浅议改正通告编辑成果资料汇交中存在问题和对策

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1、浅议改正通告编辑成果资料汇交中存在问题和对策　　摘要：本文就当前《改正通告》编辑资料汇交过程中存在的问题及相应的对策与建议进行了初步探讨。《改正通告》对保持沿海港口航道图的现势性、保障船舶航行安全发挥着重要作用，其质量直接影响着港口航道图的使用价值。尽管改正通告的编辑和管理工作日益规范，服务水平不断提高，但在通告编辑成果资料汇交过程当中，仍存在诸如资料汇交不及时、汇交资料内容及格式不符合要求、汇交资料质量有缺陷、沟通协调不畅等问题，必须通过建立资料汇交制度，完善管理体制；严把资料汇交质量关，确保汇交资料的完整准确

2、；加强对相关人员的业务培训，提高专业素养等办法，才能对现存问题作出有效改善。关键词：改正通告资料汇交问题对策引言12通告编辑成果资料是指天津、广东海测大队及上海航海图书印制中心，根据改正通告编写规范等要求，经资料收集、分类整理、编辑、检查、审核后用于出版最终版《改正通告》的数据资料。目前，上述三家单位分别负责各自海区通告内容的编辑工作，并将成果资料统一汇交至上海航海图书印制中心，由上海航海图书印制中心负责资料的汇总编辑、排版及《改正通告》成果的印刷出版发行工作。《改正通告》对保持沿海港口航道图的现势性、保障船舶航

3、行安全发挥着重要作用，其质量直接影响着港口航道图的使用价值。编辑成果资料的按时保质汇交是改正通告编辑工作顺利开展的基础。近年来，改正通告的编辑和管理工作日益规范，服务水平不断提高，改正通告在内容编排、格式和产品种类上都有了较大改进和提高，在各方人员的共同努力下，通告编辑成果资料汇交的质量在逐步提高，但仍存在不少问题。针对各汇交单位在过去资料汇交中容易出现的问题，笔者结合自己的工作实践和经验，进行了归纳和总结，并尝试探讨一些解决方法和对策，希望在通告编辑方面引起各方重视。1通告编辑成果资料汇交中存在的问题1.1资料

4、汇交不及时目前《改正通告》按周出版，编辑、排版、印刷每道工序均有严格的时间节点。如各单位不能按汇交期限及时汇交成果资料，将不可避免地影响整期通告的编辑出版。工作中时有汇交日期需要变更的情况，应及时与资料接收单位协商解决。1.2汇交资料内容及格式不符合要求12由于通告编辑工作涉及多个单位及部门，所采用的编辑作业方式也不尽相同，所以在成果资料汇交中对资料内容及格式的统一性与规范性都提出了要求。目前汇交的成果资料主要包含纸质和电子两种介质的文档。纸质文档通过传真接收，电子文档通过专用电子邮箱接收。常见的问题主要有：（1

5、）资料齐全、完整性欠缺。近年来，各通告编辑单位人员更迭频繁，新员工对汇交业务不熟练，有的甚至完全不清楚需汇交哪些资料，如何汇交，从而导致汇交资料不完整。如有的只汇交了纸质文档，漏发了电子文稿；汇交的资料缺少相关的质量检查记录表、内容索引和汇交资料清单；汇交资料单位印章缺失的现象比较严重。（2）纸质文档和电子文档内容不一致。由于通告编辑中需经多级质量检查及修改，以致纸质和电子文档存在多个不同版本，资料汇交时经常发现电子文件所记载的信息内容与对应的纸质资料不一致，无法匹配的情况，给通告的质量审定带来困难。（3）资料的

6、安全、有效性缺陷。从邮箱接收的电子文档时有无法下载，打不开，携带病毒的情况。汇交资料的安全性非常重要，携带病毒的电子文档可能会对资料的保管和利用造成潜在的危险，严重的可能涉及数据泄密，造成不可弥补的损失。12（4）资料格式不符合规范。汇交资料单位应确保成果资料完整、清晰、无人工修改痕迹，图片及文字字迹清晰可辨，无偏色，无着墨不均现象。资料内容按正确顺序编排页码，使用分隔符，各通告项标题及正文采用不同格式字体以示区分。汇交资料所含附图、附表、附件需完整，不得压盖文字，且需制作表头、表名，图像的分辨率需保证。1.3汇

7、交资料质量有缺陷汇交成果资料的质量直接影响着《改正通告》的质量。《改正通告》作为一重要的航海图书产品，是对港口航道图的有效补充及快速更新改正工具，其质量至关重要，直接关系着港口航道图的使用，它的质量缺陷所造成的危害有时甚至远大于某幅海图的制作过程中所发生的纰漏。汇交资料的质量缺陷是当前资料汇交中最突出的问题，对汇交成果资料的质量检查与验收现已成了通告汇总编辑阶段工作的重中之重。通告的各部分内容编排关联性较强，如到质检审定过程中才发现汇交资料存在问题，往往牵一发而动全身，如不能及时解决将不可避免地影响整期通告的编辑

8、和出版流程。所以汇交资料的质量高低是关系改正通告能否按时保质出版发行的关键。现汇总在汇交资料中常见的质量缺陷问题如下：（1）作业资料遗漏，未及时选用刊发12改正通告的编辑规范明确规定了通告编辑资料的收集内容、时效及范围。通告编辑人员需根据通告的出版编辑周期，及时完成资料的收集、核实及刊发工作以保证现势性。2012年部局统一规范、整合了航行通（警）告的网络发布，省去了编辑人