高效会议复习过程.ppt

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1、高效会议先开一个会ThingsinCommon议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的8个共同点地点：XX会议室时间：8分钟主持人：志愿者记录人：志愿者阐述人：志愿者目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟通和关系的建立课前热身回顾是什么行为和心态导致你们的讨论结果用一个比喻形容参加会议的心情用一个比喻形容主持会议的心情界定“会议”三人以上聚在一起展开有组织的讨论有效达到明确目的会议和渠道沟通沟通渠道优点缺点面谈可以利用现场气氛双向沟通面子作用传达范围有限会议集思广益可当场看到对方

2、的身体语言须事先准备有可能出现混乱局面电话沟通方便双向沟通可能误解看不到非语言的反馈电子邮件费用低廉传播范围广看不见非语言信息反馈慢正式文件完整全面可以事前充分准备须多重审核不能及时获取反馈简报/短片/海报/展架生动形象，视觉冲击力强，印象深内容伸缩性强，可重复使用制作时间及成本相对高需要专业人员协助会议的独特优势在有效沟通中，所传递的信息55%是通过身体语言传达的38％通过语调完成的7％是通过所使用的言辞传达的开会具有电子邮件、电话、信函等方式不可比拟的优势会议的作用发放消息型Presentatio

3、nMeeting互通消息型InformationSharingMeeting解决问题型Problem-solvingMeeting做出决定型Decision-makingMeeting信息沟通类决策讨论类会议的作用会议是由哪些要素组成的？会议三维立体图会议任务会议程序会议成员会议成员--会议角色会议要素--会议三维立体图会议任务Task会议程序Process会议成员People会议要素--会议任务完成会议既定的目标会议要素--会议程序有完整的会议过程，以便有效完成会议任务会议要素--会议成员充分发挥各

4、成员的作用，创造积极的会议气氛会议要素--会议角色主持人完成会议讨论任务确保会议达到预期目的确保高质量讨论内容协助人监控会议程序贯彻会议规则/纪律确保与会者平等参与记录人笔录会议决议备份会议记录会议要素--会议角色及任务回顾你以往主持的会议，你是否完成了：主持人的任务协助人的任务记录人的任务会议准备5WIHWHY,WHO,WHENWHERE,WHAT,HOW以下情况，开会是种资源的浪费主持人没有时间为会议作充分准备与会者没有时间为会议作充分准备必要人物不能出席会议没有时间对问题展开讨论书面形式比开会更

5、有效你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。WHY：会议的目的WHY“会议的具体目的是什么？”会议主题≠会议目的！会议目的：通过开会预期达到的结果会议主题：会议讨论的核心议题WHO：谁？WHO：关键人物“谁参加？”“每个成员的独特作用”考虑因素：职位会议中发挥的作用会后发挥的作用WHEN&WHERE：何时何地？WHEN，WHERE“何时开会最有效达到会议目的”“在哪里开会最合适？”“座位如何摆放？”“需要哪些设备？”“需要哪些食物准备？”WHEN&WHERE：何时何地？避免：在用餐时间开讨论决策

6、型会议在临近下班时间仓促开会在刚上班时间开会在大家疲劳时间开会没有及时提前通知会议时间与地点在嘈杂地点开会信息沟通类会议场地布置活页纸架投影屏幕活页纸架投影屏幕活页纸架决策讨论类会议场地布置活页纸架活页纸架活页纸架活页纸架WHAT：议什么？WHAT：议程“会议讨论什么主题？”“议程有哪些？”“每项议题的时间分配？”制订议程注意事项议程应提前分发，使与会者有备而来与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题重要议题应留有充分时间常规议题先讨论(时间简短)重要议题之间应穿插一些简单议题一次会议不要安排太

7、多重要议题会前合理划分每个议题的讨论时间制订议程注意事项时间会议项目担当9：00-9：30◇该培训所被期待发挥的作用・◇与沟通技巧相关的能力要件确认・◇今后的实施日程・××○○△△◇议题：关于「沟通技巧」培训的企划◇目的：构筑整体的培训内容◇　出席者：◇　日時：◇　場所：HOW：怎么议？HOW用什么方法“如何让大家作最好准备？”“哪些内容需提前通知？”“会议规则有哪些？”6.高效会议6-2会议的基本步骤Step1Step2Step3Step4Step5Opening把握状况征求意见、方案达成共识Clo

8、sing阐明会议内容、目的介绍详细的相关信息寻求意见、商讨方案就结论和执行方法达成一致回顾会议内容确定跟进方法Step1Opening・・・・・・阐明会谈内容和目的・对出席者表示感谢・说明会谈的目的和重要性・说明议题的讨论进程（时间分配等）6.高效会议6-2会议的基本步骤Step2把握状况・・・・・・说明详细的相关信息・确认背景状况・寻求补充信息・总结Step4达成共识・・・・・就结论和执行方法达成共识・听取与会者意向，达成最佳结论・决定“由谁”、“何时