电子文件归档与电子档案管理.ppt

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1、主讲：黑河市档案局雷振生电子文件归档与电子档案管理档案管理知识系列讲座之一版权所有只供学习参考电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念一、基本概念1、电子文件electronicrecords指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念一、基本概念2、电子公文电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文电子数据。电子文

2、件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念一、基本概念3、电子文档电子文档即归档的电子文件，是指具有参考和保存价值并作为档案保存的电子文件。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念二、有关电子文件管理的标准和法规性文件1、中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》2、国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》3、黑龙江省档案局文件《关于加强电子公文归档与管理的几点意见》电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念三、构成电子文件的三要素1、内容：是指电

3、子文件的全部文本信息。2、背景：是指电子文件的相关的背景信息。即指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念三、构成电子文件的三要素3、结构：是指电子文件的元数据。指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念四、电子文件的管理原则1、全程管理原则根据电子文件的特点和管理要求，建

4、立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行的全程管理。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念四、电子文件的管理原则2、前端控制原则以电子文件的生命周期理论为基础，以电子文件的形成为前端，对电子文件的管理实行前端控制。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念四、电子文件的管理原则4、真实性保障原则是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念四、电子文件的管理原则5、完整性保障

5、原则是指保证电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等必须没有缺损。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念四、电子文件的管理原则6、有效性（可读性）保障原则是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念五、电子文件的种类及其类别代码电子文件类别代码：T-Text-文本文件；I-Image-图像文件；G-Graphic-图形文件；V-Viduo-影像文件；A-Audio-声音文件；O-7-多媒体链结

6、文件；P-Program-程序文件；D-Data-数据文件。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念六、电子文件的稿本及其稿本代码电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念七、电子文件的特征（重点）（一）电子文件的数字化信息形态也就是说，数字化信息是以编码形态存在的。编码：输入码、机内码、交换码、输出码、控制码。电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念七、电子文件的特征（重点）（二）电子文件对设备及

7、标准的依赖性1、数字编码：GB1312、big5等。其中GB18030是按照最新国际标准采用多八位编码即四字节编码方式的字符集。如：WPSoffice2003电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念七、电子文件的特征（重点）（二）电子文件对设备及标准的依赖性2、计算机及通信设备的硬件3、计算机及通信设备的硬件所需要的软件4、技术设备的更新5、加密技术6、压缩技术电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念七、电子文件的特征（重点）（三）电子文件的非直接读取性（四）电子文件的物理结构与逻辑结构关系的

8、复杂性及对数据的依赖性（五）电子文件的信息与载体相分离性电子文件归档与电子档案管理第一部分：电子文档管理基本理念七、电子文件的特征（重点）（六）电子文件的信息共享极不安全性（七）电子文件的信息的易更改性（八）电子文件的信息存储的高密度性（九）电子文件的多种信息媒体的集成性（十）电子文件的信