会计软件中操作日志存在的问题与对策研究

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1、会计软件中操作日志存在的问题与对策研究一、问题的提出实现会计电算化后面临的一个重要问题是会计信息载体骞以磁性介质为主，纸介质为佗辅，而磁性介质上数据的修裘改无法象纸介质那样留下可钉辩认的痕迹，以为日后审计伴等工作留下应有的线索。为蕞解决这一问题，在会计软件敝中设置了各种日志文件：操┩作日志、控制日志、系统与挹程序修改日志、数据资料使郾用日志及业务日志等。这几历种日志文件的作用都是通过威真实记录在计算机上进行的勖各种操作，来保证数据的安歆全性、真实性。但由于这几种日志文件的内容及作用方驸面存在着一定的交叉，因此萎

2、，目前国内的会计软件绝大浩多数只设计了操作日志文件涕。操作日志是指对进入跞会计软件中的所有操作进行贫跟踪记录，从而确保所有经突授权或未经授权的接触和修捕改活动都留有痕迹，以提高计算机系统的安全性。其内赓容应包括操作日期、进入时薨间、推出时间、操作内容等蜮。为了进一步实现内部疾控制，从而进一步提高会计8/8信息的安全性，操作日志包酃括机制操作日志和手工操作柿日志，前者是由会计软件系蒸统自动生成；后者则应由上骥机操作人员手工如实填写。在笔者参与计算机替代手醅工记帐的过程中，发现操作需日志并未发挥其应有的作用，究

3、其原因，一方面是由于←会计软件自身的不足，使机á制操作日志存在缺陷；另一牵方面是用户对操作日志重视の不够，集中表现在手工操作赓日志的不健全。二、机匿制操作日志存在的问题及对蜕策1、机制操作日志查询权限问题《会计电算化工作规范》要求操作日志缚要由专人保存。目前软件中磅机制操作日志的查询权限几店乎都没有限制，在权限划分嗪内容中，很多软件根本未考虑有关机制操作日志权限的紊设置问题，任何人都可以查秋询上机操作日志，个别会计桊核算软件、甚至个别erp轷软件中的操作日志内容还可以进行修改，这完全背离了№设置操作日志的

4、初衷。LO哼CAlHOSt笔者认为，机制操作日志应当仅授哒8/8权系统管理员、会计主管进诃行日常的查询功能，只有系统管理员有权进行机制操作桢日志的打印输出、机外备份闭工作。这样做的目的是为了≥确保机制操作日志的安全性耆、完整性和真实性。2粥、机制操作日志记录内容问弄题操作日志记录的内容应包括操作人、进入时间、狃退出时间、操作执行的功能狠、操作状态等。考察机宛制操作日志的内容方面存在迕的问题，总结有如下几种：嘻操作记录内容不全面，呃有的软件仅仅记录操作人、熬操作时间，缺少操作执行的酲具体功能；操作时间记录过

5、粗，有的缺少年月日记刮录，有的仅记录到分，或只搜记录有进入时间，而没有退衅出时间；操作执行的功誊能记录不够具体，未能记录褴到基本模块；缺少软件操作的状态，如正常通过、休或未有通过等。8/8分析出卟现的上述问题我们可以看到薷，记录内容的不全面造成机袷制操作日志可用价值不大，嗝失去了存在的意义；操作时间记录得过粗，使我们看到菲有些操作者在同一时间进入增，又在同一时间退出的现象笕；操作执行的功能记录不够坟具体，一旦出现问题不便于ⅱ核查问题；没有操作状态的绅记录，容易引起误解，以及郭日后查询工作上的不便和其他一些工

6、作不能很好的完成诒。例如，笔者所接触的一家软件，出现了下表所示的操塔作日志记录。操作人姓佩名进入时间退出时间操作内軎容……………………杜玫筠99/03/1209｝：23：4599/03/伙1209：26：12制作玫凭证李传茂99/03噱/1510：13：499狷9/03/1510：26：34制作凭证李传茂苫99/03/1510：2莉6：3799/03/15襦10：27：02审核凭证黥李传茂99/03/1燧510：27：0999/娟03/1510：29：5听6制作凭证8/8……………………从操作日志的时毒间

7、记录中我们可以看到，李酪传茂同志在制作完凭证后，潭即刻对凭证进行了审核工作受，是否存在软件允许自己审９核本人制作的凭证呢？经过镆询问我们了解到，李传茂在г试图审核自己制作的凭证时未能通过。由此，我们看到诞操作日志对操作内容做了如实地记录，但是，由于记录蚶内容过于笼统，以致造成误葱会。在此笔者认为操作执行旖功能的记录应该具体基本功沓能，同时记录操作执行的状格况。例如，制作凭证记录到醍凭证编号，审核凭证记录到斑所审核的记帐凭证编号等，或执行功能通过与否，诸如此眇类的具体内容。这样做的好处是便于落实责任，究查问珥

8、题，真实全面的反映会计人员操作情况，也便于日后审佘计工作的顺利进行。3妗、机制操作日志备份、打印缍问题操作日志的备份工褂作同样未能引起重视，许多伢软件的数据备份内容中并不垣包括机制操作日志的备份，甚至一些软件鉴于机制操作日志文件过大，在月末结帐倪后自动进行删除，或没有提遴供机制操作日志备份的功能驽。8/8笔者认为会计软件的敛备份功能不仅包括会计数据桊的备份，而且还应