关于电子档案管理若干问题研究

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1、关于电子档案管理若干问题研究　　摘要：随着计算机技术在档案管理领域的应用，档案管理实现了对传统档案文件信息载体的转换、收集、筛选和加工，从而建立了电子化的档案形式，方便了人们的使用，但是目前许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失，甚至发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。本文结合笔者多年档案管理经验，对现代企业电子档案管理问题进行了探讨。关键词：电子档案应用建议档案管理网络化信息化中图分类号：G271文献标识码：A文章编

2、号：1.引言7随着现代企业信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（OA）系统、ERP系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息

3、资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。2档案管理中电子信息技术的应用2.1档案管理内容中电子信息技术的一般应用。档案管理内容相对较多，传统的档案内容几乎都是管理人员手动完成，为了进一步提高工作效率和工作质量，可将电子信息技术应用到档案内容的管理当中，具体可在以下内容中应用：其一，档案文件目录存储、检索和复制；其二，档案内容信息存储和检索；其三，档案文件的编目、统计和汇总；其四，档案文件关键词自动标引；其五，档案借阅管理与咨询服务；其六，档案文书立卷与管理；其七，档案文件目录打印；其八，

4、档案数据信息备份；其九，档案库房管理与安全保护；其十，档案及档案工作情况统计分析；其十系统维护与数据传输等等。2.2电子信息技术在档案信息管理系统构建中的应用。7档案信息管理系统是一种集多种现代化技术于一身的先进管理系统，在系统构建的过程中，可大量应用电子信息技术，如系统后台数据库的建立可采用SQLServer2003，客户端浏览器则可以采用IE8.0。大部分档案信息管理系统基本都是有诸多模块组成，这种模块化的设计也离不开电子信息技术，各个模块可以借助电子信息技术实现自身的功能，并且还可以借助电

5、子信息技术互相联系到一起，进而构成一个完整的系统，可见电子信息技术在档案信息管理系统中的应用无所不在，其也充分体现出了自身作用和优势，为档案管理信息化建设提供了强有力的技术支撑。2.3电子信息技术档案备份与恢复中的应用。虽然电子档案具有诸多优点，但是它的缺点也是显而易见的，即电子档案很容易损坏或丢失，当前计算机网络安全问题日益严峻，这使得电子档案信息的安全性也随之受到威胁，一旦重要的档案信息丢失、损坏或是泄漏，势必会造成非常严重的后果。所以必须对电子档案进行必要的备份，而这一过程则需要应用电子信

6、息技术来实现。完整的档案数据备份和恢复方案具体包括备份硬件、软件、策略、恢复计划等。若是需要对档案信息管理系统进行备份则需要系统软件、应用软件、工具软件以及驱动程序等等。目前常用的备份硬件主要包括光盘、磁带和硬盘。其中硬盘的存储容量是最大的，但也是成本最高的，光盘虽然成本较低但会受到访问次数的限制并且容量也比较有限，如果档案数据信息需要长时间且大量进行保存的话，那么采用光盘会使整体安全性和可靠性下降。而磁带除了具有较大的存储容量之外，价格相对较低，并且访问速度适中，可长时间保存，还有自动管理功能

7、，安全性高，能确保其中备份的档案数据信息的可靠性，为此，建议应用磁带对档案数据信息进行备份73.关于档案管理电子化建设的建议3.1实现传统档案的电子化和信息化企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的

8、使用。3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。3.3实现企业信息档案的网络化7企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企