文件资料管理制度

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1、文件资料管理制度NO：HL-XZ-2012-003文件资料管理制度1.0目的为加强和规范公司文件资料的管理工作，有效地保护和利用公司的文件资料，结合公司现阶段的实际工作需要，特制定本制度。2.0适用范围本制度适用于公司过去和现在从事各项活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等形式的文件资料的分发、借阅、存档等。3.0管理机构及职责3.1公司成立资料室，配备专职资料管理员，负责综合资料室的文件档案的日常管理工作和具体的档案工作事务，同时兼职监督、指导、检查各部门文件资料的归档管理；3.2各部门根据工作需要，指定兼职资料管理员，负责部门内的文件资料的收发、归档管理工作。4．0文件资

2、料的种类4.1法规性文件：包括政府各部门颁发、需企业执行的法律法规、通知、通告等；4.2证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；4.3企业的重大决议：包括由总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等，或由企业发行的各种标准、规章制度等；4.4计划性文件：包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等；4.5总结性文件：包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等；4.6批示性文件：包括企业各类计划指标、技术指

3、标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示等；4.7凭证性文书材料：包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售合同书、协议书等的原始记录和文本；4.9汇报性文书资料：包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料；4.10劳资人力资源资料：包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料；4.11声像制品资料：4安徽辉隆生资建材大市场管理有限公司文件资料管理制度NO：HL-XZ-2012-003包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、娱乐活动中，以

4、及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录像资料、影片资料等；4.12技术性资料：包括各类工程图纸、竣工资料等。5.0文件资料归档管理的基本程序包括文件资料的收集、整理、编码、保管、分发、借阅、保密、销毁利用等文件资料管理工作的流程，它们之间相对独立，但又相互制约。6.0档案的收集、整理指把分散到其它部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到资料室、或各部门将部门内部各人员使用的文件资料集中起来，交由专人负责归档。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由行政部资料室、或各部门定期进行整理、立卷、归档。6.1立卷归档的范围：

5、凡属本标准第4.0条所函盖的文件资料，均应立卷归档；6.2立卷归档的时间6.2.1法规性文件、证件性文书资料统一由资料室接收并编号归档；由各部门带回公司的以上文件资料，经公司副总经理及以上领导指示，需由资料室归案管理的文件，及已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在二日内递交资料室立卷归档；6.2.2对于某些专门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况由副总经理及以上领导批准可以适当延长；6.3立卷归档的要求6.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，按类别在部门内部归档或递交档案室立卷归档；6.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字

6、后各执一份：6.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起；6.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备注，注明保管期限；6.3.5填写案卷一律用黑色签字笔或碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确；6.3.6立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌；6.3.7立卷应把上级文件与本公司文件按保管期限和文件年限分开立卷。7.0文件资料编码7.1文件组

7、成案卷后，文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便；7.2文书档案编码原则：文书档案编码=辉隆拼音缩写HL+部门代号+年度号+案卷号4安徽辉隆生资建材大市场管理有限公司文件资料管理制度NO：HL-XZ-2012-003案卷号以流水作业编号；举例示意:HL—ＸＺ—2012—001┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷号：001┃┃┗━━━━━━━年度号：2012年┃┗━━━━━━━━━━二级类