利用，档案部门也在档案利用过程中越来越多地采用了新媒体。作为档案工作关注的焦点，档案管理如何提高水平和能力，提升档案的归档管理效率，对其进行有效的改革已经成为必然趋势。在新媒体背景下，如何制定权威的档案管理标准及规范，规划档案管理的发展方向，是当前档案建设的重要内容。一、档案管理发展的趋势（一）信息数字化6随着信息化的高度普及，很多单位都有自己的办公自动化系统，实现了无纸化办公。因此，档案在生成方式、存储方式上都有了重大的变化。例如起草和签发文件、催办和文件归档等都利用信息化的管理，文件包含的文字等都是数

3、字化形式的，这样档案主要以电子媒介的形态存在，既方便管理又方便存储，可以利用计算机进行有效的管理，包括收集、筛选、存储直至使用，这就使档案信息呈现数字化的发展趋势。（二）利用多样化随着档案管理水平的不断提升，档案内容多种多样，档案利用呈现多样化趋势。一方面利用档案的人数和对象不断扩大，另一方面人们对档案利用的需求也在不断地增加。在新媒体背景下，档案打破了传统利用方式的局限，为人们利用档案提供了便利，其利用价值也开始发生新的更大的变化，突破单纯的参考、凭证等用途，档案的知识性、休闲性利用成为可能。（三）服务大众化6随着网络、手机、数字电视等新媒体的广泛使用

4、，档案服务利用方式实现了创新。上海市在地方政府规章之中写入了档案馆开展现行文件开放服务工作的相关规定。贵州省档案馆2006年就开创性地开通了手机短信查询档案和现行文件目录业务，档案利用与新媒体第一次“亲密接触”。人们不用到档案馆就可以实现利用档案的目的，这种便捷激发了档案利用潜能，使档案利用人群多元化、规模化。二、当前档案管理工作存在的问题（一）重视程度不够。当提到档案管理时，不少单位认为把档案资料输入电脑中就标志着进入信息化管理了，所以在实施信息化的过程中，会受到人为观念的影响。一部分领导对档案管理信息化工作是口头上重视、实际上忽视，使用时重要、不用时

5、次要，思想观念需要更新。（二）缺乏长远规划。由于许多单位正处在档案管理信息化起步阶段，尚未掌握科学的管理方法，对自身的发展战略缺乏考虑，没有在推进档案信息化方面做好总体规划。因此，档案管理未能从落后的体制、陈旧的模式走出来，建立一套科学完整的档案管理体制，这很大程度上影响了档案信息化工作的有序发展。（三）资源开发不足。长期以来，普通群众无法获得利用档案的权利，或者缺乏利用档案的意识，档案利用只是一小部分人的行为。新媒体的出现，扩大了利用人群规模，满足了人们的多元需求。但是目前，室藏档案的数字化加工力度不大，对档案资源开发有限，信息化程度明显低下，一些部门

6、甚至信息化建设尚未真正开始，因此未能在互联网上提供更丰富的档案数据查询，影响了档案各项服务功能的进一步发挥。6（四）现实作用未完全发挥。目前，有很多档案工作仍停留在看门守摊、被动服务的旧观念旧模式上，仅仅满足于利用者上门查阅。编研成果少，质量不高，编研工作大多数限于档案部门自身使用案卷目录，在这种管理状况下，档案所发挥的服务导向、宣传教育作用被弱化了。（五）人员素质不高。基层单位专职从事档案管理工作的专业人员较少，也很少有机会出去接受档案新知识的学习培训，因此大部分档案员只能做一些文件归档等基础性工作，能进行档案信息深层次研究和开发的人才就更少。按照档案

7、信息化的要求，建设一支精通电子技术和档案业务的人才队伍势在必行。（六）经费投入不足。档案信息化建设，是一项投入高、回报慢、周期长的系统工程，需要配备必要的软硬件设施设备，资金投入没有保障，档案信息化工作无法正常开展，必然带来管理上的短腿，不仅容易造成许多宝贵的资料因保存不好管理松散或难以保存而丢失，而且对档案开发利用极为不利。三、做好档案管理工作的有效措施（一）制定科学合理的档案管理标准和规范6目前，档案管理模式采用的还是很早以前的方式，已经不适合时代发展的要求。对于数字化信息的文件归档与管理还没有完善的标准和规范，这对于管理好档案显然是不合适的。因此，

8、应该加快制定科学合理的信息化档案管理标准和规范势在必行，这会使档案的管理人员有章