电子文件归档与电子档案管理办法

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1、精品文档电子文件归档与电子档案管理办法电子文件归档与电子档案管理办法　　电子文件基本特征第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器中，并可通过通信网络进行传输。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的

2、共同点。从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。　　电子文件归档与电子档案管理办法1.总则对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。2016全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作–独家原创9/9精品文档电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本

3、、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。2.电子文件的收集与积累收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。收集积累要求2016全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作–独家原创9/9精品文档记录了重要文件的

4、主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。用扫描仪等设备

5、获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。2016全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作–独家原创9/9精品文档通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件

6、，收集时必须连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。收集、积累方法及时按照要求制作电子文件备份。每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;o—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;m—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。3.电子文件的整理电子文件的整理，应按内容、保管

7、期限、密级等因素相对集中。电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。归档电子文件应填写登记表。4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。2016全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作–独家原创9/9精品文档归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的

8、现行有关规