HR-201201-01傲基公文规范管理制度.docx

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1、HR-201201-01傲基公文规范管理制度编号：HR-ZD-201201-01深圳市傲基电子商务有限公司公文规范管理制度版本号：第1版拟订时间：2012.01第一章总则1、为规范公司文件管理，明确文件收文、行文、发文及管理等流程，充分发挥公文在公司各项工作中的指导作用，特制定本制度。2、本规定适用于公司各部门。3、公司类文件的收发、综合处理由人力资源部负责，文件处理必须及时、准确、安全、保密。第二章公司内部发文规范4、发文是指以公司或部门的名义行文并发至相关部门的文件。5、文件分类5.1按级别分为：公司级文件和部门级文件。具体界定如下：5.1.

2、1以公司名义行文并发布的文件，简称公司级文件。主要包括：涉及重大决策、机构调整、第2页共11页编号：HR-ZD-201201-01深圳市傲基电子商务有限公司公文规范管理制度版本号：第1版拟订时间：2012.01部门负责人以上人员的人事任免、总经理奖惩、重要制度、重要奖惩、重要精神等重大事项的文件；5.1.2以部门名义行文并发布的文件，简称部门级文件。5.2按文件性质分为：制度类和非制度类文件。具体界定如下：5.2.1制度类：以公司或部门名义行文并发布，要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。受文对象为全体员工，且所有员工需遵守并执行文件内容，不可随

3、意改动、持续性使用、规范性操作的文件。5.2.2非制度类：以公司或总部相关部门名义行文并发布，除制度类以外的文件。如：关于ⅹⅹⅹ工作安排的通知、关于ⅹⅹⅹ的任免决定等文件。第3页共11页编号：HR-ZD-201201-01深圳市傲基电子商务有限公司公文规范管理制度版本号：第1版拟订时间：2012.015.2.3制度类和非制度类的确定由行文部门、人力资源部确定。5.3文件分类说明：以级别分类和以性质分类，互为交集。即文件分为两类，制度类、非制度类。第三章文件管理归口明确6、各部门在拟订内部文件时，不能与公司框架性制度相冲突。若发生冲突时，以公司制度

4、为准。7、制度类文件管理人力资源部负责公司制度的统筹规划及管理，公司制度发布均须报辖管总监复核，总经理签批，否则视为无效；8、非制度类文件管理非制度类由人力资源部负责的统筹规划及管理，非制度类文件发布均须报总监复核、人力资源部复核、总经理审批，否则视为无效。第4页共11页编号：版本号：第HR-ZD-20深圳市傲基电子商务有限公司1版1201-01公文规范管理制度拟订时间：2012.01第四章文件签批规范9、文件签批规范9.1公司级文件签批流程：拟文—>审核—>批准—>复核—>签发—>发文9.2部门级文件签批流程：拟文—>审核—>批准—>复核—>发文9

5、.3如文件的受文对象涉及到多个部门时，由拟定部门决定应组织会签。会签格式见附件四。10、各类文件签批责任人直属总签批流程拟文部门负监或直总经理发布人责人文件分类属副总公司级制公司级非部门级制部门度级类非备制注度：类是指必须签批环节，是指非必须签批环节。第5页共11页编号：HR-ZD-201201-01深圳市傲基电子商务有限公司公文规范管理制度版本号：第1版拟订时间：2012.0111、各级签批责任人职责11.1拟文：拟文人根据业务或管理需要，拟制文件。拟定时应符合公司章程、制度、行文规范；并负责呈送给各级领导签批。11.2审核：部门负责人审核、检

6、查文件的符合性、有效性、适宜性，并与拟文人修正文件；11.3复核：直属总监或副总与人力资源部确定文件内容是否符合公司规章制度、是否符合公司文化、是否符合文件的行文规范等；涉及制度类和奖惩类统一由人力资源部复核；11.4批准/签发：是指对文件的内容及发布表示同意；11.5发文：文件统一由人力资源部发布。第五章文件行文规范12、文件用纸规范12.1公司级文件：使用“深圳市傲基电子商务有限公司文件”专用红头文件格式（文件模板详见附件一）12.2部门级文件：使用“深圳市傲基电子商务有限公司普通文件”格式（文件模板详见附件二）第6页共11页