房管档案业务外包安全问题及对策.docx

《房管档案业务外包安全问题及对策.docx》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、房管档案整理和数字化外包安全问题及对策近年来，随着房管业务范围调整和房地产交易量的增加，房管档案的种类和数量不断增长，伴随着档案信息化发展进程，档案数字化要求也越来越高。房管系统档案管理行政部门在档案整理和数字化任务重、人手紧张的情况下，大多选择业务外包的形式，将档案整理和数字化业务委托社会机构办理。档案业务外包作为行业创新性的管理模式，缓解了档案行政管理部门档案管理的压力和负担，但在客观上也存在安全隐患。一、房管系统档案业务外包现状和安全风险档案业务外包是指单位组织机构将本单位档案工作的整理、保管、数字化加工、档案信息系统建设等全部或部分工作环节交由外部机构

2、来完成的一种管理方式。自20世纪80年代起，英美国家的政府机构和企业开始普遍接受业务外包这一理念和做法。我国的档案业务外包发展较晚，始于20世纪90年代，最早的档案中介机构是1992年9月成立的浙江省建德市档案事务所和湖州市档案事务所，主要经营档案用品和提供档案整理服务。近年来档案外包业务发展迅速，档案外包成为一种趋势，国家和地方档案主管部门对档案业务外包都持支持态度。2016年4月1日，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到：“鼓励档案社会化服务，加快档案服务外包系统标准规范的制定。”上海市档案局于2016年2月印发《关于加强档案业务外

3、包和中介服务管理的指导意见》，明确提到“支持规范档案业务外包和中介服务”。6档案业务外包从性质上可分为三类：第一类是依托于各级档案行政管理部门的档案事业服务中心，它属于档案行政管理部门的内设机构之一，其职责是提供档案整理、代存和数字化加工服务等；第二类是商业性文件中心，一般是外资公司在我国投资成立的分公司，其主要提供纸质档案文件保管、文件扫描、文件安全销毁和信息管理咨询服务等。第三类是本土的民营档案外包服务公司，其提供的服务以档案整理、数字化加工、档案数据库和系统建设为主。从目前来看，房管行业系统档案管理部门所开展的档案业务外包合作对象主要是本地的民营档案外包

4、服务公司，外包服务内容主要是纸质档案整理和数字化扫描加工为主。据调查，上海市及各区共计有17家房管档案行政管理部门，80%以上都采用档案业务外包的形式将住房保障档案、房产登记档案、动拆迁档案、测绘档案、物业档案等各类房管专业档案中的一类或者几类交由专业的档案数字化公司对原有馆藏的纸质档案进行数字化加工以及对新增的纸质档案进行整理和同步数字化扫描。成都市房产档案馆的馆藏档案数字化扫描工作全部外包给档案数字化公司，从对房地产档案实体的整理工作，到高清扫描到最终的电子档案形成，全部由该公司完成，档案管理部门只需派遣专人对档案数字化过程进行临督。通过档案整理和数字化外

5、包，房管档案管理部门有效解决了基层档案数字化面临的技术不精、工作量大、人员不足等难题，加快了房地产档案信息的数字化进程，但也会因为保密制度不健全，组织不得力，管理不到位等原因留有一定的安全隐患。安全是档案工作的生命线。2016年4月国家档案局印发的《关于进一步加强档案安全工作的意见》中指出，档案安全工作是档案工作的底线，直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。在信息化环境下，档案信息损毁、失泄密风险日益突出，档案安全处在事故“易发期”“多发期”。档案的安全包括档案实体安全和档案信息安全。在档案整理和数字化业务外包过程，流水线式的工作流程，需要对档案

6、进行批量处理，人为接触档案的环节非常多，给实体档案带来了各种安全隐患。如，原有馆藏档案拆线重装过程中容易导致档案未能恢复原样、装订顺序混乱、重新打孔伤害实体档案等问题；年代久远的珍贵老档案，普遍纸张质量薄脆，在加工过程中容易对实体档案形成一定的破坏；测绘档案等含有非标准纸张尺寸图纸的档案在实际整理操作中被损坏的问题等。档案信息安全隐患，在档案业务外包过程中更为突出。一方面，在档案整理和数字化录入阶段，业务承包方的工作人员要对档案文件内容进行必要的了解，这就使被整理的档案文件变得毫无秘密可言，工作人员在保密意识不强和没有相关约束的情况下，可能会泄露档案信息的内容

7、，甚至将文件目录或档案原件带走，从而给档案信息内容安全带来威胁马钰：《我国档案业务外包存在的主要问题及应对措施》，《档案时空》，2013年第10期。6；另一方面，档案数字化的过程就是实体档案内容不断转化生成数字化信息的过程，生产的数字化信息容易被拷贝、更改等而不留痕迹，数字化加工设备、网络环境和数据载体任何一方面的疏忽都可能造成数据外泄风险。因此，在这样的背景下，确保档案实体和信息安全是档案外包工作中的重中之重。二、原因分析1、档案外包机构发展不平衡，服务质量良莠不齐近年来，随着档案业务外包需求的增多，一方面已经有少量实力较强的本土民营档案业务外包机构在管理方

8、式和服务内容上走在了国内同行业的前列。